Vejledninger - Økonomi
Her kan du finde diverse vejledninger der relaterer sig til den økonomiske administration.
I retningslinjerne herunder kan du se hvilke oplysninger leverandøren har behov for når du bestiller varer, hvordan du behandler fakturaen, hvordan kreditnotaer og elektroniske rykkere skal håndteres, samt hvordan du håndterer fakturaer som fejlagtigt er fremsendt eller videresendt til dig.
Retningslinjer for bestilling af varer og ydelser
NB: Leverandører har nu ret til at opkræve et kompensationsgebyr ved for sent betalte fakturaer. Det har naturligvis betydning for Albertslund Kommune. Du kan læse mere om det her.
Betaling af fakturaer omkring årsskiftet
Du kan finde yderligere information under emnet "Regnskabsafslutning".
På denne side kan du finde vejledninger til bilagsbehandling i Rollebaseret Indgang.
Generel vejledning i bilagsbehandling i RolleBi
Grundlæggende vejledning i artskontering
Opsætning af stedfortræderregler
Vejledning til betaling af regninger
Vejledning til bilagsforespørgsel
Vejledning til omposteringsbilag
Opret udlæg/betaling af manuelfaktura
Du kan se oversigten over de artskonti der er i spil nedenfor. Hvis der er spørgsmål i forbindelse her med, så kan Niels Ingstrup kontaktes.
For at lette afregning, kontering og afstemning af udgifter fra medarbejdere/ledere der har haft et forbrug ifm en udlandsrejse kan nedenstående skema benyttes:
Skema til afregning af forbrug ifm. udgifter i udlandet
Vejledning til afregningsskema
Særligt ved gebyrer og morarenter ifm. for sent betalt fakturaer:
Nye regler for gebyrer og morarenter
Et nyt EU-betalingsdirektiv vedrørende skærpede regler om betalingsfrister for offentlige myndigheder, er trådt i kraft. Det betyder kort fortalt, at virksomheder som har fremsendt elektroniske fakturaer til offentlige myndigheder, nu har mulighed for at opkræve højere gebyrer, morarenter og kompensationsgebyrer end tidligere.
Dette gør at vi i Albertslund Kommune, i endnu højere grad skal være opmærksomme på at betale vores fakturaer inden for den betalingsfrist der er fastsat på fakturaen. For at sikre os at vi har en rimelig betalingsfrist som ikke overskrides, er det vigtigt at man ved bestilling af en vare/ydelse aftaler en konkret betalingsfrist, som bør ligge inden for en acceptabel administrativ mulig behandlingstid. Dog må denne, ifølge direktivet, ikke som udgangspunkt være længere end 30 dage. Er der ved køb af en vare/ydelse ikke aftalt en specifikt betalingsfrist med leverandøren, så er det altid leverandørens betalingsbetingelser som gælder.
Direktivet forøger leverandørers indkrævningsmuligheder af tilgodehavender. Det betyder, at vi i Albertslund Kommune må være endnu mere opmærksom på at oplyse følgende ved køb hos leverandører:
- EAN-nummer
- Reference på bestiller af vare/ydelse
- Indgå aftale om en utvetydig betalingsfrist
- Evt. ordre- eller rekvisitionsnummer
Udgiftsplaner:
En udgiftsplan kan med fordel oprettes, når du har en udbetaling, der skal foretages til den samme modtager(kreditor) med samme beløb og med samme konteringsoplysninger, et givent antal gange. Her angives antallet af udbetalinger og med hvilken frekvens, de gentagne udgiftsbilag skal dannes.
Se vejledning her: Vejledning til udgiftsplan
Betalingsplaner:
Betalingsplaner giver dig mulighed for automatisk at lade systemet enten;
· påsætte konteringer på bilagene og sende dem til manuel behandling
eller
· påsætte konteringer på bilagene og automatisk godkende dem
Se vejledning her: Vejledning til betalingsplan
ØS-callcenter giver rettigheden til Udgifts-/Betalingsplan, men du kan selv oprette planen ved hjælp af vejledningerne ovenfor. Man skal være to om det, en opretter planen og den anden skal godkende planen. Ved spørgsmål skriv til ØS Callcenter på os.callcenter@albertslund.dk. Du kan evt. også ringe på 4368 7601 mellem kl. 10-12.
Håndtering af borgernes penge og værdier bliver reguleret i Spilleregler for god økonomistyring, bilag nr.6 "Opbevaring og registrering af midler".
Det er som udgangspunkt borgerne selv eller deres pårørende/værge, som skal håndtere private midler og værdier.
For borgere der bor i botilbud og som ikke har pårørende/værge kan det dog være botilbuddet der håndterer borgerens midler, hvis der er aftale herom. Det gælder også midler der skal bruges til en ferietur med et dagtilbud.
For borgere i egen bolig kan der være en støttekontaktperson/hjemmevejleder der hjælper borgeren .
Vedhæftet vejledning er Socialstyrelsens anbefalinger i forhold til håndteringen af midlerne, som kommunen skal tage udgangspunkt i.
Det er lederens ansvar på den enkelte institution at tilrettelægge arbejdsgange og kontroller, som er i overensstemmelse med Socialstyrelsens anbefalinger.
Håndtering af borgernes penge og værdier-administrativ vejledning
Fra 2017 indførtes der i Albertslund Kommune ny praksis for kontering af gebyrer for forsinket betaling, herunder rykkergebyrer, morarenter og kompensationsgebyrer.
Der skal anvendes følgende artskonti til konteringen:
Renter, morarenter, kompensationsgebyrer uden moms: 40234000
Renter, morarenter, kompensationsgebyrer med moms: 49234000
Nedenfor finder du en kontoplan med angivelse af kostbærere fordelt på områder. Skolerne skal kun tage hensyn til artskonti.
Rykkerskrivelser fra leverandører
Økonomi & Stab modtager en del rykkerskrivelser fra leverandører. I Økonomi Drift tjekker vi hvorvidt fakturaerne er betalt.
Hvis fakturaen ikke er betalt, skriver vi ind i "workflow-loggen" på det elektroniske bilag, at leverandøren har rykket for betaling.
Herefter sendes en systemmail med betalingspåmindelse til den (eller de) medarbejdere som har fakturaen liggende i deres fakturaindbakke.
Det sker, at vi bliver rykket for betaling af fakturaer som er blevet afvist af en medarbejder. I disse tilfælde modtager medarbejderen en mail om, at leverandøren fortsat rykker for betaling, og medarbejderen bør derfor tage kontakt til leverandøren med henblik på afklaring af udeståendet.
For at undgå unødvendige rykkerskrivelser er det vigtigt at kontakte leverandøren både når betalingen forsinkes mærkbart, fx pga. fejl eller mangler i leveringen, og altid inden en faktura afvises til bogholder.
Betalingsfrister fra leverandører
Albertslund Kommune modtager mange rykkegebyrer, kompensationsgebyrer og morarenter som følge af korte betalingsfrister. Endvidere bruger Kommunen en betydelig del af administrative ressourcer på at behandle disse rykkegebyrer mm.
Derfor anbefaler Økonomi og Stab, at der som udgangspunkt er 30 dages betalingsfrist på alle fakturaer, hvilket bør aftales med alle leverandører fremadrettet.
Økonomi og Stab har derfor udarbejdet et eksempel på en skrivelse til de leverandører, som har en betalingsfrist på under 30 dage, som findes her.
Kontakt ØS Callcenter, hvis du er i tvivl.
Du kan herunder finde vejledning til Bilagskontrol-modulet. Læs mere om Økonomisk Ledelsestilsyn her.