Ferie

Den 1. september 2020 er de nye regler om samtidighedsferie trådt i kraft. Med samtidighedsferie menes, at ferien optjenes løbende til afholdelse løbende. 

Fremover vil reglerne om ferie i kommuner være delt i 2 aftaler. Reglerne om ferie og ferietillæg på 1 pct. reguleres i Aftale om ferie (05.12), mens det forhøjede ferietillæg (0,95 pct. m.v.) og reglerne om 6. ferieuge reguleres af Aftale om 6. ferieuge m.m. (05.11).

Aftalerne og yderligere information om aftalerne kan findes på KL’s hjemmeside:

https://www.kl.dk/arbejdsgiver/overenskomster-og-aftaler/nye-ferieregler/

Samtidighedsferie fra 1. september 2020

Samtidighedsferie – optjening og afholdelse

Reglerne om samtidighedsferie medfører, at ansatte optjener og afholder 5 ugers ferie på samme tid over en periode på 12 måneder (1. sept. - 31. aug.). Den ansatte har dog mulighed for at afholde ferien i yderligere 4 måneder, så der er i alt 16 måneder til at afholde ferien i (1. sept. – 31. dec. året efter). Det giver den enkelte ansatte en øget fleksibilitet til at afholde ferien. Samtidighedsferie indebærer, at den ferie, der optjenes i fx februar måned 2021, allerede kan afholdes i marts måned 2021. Der optjenes 2,08 feriedage pr. måned.

Med de nye regler ændres der for optjeningsåret og afholdelsesåret for ferie, men ikke for 6. ferieuge. I tabellen nedenfor kan du se, hvordan ferie og 6. ferieuge optjenes og afholdes fra 1. september 2020. april.

Betalt ferie på forskud

Der indføres mulighed for, at den ansatte kan afholde betalt ferie på forskud, dvs. hvor ferien endnu ikke er optjent. Afholdelse af ferie på forskud forudsætter en aftale med arbejdsgiveren (der gælder dog særlige regler ved ferielukning) . Arbejdsgiveren har adgang til at modregne forskudsferie ved fratræden, hvis ferien endnu ikke er optjent, men det er ikke muligt at sende en opkrævning senere. Vær opmærksom på, at man i Albertslund Kommune har besluttet, at der maksimalt kan gives en uges ferie på forskud til medarbejdere i prøvetid. 

Nye regler for ferielukning

Den ansatte får ret til betalt ferie på forskud ved ferielukning, hvis vedkommende har været ansat på fuld tid i hele det forudgående ferieår. Der indføres samtidig en regel om, at arbejdsgiver generelt skal sørge for, at den ansatte har "gemt" nok betalt ferie til ferielukning, ellers hæfter arbejdsgiveren for den ansattes løn under ferielukningen.

Det betyder, at det er arbejdsgivers ansvar når ferie godkendes, at sikre, at der er ’reserveret’ ferie til eventuelle lukkedage i ferieåret, f.eks. mellem jul og nytår eller dagen efter kr. himmelfartsdag hvis der holdes lukket.

Særlig feriegodtgørelse opdeles i to, men udbetales over 3. gange

Den særlige feriegodtgørelse opdeles i to: ferietillæg og forhøjet ferietillæg - med forskellige udbetalingstidspunkter:

Ferietillæg (1 pct. svarende til ferielovens ferietillæg) udbetales ad to rater 31. maj (på baggrund af perioden 1. sept. - 31. maj) samt 31. august (på baggrund af perioden 1. juni til 31. aug.).

Forhøjet ferietillæg (0,95 pct. og for nogle overenskomstgrupper højere – svarende til det, der ligger udover ferieloven) udbetales 1. maj på baggrund af forrige kalenderår.

Ferietillægget (1 pct.) reguleres af Aftale om ferie (05.12), mens det forhøjede ferietillæg (0,95 pct. m.v.) reguleres af Aftale om 6. ferieuge m.m. (05.11).

Automatisk overførsel af ferie ved feriehindring

Har den ansatte en feriehindring, der varer hele ferieafholdelsesperioden ud, skal op til 4 ugers årlig betalt ferie automatisk overføres til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Ved sygdom eller barsel i to ferieafholdelsesperioder, kan den ansatte vælge i stedet at få ferien udbetalt.

Beregning af løn under ferie

Princippet for beregning af løn under ferie ændres, så lønnen under ferie i det nye feriesystem vil være den fast påregnelige løn på ferietidspunktet beregnet ift. beskæftigelsesgraden på optjeningstidspunktet. Lønnen under 6. ferieuge ændres ligeledes i overensstemmelse hermed.

Eksempel: en medarbejder er på ferieafholdelsestidspunktet ansat på 37 timer men var på ferieoptjeningstidspunktet ansat på 32 timer. Lønnen er steget forholdsmæssigt men ellers ikke ændret. Medarbejderen vil under ferien få udbetalt løn svarende til beskæftigelsesgraden på optjeningstidspunktet, og vil derfor kun få løn for 32 timer om ugen under ferieafholdelsen.

Nye udbetalingsregler for ferie ud over 4 uger

Efter ferieårets udløb (31. aug.) kan en ansat og en arbejdsgiver aftale, at optjent ferie ud over 4 uger (dog ikke 6. ferieuge), som ikke er afholdt, udbetalt eller aftalt overført, udbetales før ferieafholdelsesperiodens udløb (31. dec.). Optjent ferie, der ikke er afholdt, udbetalt eller aftalt overført, udbetales (automatisk) af arbejdsgiveren senest den 31. marts efter ferieafholdelsesperiodens udløb.

Udgangspunktet er, at arbejdspladsen og medarbejderen aftaler, hvornår medarbejderne kan holde ferie. Hvis ikke man kan blive enige, har arbejdspladsen dog ret og pligt til at varsle overfor medarbederen, hvornår ferien skal holdes. (Der er særlige regler om 6. ferieuge.) Ferien skal planlægges, så den så vidt muligt tager hensyn til den enkelte medarbejders ønsker og tager hensyn til medarbejdere med skolebørn(ved planlægning af hovedferien), så længe det kan lade sig gøre i forhold til arbejdet og driften generelt.

En medarbejder har ret til at holde mindst 3 ugers ferie i sammenhæng i ferieperioden. Arbejdspladsen og medarbejderen kan dog aftale, at kun 2 af de 3 uger holdes i sammenhæng.

Den øvrige ferie/ restferien kan lægges både inden for og uden for ferieperioden, og ferien bør som udgangspunkt afholdes som ferie i mindst en uge af gangen.

Ferie skal i udgangspunktet holdes i hele dage, men det kan også aftales, at ferie holdes i halve dage.

Medarbejdere på deltid holder ferie, ligesom de arbejder, og skal ikke have trukket ferie på deres fridage. Alle medarbejdere, der arbejder mere end 37 timer om  ugen, skal derfor have en mødetidsplan. Se mere om mødetidsplaner her.

Når en medarbejder fratræder, sendes et feriekort på 12,5% af lønnen i optjeningsåret set i forhold til det antal ferietimer, vedkommende har til gode hos arbejdspladsen, når medarbejderen fratræder. Har medarbejderen ferie til gode fra flere optjeningsår, skal der laves en beregning for hvert år. Det er vigtigt, at alt afholdt og planlagt ferie inden fratrædelsen indberettes til KMD i god tid før fratræden, så feriekortet bliver korrekt.

Medarbejdere med ret til ferie med løn har også ret til en særlig feriegodtgørelse ved siden af. Den særlige feriegodtgørelse udbetales, når ferieåret begynder den 1. maj.

Godtgørelsen er for de fleste grupper af medarbejdere på 0,95% af lønnen i optjeningsåret. På Sundhedskartellets område er godtgørelsen på 1,3%.

Der er dog nogle grupper, som har en højere procent. Det gælder bl.a.medarbejdere, der er omfattet af overenskomst for:

• Handicapledsagere (1,05%)
• Lærere m.fl. i folkeskoler, ungdomsskoler, sprogcentre og unddomskostskoler (1,15%)
• Ernærings- og husholdningsøkonomer (1,15%)
• Ikke-faglærte lønarbejdere (1,35%)
• Tandlæger og tandlægekonsulenter (1,35%)
• Erhvervsuddannede serviceassistenter (1,35%)
• Husassistenter (1,35%)
• Kantineledere og rengøringsledere/-chefer (1,45%)
• Kort- og landmålingsteknikere (1,45%)
• Specialarbejdere, faglærte gartnere, faglærte struktører, faglærte mestre mfl. (1,45%)

Hvis en medarbejder er sygemeldt, når ferien skal begynde, kan medarbejderen ikke holde ferie, medmindre medarbejderen selv ønsker det. I så fald skal medarbejderen raskmelde sig for at kunne holde ferie.

Hvis medarbejderen bliver syg, efter at ferien er begyndt, kan medarbejderen have krav på at få erstatningsferie.

Det gælder, hvis medarbejderen har ret til ferie med løn eller feriegodtgørelse fra tidligere eller nuværende arbejdsgiver. Hvis medarbejderen ikke har ret til ferie med løn eller feriegodtgørelse, har medarbejderen ikke ret til erstatningsferie.

Reglerne om erstatningsferie gælder kun 1. – 5. ferieuge. Hvis medarbejderen holder 6. ferieuge og bliver syg, gælder reglerne om erstatningsferie ikke.

Der er en karensperiode fra medarbejderen sygemelder sig hos sin arbejdsgiver og indtil retten til erstatningsferie begynder. Hvis medarbejderen har optjent fuld ferie, har medarbejderne ret til erstatningsferie efter 5. sygedag. Hvis medarbejderen har optjent 20 dages ferie, har medarbejderen krav på erstatningsferie efter 4. sygedag, og hvis medarbejderen har optjent 15 dages ferie, har medarbejderen krav på erstatningsferie efter 3. sygedag. Sygedagene behøver ikke ligge indenfor samme ferieperiode, men kan være spredt over flere ferieperioder indenfor ferieåret.

For at få ret til erstatningsferie er det en betingelse at medarbejderen:

• Melder sig syg hos arbejdsgiveren på 1. sygedag – hvis ikke det er muligt, at komme i kontakt med lederen, kan medarbejderen for eksempel sende en mail. Sygemeldingen skal kunne dokumenteres.
• Hvis medarbejderen først melder sig syg på for eksempel 3. dagen tæller karensperioden først fra 3. dagen.
• Medarbejderen skal dokumentere sygdommen ved lægeerklæring. Medarbejderen skal selv betale for lægeerklæringen.

Under ferien får medarbejderen den fast påregnelige løn. Den fast påregnelige løn, er den løn som medarbejderen ville have fået, hvis medarbejderen havde været på arbejde i stedet for at holde ferie.

En medarbejder, der er helt eller delvist forhindret i at holde hovedferie inden ferieperiodens udløb (30. september), har ret til at få udbetalt ferie med løn eller feriegodtgørelse umiddelbart efter ferieperiodens udløb og senest ved ferieårets udløb (31. december), hvis den manglende afholdelse skyldes:

• Egen sygdom
• Barselsorlov
• Orlov til adoption
• Ophold i udlandet
• Overgang til selvstændigt erhverv
• Overgang til arbejde i hjemmet
• Valg til borgmester, udnævnelse til minister eller lignende tillidshverv
• Indsættelse i en af kriminalforsorgens institutioner
• Tvangsanbringelse
• Lovlig varslede konflikter
• Aftjening af værnepligt
• Tjeneste i forsvaret på værnepligtslignende vilkår
• Deltagelse i aktiviteter via rådighedskontrakt med forsvarets reaktionsstyrker og SHIRBRIG eller
• Manglende midler til at holde ferie på grund af tvist mellem en ansat og en arbejdsgiver om et krav på feriepenge, forudsat at kravet på feriepenge er rejst inden ferieårets udløb 

Udbetalingen sker for hovedferien ved ferieperiodens udløb den 30. september og for restferien ved ferieårets udløb den 31. december.

Der er særlige regler om den 6. ferieuge:

Hvis 6. ferieuge hverken afholdes eller udbetales, så overføres 6. ferieuge-timerne automatisk til næste ferieår. (1. maj). Hvis 6. ferieuge overføres, så er det at betragte som almindelig ferie og hermed kan arbejdspladsen varsle det til afholdelse efter de almindelige ferieregler.  

Medarbejderen kan vælge, om 6. ferieuge skal holdes eller udbetales.

Medarbejderen skal være opmærksom på, at vedkommende senest den 1. oktober året før skal meddele sin leder, hvis vedkommende ønsker 6. ferieuge udbetalt. Se vejledning til hvordan man indberetter dette i Rollebien her.

Ønskes ferien afholdt, skal medarbejderen så tidligt som muligt give sin leder besked om tidspunktet for afvikling af 6. ferieuge. 

Hvis medarbejderen fratræder inden 6. ferieuge er afholdt, bliver 6. ferieuge udbetalt på det tidspunkt, hvor medarbejderen fratræder sin stilling.

Dette gælder både 6. ferieuge der er til rest, men også 6. ferieuge, der er optjent helt op til fratrædelsestidspunktet. 

Arbejdspladsen og medarbejderen kan aftale, at den ferie, der ligger ud over 4 uger, bliver overført til det næste ferieår. Arbejdspladsen og medarbejderen kan også aftale at overføre den ferie, der ligger inden for de 4 uger, hvis medarbejderen ikke har haft mulighed for at holde ferie på grund af en feriehindring, se ovenfor. 

Når der laves en aftale om overførsel af ferie, anbefales det samtidig at lave en aftale om, hvornår medarbejderen skal holde den overførte ferie.

En aftale om overførsel af ferie skal laves skriftligt og inden ferieåret slutter den 31. december. Det er en god ide, at afklare spørgsmålet om overførsel af ferie i god tid, så arbejdspladsen kan nå at varsle, at ferien skal holdes, hvis man ikke kan blive enige om en aftale. Vær opmærksom på, at der skal bruges bestemte blanketter. Se blanketter under her

Når ferien er fastlagt, kan hverken arbejdsplads eller medarbejder som hovedregel ændre på det, medmindre det aftales. Hvis der er væsentlige upåregnelige driftsmæssige hensyn, der gør det nødvendigt, kan arbejdspladsen dog ændre tidligere fastsat ferie. Medarbejderen skal i en sådan situation have erstattet et eventuelt økonomisk tab, som ændringen skaber, eksempelvis en bestilt ferierejse. Hvis medarbejderen er begyndt at holde ferie, kan ferien ikke blive afbrudt.

Såfremt lederen skal varsle afholdelse af ferie, skal medarbejderen have besked om, hvornår hovedferien skal holdes, senest 3 måneder før ferien begynder og ved øvrig ferie/ restferie senest 1 måned, før ferien begynder.

Hovedferie er 1. maj til 30. september.

Ferieafholdelse – hvis du har skiftet arbejdstid: 

Har du skiftet arbejdstid for nylig, så har den nye ferielov gældende fra 1.9.2020, betydet, at der skal ske løntræk/en lønudbetaling, når du holder ferie, hvis du samtidig har ændret arbejdstid/lønbrøk.  

Konkret, så sammenligner lønsystemet, hvor mange timer du har optjent i ferie – med det antal timer du holder ferie. Hvis de er identiske, har det ingen betydning. Men har du optjent flere eller færre timer end du holder ferie, så vil din løn blive korrigeret.  

Det sker automatisk, og det betyder at:

- du vil blive trukket i løn (en feriedifference), hvis du går op i tid. Her har du optjent færre ferietimer end du afholder. Det betyder, at du vil blive trukket for de timer som du ikke har optjent, når du holder ferie

- du vil få udbetalt en feriedifference, hvis du er gået ned i arbejdstid. Her har du optjent mere, end du afholder. Og så får du udbetalt de timer som du har optjent ”for meget” i ferie.”

En medarbejder har altid ret til at holde 6 ugers ferie i ferieåret, også selvom medarbejderen ikke har ret til ferie med løn. Arbejdspladsen kan kun pålægge medarbejderen at holde ferie, hvis medarbejderen ikke har optjent ret til ferie med løn, såfremt arbejdspladsen holder ferielukket.

Medarbejdere på månedsløn optjener ret til ferie med løn. Ret til ferie med løn optjenes i timer. En medarbejder på fuld tid optjener 15,4 ferietimer om måneden og 185 ferietimer om året, svarende til 5 ugers ferie. En medarbejder på for eksempel 30 timer optjener 30/37 af 185 ferietimer, svarende til 5 ugers ferie på 30 timer.

Hertil kommer optjening af 6. ferieuge efter de samme principper. 

Medarbejdere på timeløn har ikke ret til ferie med løn. Medarbejdere på timeløn optjener i stedet ret til feriegodtgørelse med 12,5% af lønnen i optjeningsåret og en kontant godtgørelse på 2,5% for 6. ferieuge.

Medarbejdere på månedsløn optjener også ret til ferie med løn i de perioder, hvor de er fraværende, fordi de for eksempel er syge eller på barsel. Det, der afgør, om der optjenes ret til ferie med løn, er, om medarbejderen har krav på hel eller delvis løn under fraværet. Det betyder for eksempel, at en medarbejder der er fraværende i den del af en barselsorlov, hvor der ikke er ret til løn, men hvor der dog er ret til pension, har ret til ferie i det efterfølgende ferieår, fordi pensionen betragtes som delvis løn.

Fra optjeningsåret 2009 har medarbejderne ret til at få feriegodtgørelse med 12,45% af lønnen i optjeningsåret i stedet for ferie med løn og særlig feriegodtgørelse. Der er dog kun ret til feriegodtgørelse i stedet for ferie med løn for 1 til 5 ferieuge.

For at forstå reglerne om ferie er det vigtigt først at kende feriebegreberne:

Ferieoptjeningsåret svarer til: 1. september til 31. august. 
Ferieafholdelsesperioden fra 1. september til 31. december året efter året efter 
Ferieperioden er perioden fra 1. maj til  30. september.
Ferieugen er syv kalenderdage der følger efter hinanden og som ferietimerne holdes indenfor.
Hovedferien på tre uger holdes som hovedregel i sammenhæng i ferieperioden.
Øvrig ferie/restferie er den ferie som ikke er hovedferie.

Slides fra kurserne om nye ferieregler oktober/november 2020

Blanket vedr. afvikling af ferie på forskud