Advarsler

Du skal vurdere alvorligheden af forholdet. Hvis forholdet er alvorligt, skal du indkalde medarbejderen til en tjenstlig samtale.

Du skal vurdere, om det er tilstrækkeligt med en tjenstlig samtale, eller om medarbejderen herudover skal have en advarsel. Hvis du er i tvivl, kan du inddrage en personalejurist.

Det kan også være, at situation er så alvorlig, at valget står mellem en advarsel, afsked eller bortvisning.7

En personalejurist skal altid inddrages i den 
vurdering.

Det kan også være, at forholdet er mindre alvorligt, og at det er tilstrækkeligt at have en almindelig snak med medarbejderen, hvor du tilretteviser medarbejderens adfærd. 

Tilrettevisning

 En tilrettevisning har karakter af en instruktion med henblik på fremtiden, altså hvad skal 
medarbejderen gøre i stedet for.

En tilrettevisning er ikke en sanktion og har ingen negative følgevirkninger for ansættelsesforholdet. En tilrettevisning bruges typisk, hvor medarbejderen har handlet uhensigtsmæssigt, men hvor medarbejderen ikke har handlet uacceptabelt, forbrudt sig på regler mv. En tilrettevisning er ikke en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Der vil f.eks. være tale om en tilrettevisning, hvis en medarbejder får besked på fremover at gøre A i stedet for B ved udførelse af sit arbejde. Der er ingen formkrav til en tilrettevisning, og en tilrettevisning vil ofte være en almindelig samtale mellem leder og medarbejder. Det er derfor almindeligvis ikke nødvendigt at tage referat af samtalen og sende det til medarbejderen. Følger medarbejderen ikke en tilrettevisning, kan resultatet blive, at vedkommende bliver indkaldt til en tjenstlig samtale og får en advarsel. Det er en god ide at notere sig, hvornår og hvad man har tilrettevist en medarbejder for. Det kan f.eks. gøres ved at lave et lille notat til sig selv. Notatet skal ikke lægges på personalesagen, men er nyttigt at have, hvis det senere bliver nødvendigt at påtale samme forhold ved en tjenstlig samtale.

Advarsel

En advarsel er en ansættelsesretlig sanktion, som har til formål klart og tydeligt at fortælle med-arbejderen, at vedkomne skal ændre sin måde at opføre sig på, eller sin måde at udføre arbejdet på, og at konsekvensen af, at det ikke sker vil være, at medarbejderen bliver afskediget. Medarbejderen skal have mulighed for at rette op på forholdene inden lederen overvejer at afskedige medarbejderen, med mindre der er grundlag for en bortvisning. Forud for en advarsel kan der have været en eller flere samtaler, hvor medarbejderen har fået en tilrette-visning, uden at det har ført til et tilfredsstillende resultat. I andre tilfælde er det et enkeltstående tilfælde af en grov karakter, der gør, at medarbejderen skal have en advarsel om, at det ikke må gentage sig. Hvis du er i tvivl, kan du kontakte en personalejurist.

Advarslen har også til formål at dokumentere, at medarbejderen har fået at vide, hvad der skal ændres, og hvad der sker, hvis det ikke ændres, hvilket er nødvendigt for senere at afskedige medarbejderen. 

En advarsel er en afgørelse i forvaltningsloven forstand, og medarbejderen skal derfor partshøres inden der træffes endelig afgørelse om at give medarbejderen af advarsel.

Se mere herom nedenfor.

2. Hvis der skal gives en advarsel, skal/kan der indkaldes til en tjenstlig samtale.

En advarsel kan også gives skriftligt med forudgående
skriftlig partshøring. I Albertslund Kommune gives en 
advarsel typisk mundtligt ved en tjenstlig samtale som beskrevet nedenfor.

Er du i tvivl, kan du 
kontakte en personalejurist.

Indkald skriftligt til en tjenstlig samtale med 2-3 dages varsel. Gør det klart i indkaldelsen, hvad samtalen skal handle om, og at medarbejderen er 
velkommen til at tage en bisidder med til samtalen. Indkaldelsen kunne være, som følger:

Kære [navn]
Du indkaldes til tjenstlig samtale den [dato] kl. [tid] på [sted]. Samtalen skal handle om [beskriv kort det 
kritisable forhold].

På mødet deltager [navne på deltagere].

Du er velkommen til at medbringe en bisidder til mødet.

Hvis du har nogen spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig på telefon: [tlf. nr.] eller e-mail: 
[mailadresse].

Med venlig hilsen
[navn

Nogle gange vil du som leder have snakket med medarbejderen om forholdet i et eller andet omfang, inden der indkaldes til samtale. Det ændrer dog ikke 
på, at medarbejderen skal indkaldes skriftligt med mulighed for at planlægge at tage en bisidder med til samtalen

Du skal give advarslen mundtligt under samtalen og føre indholdet til referat. 

Det er derfor en god idé at forberede dig ved skriftligt at notere advarslens indhold. Advarslen skal indeholde:

1. Klar og tydelig beskrivelse af det eller de forhold, der er kritisable.
2. Klart beskrive, hvordan du forventer, at medarbejderen agerer i fremtiden.
3. Klart og tydeligt fortælle medarbejderen, at vedkomne vil blive afskediget, hvis medarbejderen fortsætter med at gøre det, som vedkomne er kritiseret for

På den tjenstlige samtale indleder du med formålet med samtalen. Du fortæller, hvad du som leder har set/hørt/konstateret og beder medarbejderen forholde sig til det. Medarbejderen skal have mulighed for at forklare sig og bidrage med oplysninger. Dette vil normalt foregå som en
almindelig dialog mellem dig og din medarbejder.

 Hvis du efter dialogen med medarbejderen mener, at der er grundlag for at give medarbejderen en
advarsel, meddeler du advarslen mundtligt. Du kan evt. tage en timeout, inden du træffer beslutningen, og overveje mulighederne.

Hvis du er i tvivl, bør du inddrage en personalejurist, inden du træffer afgørelse om at give 
medarbejderen en advarsel.

Det er vigtigt, at advarslen indeholder elementerne i pkt. 1-3, som er beskrevet ovenfor.

Aftal også gerne, hvornår I igen mødes og følger op på advarslen, hvis det er relevant.

Da en advarsel er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, skal der ske partshøring, inden du træffer endelig afgørelse.

 Partshøringen kan være mundtlig, og dialogen på mødet kan gøre det ud for en partshøring, hvis
medarbejderen er enig heri. Det er derfor vigtigt, at du, når du har fortalt medarbejderen, at du vil give vedkomne en advarsel, og hvad advarslen 
indebærer, fortæller medarbejderen, at vedkomne har krav på at blive hørt, inden du træffer en endelig afgørelse om en advarsel, og spørger om
medarbejderen er enig i, at partshøring er foretaget mundtligt.

Dette kan bl.a. gøres på følgende måde:

”Efter forvaltningslovens § 19, stk. 1, skal en part, der ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger om en sags faktiske grundlag gøres bekendt med oplysningerne og gives lejlighed til at komme med en udtalelse. Er du enig i, at der er foretaget partshøring efter 
forvaltningsloven?”

Hvis medarbejderen er enig i, at vedkomne er blevet partshørt, skal du føre det til referat.

Oplys medarbejderen om, at referatet vil blive sendt til medarbejderens e-Boks og at medarbejderen skriftligt kan komme med eventuelle bemærkninger indenfor den oplyste frist.

Eventuelle bemærkninger journaliseres på personalesagen sammen med referatet. 

Hvis medarbejderen ikke er enig i, at der på mødet er sket tilstrækkelig partshøring, skal medarbejderen partshøres skriftligt efter mødet.

Hvis medarbejderen skal partshøres skriftlig, skal du inddrage en personalejurist, da det er en personalejurist, der skal foretage partshøringen.

Herefter skal medarbejderen have tid til at rette op på de forhold, som er påtalt i advarslen. Du skal derfor være opmærksom på, om det sker. 

Hvis ikke I allerede under den tjenstlige samtale har aftalt, hvornår I følger op på advarslen, skal du indkalde medarbejderen til endnu en tjenstlig samtale efter ovennævnte procedure.

Har medarbejderen ikke rettet op på de påtalte forhold, skal du oplyse medarbejderen om det, og at du på den baggrund vil indstille medarbejderen til afsked. Inden du gør det, skal du dog have inddraget en personalejurist, der kan vurdere, om medarbejderen kan afskediges. 

Husk at tage referat og send det til medarbejderens e-Boks med besked om at medarbejderen kan komme med bemærkninger indenfor den oplyste frist.

Gives advarslen for en enkeltstående hændelse er en opfølgende samtale ikke nødvendigvis relevant

Hvis medarbejderen skal afskediges, skal du kontakte din tilknyttede personalejurist. Sørg for at alle referater og andet relevant ligger på 
personalesagen.

Personalejuristen står herefter for at partshøre medarbejderen og træffe endelig afgørelse om afskedigelse. 

På dette tidspunkt vil medarbejderen typisk ikke have haft lejlighed til at læse referatet fra den seneste tjenstlige samtale.

Personalejuristen vil derfor medsende referatet til medarbejderens kommentarer sammen med 
partshøringen.