Tjenstlige samtaler

En tjenstlig samtale er en samtale, hvor arbejdspladsen ønsker at tale med medarbejderen, om den måde medarbejderen opfører sig på eller udfører sit arbejde på. En tjenstlig samtale kan ende med en såkaldt ansættelsesretlig sanktion i form af en advarsel, en afskedigelse eller en bortvisning. 

Før medarbejderen skal til samtale, skal medarbejderen indkaldes skriftligt til samtalen.

I indkaldelsen til medarbejderen skal der stå:

•  Tid og sted for samtalen
•  Kort, hvad samtalen handler om
•  At medarbejderen har ret til at tage en bisidder med til samtalen
•  Hvem der deltager i samtalen fra arbejdspladsen

Samtalen skal som hovedregel holdes i medarbejderes arbejdstid. Hvis det ikke kan lade sig gøre, skal vedkommende have løn for den tid, samtalen varer.

Når samtalen er holdt, skal der altid skrives referat af samtalen. Referatet skal sendes til medarbejdererns e-boks efterfølgende. Medarbejder har mulighed for at komme med sine bemærkninger inden for de fastsatte frist. Fristen sættes, så den er passende i forhold til den konkrete sag. 5 dage vil i de fleste tilfælde være en passende frist, men det vil være en konkret vurdering. 

 Spørg om referatet skal sendes til bisidder samtidig med det sendes til medarbejderen.

Læg referatet på medarbejderens personalesag. Læg også eventuelle bemærkninger på sagen.   

Efter kompetencefordelingsplanen har lederen selv kompetencen til at afholde en tjenstlig samtale, til at give en advarsel og til at indstille en medarbejder til afsked.

Lederen har derimod ikke kompetence til at afskedige eller til at bortvise en medarbejder. Den kompetence er delt med Økonomi & Stab.

BEMÆRK derfor, at kompetencefordelingsplanen betyder, at når arbejdspladsen holder en tjenstlig samtale selv – det vil sige uden at der deltager en konsulent fra Økonomi & Stab - kan arbejdspladsen alene konkludere, at medarbejderen får en advarsel, eller at medarbejderen indstilles til afsked.

Er konklusionen på samtalen, at medarbejderen indstilles til afsked, vurderer en personalekonsulent efterfølgende, om der er et tilstrækkeligt sagligt grundlag til at afskedige. Af samme grund er det en god ide at afklare, hvorvidt der er et sagligt afskedsgrundlag inden det meddeles medarbejderen, at medarbejderen vil blive indstillet til afsked. Er der et tilstrækkeligt sagligt grundlag, sætter HR&Jura afskedigelsen i gang. I sager om bortvisning skal HR&Jura under alle omstændigheder kontaktes med det samme, når der opstår en situation, der kan give grundlag for at bortvise medarbejderen.

BEMÆRK, at det er vigtigt at kontakte personalekonsulenterne i Økonomi & Stab også før samtalen, hvis der er den mindste usikkerhed om det grundlag, som lederen har at holde samtalen på.

Det kan være en god ide, at forberede referatet inden samtalen og skrive de faktiske oplysninger ind i referatet på forhånd, som arbejdspladsen vil sige ved begyndelsen af samtalen; det kan give struktur og støtte ved samtalen.

Når samtalen er færdig, kan det, som medarbejderen har sagt, hurtigt blive skrevet ind i dokumentet sammen med konklusionen og alle kan på derefter skrive under i forlængelse af mødet.