Fra fildrev til sikker OneDrive & Teams
Nu tager Albertslund Kommune hul på et omfattende projekt, der vil påvirke hele organisationen. Vi overgår fra de gamle drev til Teams og OneDrive. Det betyder, at N-, I-, P- og S-drevene vil blive udfaset over de kommende måneder. Derfor skal vi påbegynde en større oprydning, som vil involvere næsten alle medarbejdere i kommunen
Konkurrence
Så er det konkurrence tid! Den enhed der har flest fjernede filer inden d. 1. maj vinder en lækker præmie!
For nuværende kan I se de 5 enheder der har flest filer på fildrev. Løbende vil der blive opdateret hvilke 5 enheder der har fjernet flest filer, både total og procentvis.
KLAR, PARAT, ryd op
Siden her vil blive udviklet løbende med indhold, der knytter sig til arbejdet fra fildrev til sikker OneDrive og Teams. Altså vil vi i takt med arbejdet supplere med flere informationer for overgangen herunder brugen af Teams, kursusmuligheder, Q & A og måske også en lille konkurrence eller to!
Overgangen fra de gamle drev (N,I,P,S) til OneDrive og Teams vil, når det er implementeret, forbedre samarbejde og videndeling i realtid og sikkerhed. I skal derfor sørge for, at dokumenter fra de gamle drev enten bliver journaliseret i et relevant fagsystem, SBSYS, slettet eller flyttet til OneDrive og Teams. OneDrive kommer fremover til at være det, I kender som N-drev, og Teams erstatter fællesdrevene. I kan dele jeres dokumenter i Teams, sådan som man i dag gør på fællesdrev, og redigere i dokumenterne samtidig.
Det giver altså bl.a. den her række fordele:
- Forbedret samarbejde: Teams og OneDrive tillader flere brugere at redigere i dokumenter samtidigt (realtid).
- Bedre sikkerhed: Microsoft 365-platformen har bedre kontrol og sikkerhed indbygget, hvilket gør, at vi lever op til sikkerhedskravene.
- Øget fleksibilitet: Når dokumenter ligger i OneDrive og Teams kan de tilgås og redigeres fra eksempelvis iPads, tablets, mobiler mm.
Direktørforum har vedtaget nedenstående tidsplan:
Fra 1. marts bliver N- og I-drevene sat i ”Read, delete and copy only”. Det betyder, at fra 1. marts kan medarbejdere ikke gemme nye filer eller dokumenter i N- og I-drevene. Man kan stadigvæk tilgå eksisterende dokumenter og enten slette eller flytte dokumenter, men du kan ikke ændre i eksisterende dokumenter eller tilføje nye.
Derfor vil det være fordelagtigt, hvis medarbejdere allerede nu begynder at rydde op i deres N- og I-drev. Derudover skal alle medarbejdere journalisere dokumenter, der er journaliseringspligtige i enten SBSYS eller relevante fagsystemer, samt slette allerede journaliserede dokumenter. Desuden skal dokumenter i N- og I-drevene, som stadig er under udarbejdelse, og som derfor ikke er klar til journalisering, flyttes over i jeres OneDrive. For fremtiden er OneDrive stedet, hvor man opbevarer og arbejder i ens personlige arbejdsdokumenter, mens Teams vil være stedet, hvor man samarbejder og deler dokumenter. Fra 1. maj kan N- og I-drevene ikke længere tilgås, og derfor skal oprydningsarbejdet være afsluttet senest der.
Fra 1. april bliver P- og S-drevene sat i “Read, delete and copy only”. Det betyder, at alle enheder skal gennemgå det, der ligger på fællesdrev, og få et overblik over hvilke mapper de ejer. Herefter skal dokumenterne gennemgå samme proces, som ved N- og I-drev. På den måde skal ejerløse mapper og dokumenter fordeles til relevante enheder til håndtering. Fra 1. juni kan P- og S-drevene ikke længere tilgås.
Først og fremmest skal alle medarbejdere i Albertslund Kommune gennemgå deres N- og I-drev. Det er vigtigt, at der bliver ryddet op i gamle dokumenter, så kun relevante dokumenter bliver flyttet med over i OneDrive og Teams.
-
Du skal tage stilling til samtlige dokumenter i dine N- og I-drev
-
Er et dokument bevaringsværdig skal det journaliseres i relevant fagsystem
-
Derefter skal dokumentet slettes i drev
-
Allerede journaliserede dokumenter skal slettes
-
Dokumenter under udarbejdelse kan lovligt flyttes til OneDrive eller Teams
-
OneDrive er dit personlige arbejdsdrev
-
Dokumenter hvor der ikke er et behov for at flere samarbejder om dokumentet, eksempelvis at flere redigerer i dokumentet samtidigt, kan med fordel flyttes til OneDrive
-
Du kan godt dele dokumenter fra OneDrive, men som udgangspunkt skal OneDrive ses som en erstatning for dit gamle N-drev
-
Teams er stedet hvor vi samarbejder
-
Dokumenter som skal deles eller arbejdes i af flere samtidigt, hører hjemme i Teams
-
Det er i Teams, at dokumenter og filer fra de gamle S- og P-drev skal flyttes til
For at overgangen til Teams og OneDrive bliver succesfuld kræver det, at medarbejdere får ryddet op i gamle dokumenter og filer. Det vil være uhensigtsmæssigt at flytte alle dokumenter fra drevene til Teams og OneDrive, da man i så fald bare flytter omkostninger relateret til serverdrift fra den ene platform til den anden. Desuden flytter man et GDPR-compliance problem i kommunen med fortsat opbevaring af dokumenter indeholdende personoplysninger, som efter reglerne kun må og/eller skal opbevares ved journalisering.
Historisk værdi
Normalt skal billeder, videoer og lyd ikke journaliseres og der er ikke bevaringspligt. Der er dog noget kan have historisk værdi fx dokumentation om byen og kommunen. Det kan være billeder fra arrangementer, fx børnefestuge eller koncerter, digitale scrapbøger, interviews, film eller podcasts brugt i forskellige sammenhænge. Det kan også være billeder af ejendomme, rejsegilder, anlæg og teknik mm.
Det er muligt at indlevere materialet til lokalarkivet
Hvordan indleverer jeg?
Det er muligt at bevare sådant materiale ved at indlevere det til Lokalhistorisk Samling Albertslund. Dette er byens lokale arkiv, der er en del af Kroppedal Museum og som bevarer kilder til byens historie.
Henvendelse eller spørgsmål om dette kan rettes til arkivar Troels Øhlenschlæger på tor@albertslund.dk eller troels.oehlenschlaeger@kroppedal.dk
Ophavsret
Såfremt der er ophavsret knyttet til billeder, kan arkivet beskytte denne ophavsret, såfremt arkivet modtager oplysninger om fotografen. Se nærmere om dette på linket: https://arkiwiki.dk/artikler/ophavsret-copyright/
Fotografen kan give arkivet fuld brugsret over billederne.
Personoplysninger
Fotografier med genkendelige personer betragtes som persondata , men afleveringer til Lokalhistorisk Samling tager højde for dette. Hvis billeder er taget med offentliggørelse for øje , er samtykke indhentet og dermed er overdragelsen til arkivet problemløst. Såfremt der er tale om billeder af mere intern karakter, såsom ved personalearrangementer - vil materialet blive beskyttet i 75 år.
Se video, der forklarer hvordan du gemmer i OneDrive
- Når du skal gemme dit dokument, trykker du “gem som”. Herefter vælger du OneDrive – Albertslund Kommune:
2. Herefter får du dette frem:
3. Du skal nu vælge eller oprette den mappe, som dokumentet skal gemmes i!
Se video, hvor det forklares hvordan du finder dine filer i OneDrive
Sådan finder du dine dokumenter i OneDrive
1. Du starter med at markere “Office 365 OneDrive Web” med en stjerne, under Apps, således at den gemmes på din forside, når du åbner Citrix. Herefter er det din “nye” stifinder.:
2. Når du bruger “Office 365 OneDrive Web” vil du blive mødt af dette billede. Du vælger her “mine filer” og kan herefter bruge det på samme måde, som du kender fra de gamle drev:
Se video, der forklarer hvordan du flytter dokumenter fra drev til OneDrive
Denne vejledning beskriver hvordan du kopierer/flytter dokumenter eller mapper, over i din OneDrive via Citrix. For at kunne følge vejledning skal du være forbundet til OneDrive lokalt på din computer.
Åben en stifinder i Citrix, gå til dit N:/ drev og marker de dokumenter eller mapper som skal flyttes til OneDrive, og vælg enten kopier eller klip alt efter behov.
Gå derefter til din OneDrive mappe, ved at traversere ned igennem din stifinder som vist på billede nedenfor:
Stien til din Onedrive i Citrix er:
Denne Computer à Lokal Disk (computer navn) à Brugere à (Dine initialer) à OneDrive – Albertslund Kommune (Som vist på billedet)
Kopier nu de dokumenter eller mapper ind i OneDrive i stifinderen.
Spørgsmål?
Hvis I har spørgsmål, er I velkomne til at kontakte IT-helpdesk@albertslund.dk