Guide til kommunikationsprojekter og -arbejde
Det er altid en god idé at tænke kommunikation ind i sit arbejde og de projekter, man arbejder med. Tænke strategisk i forhold til kommunikationen – hvilket mål har arbejdet, hvordan kan kommunikation bidrage til at opnå målet, hvem er målgruppen osv.
Her er en uddybet liste over de punkter, man skal overveje, når man arbejder med kommunikation i det daglige og i projekter. Af og til kan det være i sit stille sind, man lige overvejer punkterne, men i større projekter gælder det om at lave en decideret kommunikationsplan, hvor man overvejer det dybere – en forudsætning for at projektet lykkes.
1. Baggrund
Det er vigtigt allerførst at gøre sig klart og eventuelt ridse op, hvilken sammenhæng kommunikationen indgår i. Hvilket problem/udfordring/ønske kommunikationsplanen er (en del af løsningen) på. Så ved alle, hvad det skal bidrage til og alle implicerede får den samme forståelse.
2. Mål
Hvad er det vi gerne vil have ud af indsatsen? Hvad er det konkret, som kommunikationen skal være med til? Hvad er målet for kommunikationsindsatsen – er det at øge kendskabet? – Er det at ændre en gruppes adfærd?
3. Interessenter
Hvem har interesse i projektet og kommunikationen (planen med kommunikationen) og hvad er deres holdninger? Kortlæg alle, der har interesse i det enkelte arbejde, projekt osv. Interessenter er ikke det samme som målgrupper.
4. Målgrupper
Blandt interessenterne vil du finde de præcise målgrupper for dit projekt – din indsats. Målgruppen kan være meget lille og konkret, som f.eks. naboerne til en virksomhed, der giver støjgener. Den kan være "næsten hele verden" og så må man dele op i undergrupper – eller tænke en prototype fra målgruppen, som du kan bruge som ham/hende du kommunikerer til. Kortlæg hvad målgruppens holdninger, viden og forståelse af det respektive emne er.
5. Budskaber
Hvad vil du helt overordnet sige? Vil du præsentere en ny service, komme med et fagligt budskab eller et ønske. Det skal helst være et klart budskab: Det er godt at spise økologisk, Det er usundt at ryge. Albertslund er Danmarks eneste miljøcertificerede kommune.
6. Kommunikationsmidler
Valget af de konkrete midler afhænger af mål og målgruppen. Hvor er målgruppen, hvad ser/læser/lytter de til? Skal de involveres i en dialog? Skal orienteres eller overbevises? Skal de ændre adfærd osv.
7. Tidsplan
En tidsplan holder sammen på alle initiativerne og gør det synligt for alle i processen, hvad skal hvem gøre hvornår. Det er centralt. Både ift. ansvarsfordeling, men også i at sikre timingen i sin kommunikation ift. målgruppen.
8. Budget
I større projekter er det nødvendigt at tænke budget. Der er det ikke til at undgå – i den daglige kommunikation er det ikke lige dette punkt, der kvalificerer noget.
9. Succeskriterier
Succeskriterierne er de indikatorer, der viser, at din kommunikation er med til at opnå målet.
10. Risikoanalyse
Det kan være en idé at tænke i risiko – hvad kan der gå galt, så vi ikke lykkes med denne plan - med min kommunikation?
11. Kommunikationsplan
Står du over for en kommunikationsopgave, og har brug for overblik og struktur kan du finde en skabelon til en kommunikationsplan her - se nedenfor. Det kan være en god idé at lave en kommunikationsplan, når man har forholdt sig til ovenstående 10 trin.
Én kommune - én organisation
Albertslund er den bæredygtige by for børnene, det grønne og fællesskaber. Det er vores vision. Vi er stolte af vores kommune, vores opgave og vores indsats. Vi er én kommune og én organisation. Det er også navnet på vores styringskoncept, som du kan læse mere om her på medarbejdersiden.