DynamicTemplate (mailsignatur og skabeloner til breve m.v.)

Skabelonerne tilgås under fanen ”DynamicTemplate” – ved klik på knappen ”Skabeloner”.

Når en skabelon vælges, vises en boks med modtagerinformation, dokumentdata og afsenderinformation. Startes dokumentet i SBSYS, NEMSAG eller CURA vil modtagerinformation og dokumentdata blive automatisk overført til boksen og efterfølgende til dokumentet. Afsenderoplysningerne udfyldes automatisk og kommer fra brugerens AD-profil. Ved klik på ”Ok” vil data blive overført til skabelonen, hvorefter der kan skrives videre i den.

Notat, dagsorden og referat er en og samme skabelon, der ændrer udseende alt efter hvilken skabelon der vælges under ”Modtagerinformation”:

Mailsignaturen indsættes automatisk, når der oprettes en ny mail i Outlook, eller ved besvarelse af en mail i indbakken. Mailsignaturen dannes på baggrund af oplysninger fra brugerens it-profil, og alle oplysningerne kan opdateres i ”Find medarbejder” – der kan tilgås via Citrix-programmerne.

Intern/ekstern version af mailsignaturen
Ved dialog med en eller flere kolleger i Albertslund Kommune indsættes en intern version af signaturen, der er uden byvåben og grafik. Så snart der tilføjes en ekstern modtager til korrespondancen, vil signaturen ændres til den officielle signatur med byvåben og grafisk silhuet. 

Indsæt signaturen i en kalender booking m.v.
Ønskes mailsignaturen indsat i en kalenderbooking, eller hvis der sendes en fil fra Word, så skal signaturen indsættes manuelt under signaturer i Outlook. 

Følg linket her og se i videoen, hvordan signaturen indsættes, så den kan benyttes i kalenderbooking m.v.

Pjece-skabelonen kan printes både som A4 og A5. Brug printeren der er navngivet "Followyou - pjece", når den skal printes.

Sådan oprettes pjecen
Vælg "Pjece" i skabelonmenuen og udfyld følgende felter i boksen:

Overskrift og underoverskrift: Teksten kan redigeres i dokumentet
Spalte: Der er mulighed for 1 eller 2 spalter, og valget kan ikke ændres senere hen. 
Farve: Valg af farve, dette valg kan ikke ændres senere hen.
Billede: Skal vælges, men det kan ændres direkte i pjecen. 

Når pjecen er dannet, kommer der en ny overskrift i værktøjslinjen - "Pjece". Her kan flere sider og elementer tilføjes.

Se videoen og hør nærmere om brugen af de enkelte sider og elementer.

Hvis dine data under afsenderinformation viser sig ikke at være korrekte, så kan de rettes i ”Find medarbejder”, hvorefter det vil slå igennem i boksen ved brug af DynamicTemplate. ”Find medarbejder” tilgås under Citrix-programmer, ved søgning på ”Find medarbejder”. I Find medarbejder vælges ”rediger egne oplysninger” i den øverste blå bjælke.

Sådan ser Find medarbejder ud i Citrix:

Det er muligt at indsætte en standardtekst i den nye skabelonløsning, hvis den er oprettet som en frase. Fraser indsættes ved klik på knappen ”fraser” i menulinjen under ”DynamicTemplate” fanen. Fraser, der benyttes ofte, kan markeres som foretrukne, og det er muligt at vælge, hvilken mappe der skal være startmappe i frasebiblioteket. Det gøres ved at høreklikke på den ønskede startmappe og vælge ”Angiv som startmappe”. Derefter vil DynamamicTemplate altid åbne med visning af den valgte mappe:

Det kræver en særlig rolle (fraseredaktør), at kunne redigere og administrere fraserne.

Det helt overordnede nye ved designet er, at vi nu opløser bindingen mellem specifikke farvesilhuetter og fagområder – det betyder, at man uanset område bruger den farve, som man synes passer til den konkrete sammenhæng og situation. Logoet i det nye design inkluderer vores vision om at være den bæredygtige by for børnene, det grønne og fællesskaber – og så er silhuetten gjort mere let og ”tegnet” end tung og maskinel. Det er naturligvis stadig Albertslund, som let og legende gengives.

Klik på fanebladet "DynamicTemplate" og vælg den farve præsentation du ønsker.

Her ses den røde skabelon. PowerPoint skabelonen findes i blå, cyan, grøn, lilla, magenta (pink) og rød.

Under hver skabelon er det muligt at tilgå forskellige sidetyper med forskellige layouts. Vælg fanen "Design" og klik derefter på "Designer" yderste knap til højre. Så åbner der flere muligheder for sidetyper i ruden til højre:

Rollen som fraseredaktør er nødvendig for at oprettet og redigere i fraser. Det er Helpdesk der tildeler rollen som fraseredaktør.

Fraser i DynamicTemplate består af standard indhold, der kan indeholde tekst, billeder, tabeller mv. Når en frase indsættes, kan der fremkomme dialogbokse, hvor brugeren skal indtaste data eller vælge indhold, som derpå vil blive indsat de relevante steder i teksten.

Når en frase indsættes i en åben skabelon, vil indholdet af frasen automatisk blive tilpasset skabelonens design.

Fraser oprettes i Word, men kan indsættes både i Word og i Outlook.

Introduktion til fraser

Der findes en række videoer der guider i brugen af fraser:

Login med Single Sign On via linket:

E-læring i opbygning af fraser

Hvis der er spørgsmål til fraserne, så kontakt Sofie Lykke Damsgaard Nielsen

Desværre kan man opleve at Dynamic Template fanen forsvinder i ny og næ. Der arbejdes på at finde en permanent løsning, så den ikke forsvinder, men indtil da kan man selv få fanen frem på følgende måde:

Vælg fanen "Filer" og dernæst "Indstillinger". I boksen der åbner vælges "Tilføjelsesprogrammer", og i rullepanelet nederst under overskriften "Administrer" vælges "Deaktiverede elementer".  

Efter valg af deaktiverede elementer klikkes på "Udfør" ved siden af rullepanelet. I oversigten over deaktiverede elementer vil DynamicTemplate kunne findes, denne markeres, og der vælges "Aktiver". Klik efterfølgende på "luk" og til sidst på "Ok".

Word genstartes og Dynamic Template fanen vil nu blive vist i Word.