Webtilgængelighed
Her kan du læse mere om de centrale regler på området for webtilgængelighed og få vejledning i, hvordan reglerne overholdes på hjemmesider og i dokumenter, der sendes som digital post til borgere og virksomheder
Webtilgængelighed handler om, at alle borgere uanset handicap eller funktionsnedsættelse kan benytte myndigheders og offentligretlige organers websteder og mobilapplikationer og deltage i samfundslivet på lige fod med andre borgere.
Rigtig mange af de krav, der skal overholdes for at din hjemmeside og dit indhold på intra er tilgængeligt, er indbygget i det system, hjemmesiden ligger i. Hvis du benytter Albertslund skabeloner til at skrive indhold, vil skabelonen automatisk opfylde de krav, der er nødvendige for at opnå webtilgængelighed. Dog er der stadig behov for at følge nogle grundlæggende redaktionelle retningslinjer for at sikre, at dine sider kan læses op af skærmlæsere og kan navigeres uden brug af en mus.
Derfor skal analyseværktøj Assist Pro benyttes til Microsoft Office Word, Excel og PowerPoint, da Assist Pro forenkler opmærkning af dokumenter, inden de konverteres til PDF. Værktøjet identificerer og hjælper brugeren med at opmærke f.eks. tabeller, billeder og links såfremt det kan oplæses af en skærmlæser, eller tilgås uden brug af en mus.
Assist Pro er et analyseværktøj til Microsoft Office Word, Excel og PowerPoint, der forenkler opmærkning af dokumenter, inden de konverteres til PDF. Værktøjet identificerer og hjælper brugeren med at opmærke:
- Dokumenttitel
- Overskriftstypografier og -hierarkier
- Tabeller
- Billeder/illustrationer
- Links
- Objekter
- Kontrastfarver
- Skjult indhold
- Sidehoved/-fod
Når du afslutter et dokument, er det tid til at tjekke, om alting er tilgængeligt, før du omdanner til PDF eller udsender dokumentet. Denne guide vil hjælpe dig i gang med Assist Pro, så du kan opmærke dine dokumenter for tilgængelighed.
- På båndet øverst i Office, skal du vælge Assist Pro i Hjem fanen.
- Tryk på Assist Pro ikonet. Der vil åbne et panel i Office.
- Assist Pro vil nu tjekke dit dokument og give dig en liste over, hvor der mangler
tilgængelighed og assistere dig med at løse disse problemer. - Hvis du ændrer i dokumentet, så husk at trykke på opdater ikonet øverst i panelet eller ud fra den
kategori du ønsker at opdatere
Alle dokumenter skal have en titel i Word, Excel og PowerPoint. En dokumenttitel er ikke det samme som et filnavn. En dokumenttitel er nødvendig for, at en skærmlæser kan fortælle brugeren, hvilket dokument de læser.
- Under ”Generelt”, skal du vælge dokumenttitel ved at klikke på den lille sorte pil. Du kan også dobbeltklikke eller højreklikke.
- Vælg Tilføj dokumenttitel. I det nye vindue vil du blive bedt om at indtaste en Titel.
- Tryk på Anvend, når du er færdig. Gør dig umage med at være præcis, når du skriver din dokumenttitel og undgå unødvendige symboler, som skærmlæsere kan have svært ved at forstå.
Obs: I PowerPoint skal hvert slide have sin egen præsentationstitel
Tabeller kan let gøres tilgængelige for skærmlæsere, hvis man gør sig umage med at holde deres struktur relativt simpel og markerer dem korrekt fra start med bl.a. overskrifter og alternative tekster.
Først og fremmest bør du tage stilling til, om tabellen er en layout-tabel, altså dekorativ, eller om den indeholder data og dermed er en datatabel. Dette er første trin, da layout-tabeller ikke behøver nogen opmærkning.
Hvis din tabel er en data-tabel, bør du gøre dig umage med at undgå flettede celler, da skærmlæsere ikke forstår, når celler er flettet.
Du skal derudover sikre, at hver datatabel som minimum indeholder en alternativ tekst, der beskriver indholdet af tabellen. Best practice er at holde sig under 125 karakterer, som Assist Pro automatisk optæller.
Du bør også tage stilling til, om der skal være tabeloverskrifter, og om det skal tillades, at en tabelrække kan dele sig på flere sider. Hvis Assist Pro finder en tabel, der splittes over flere sider, vil den registrere det om en fejl, da dette medfører forkert opfattelse af data i en skærmlæser.
1. Vælg din tabel i Assist Pro panelet ved at dobbeltklikke på den.
2. Vælg type af tabel (data/layout).
3. Tilføj en retvisende alternativ tekst vedrørende, hvad tabellen indeholder (datatabel).
4. Tilføj en titel (valgfrit, datatabel).
5. Tildel antallet af tabeloverskrifter, der skal gentages over sider (valgfrit, datatabel).
6. Vælg om opdeling af rækker over sider skal være tilladt (valgfrit, datatabel).
7. Gem dine ændringer ved at trykke på Anvend
Alle illustrationer kræver alternative tekster. Titler er valgfrie.
1. Vælg billedet eller illustrationen i Assist Pro panelet ved at dobbeltklikke, højreklikke, eller ved at trykke på den lille pil.
2. Skriv en alternativ tekst. Du skal sørge for, at den er detaljeret nok til at give nyttig information til en modtager der ikke kan se billedet.
3. Hvis illustrationen udelukkende er dekorativ og ikke indeholder information, kan det markeres som dekorativt (valgfrit).
4. Tilføj en titel (valgfrit).
5. Tryk på Anvend for at gemme.
En god alternativ tekst opnås ved at analysere, hvilken information billedet giver, og derefter omdanne denne information til tekst. Prøv at lægge mærke til de detaljer, der er med til at danne billedets betydning.
Hvis du er i tvivl om, hvad du skal skrive så overvej, hvordan du ville overføre samme information i tekst, hvis du ikke måtte bruge et billede.
Obs: Microsoft 365 auto-genererer en alternativ tekst. Det er anbefalelsesværdigt at udskifte den autogenererede tekst med en tekst, du selv skriver. Assist Pro vil altid påminde dig om at tjekke den autogenererede tekst med et gult udråbsteg
Links skal have en tekst, der bliver vist i dokumentet, en adresse og et skærmtip.
Tekst: Dette felt indeholder den tekst, der vises i selve dokumentet. Teksten er typisk blå for at visualisere, at det er et link. Assist Pro giver en advarsel, hvis der ikke er indtastet en beskrivende tekst.
Adresse: Adressen er selve linket. Links starter typisk med https://.
Skærmtip: Et skærmtip er den lille tekstboks, der dukker op, når din markør peger på et link. Når du skriver et skærmtip, er det vigtigt, at det indeholder præcis information, om hvor linket fører hen. Skærmtippet vises typisk ikke i en skærmlæser.
’Tekst’-feltet vil altid indeholde en standardtekst. Hvis linket henviser til en placering internt i dokumentet, vil det ikke være muligt at ændre dette felt. Ved eksterne links er det muligt at ændre ’Tekst’-feltet. Du skal være opmærksom på, at dette felt ændrer teksten i selve dokumentet.
1. Vælg et link.
2. Godkend eller tilføj Tekst.
3. Tilføj et Skærmtip (Valgfri).
4. Gem dine ændringer ved at trykke Anvend.
Assist Pro er tilgængelig i både Word, Excel og Powerpoint, værktøjet hjælper dig med at opmærke de nødvendige elementer i din fil, for at den kan overholde kravene til webtilgængelighed. Det er vigtigt!
Hvorfor webtilgængelighed ?
EU’s direktiv "Tilgængeligheden af offentlige websteder og mobilapplikationer" (webdirektivet) trådte i kraft d. 23. september 2018 og betyder blandt andet, at alle dokumenter, som lægges på offentlige hjemmesider, skal være tilgængelige for alle personer - uanset handicap.
Webdirektivet stiller krav til, at dokumenter, herunder PDF’er, er mærket korrekt op, så skærmlæsere kan finde og tilgå nødvendige informationer om indholdet, som beskrevet i W3C’s Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.1). Det omfatter bl.a. beskrivende tekster ved billeder, logoer og anden grafik samt tabeller og links mv.
Læs mere via dette link: Om tilgængelig web i det offentlige (digst.dk)