Kontrakter
Denne side indeholder en miniguide til hvordan du læser en kontrakt igennem
Tjekliste for it-kontrakter
Dette er en vejledning til, hvad en it -kontrakt bør indeholde samt hvorfor.
Hvis du er i en situation, hvor du/I skal anskaffe en ny digital -løsning eller service, og allerede har fået fremsendt en kontrakt fra leverandøren, kan du gøre brug af denne vejledning og sikre, at kontrakten indeholder alle relevante punkter.
Under hvert punkt er der noteret en begrundelse for, hvorfor punktet er påkrævet i aftalen - dette er for at skabe en større forståelse, da din kerneopgave formentlig er noget andet end at indgå kontrakter. En it-kontrakt sætter rammerne for, hvordan samarbejdet og leverancen skal foregå i aftaleperioden - samt hvordan parterne skal agere i afslutningen af samarbejdet.
IT & Digitalisering anbefaler, at du har denne vejledning åben, når du gennemgår oplægget fra leverandøren – så kan du løbende sætte tjekmærke, når punktet er opfyldt. Punkterne er listet i den rækkefølge de typisk kommer i, men det vigtigste er ikke rækkefølgen – men at punktet er at finde i kontrakten og opfylder kravene. Det kan være en god ide at skrive sidenummeret ned, hvor du har fundet punktet opfyldt i kontrakten.
Det første du møder i kontrakten, er en side, hvorpå der er listet kundens og leverandørens informationer, som definerer, hvem kontrakten indgås imellem. Det er vigtigt, at følgende informationer er til stede for både leverandør og kunde
Hvorfor?
Fordi informationerne udgør det retsmæssige grundlag for, hvem aftalen er indgået imellem.
Det er en god idé, at der indledningsvist er en kort beskrivelse af løsningen - så andre i fremtiden er klar over, hvad løsningen kan anvendes til og hvorfor.
Hvorfor?
Så det er tydeligt, hvad løsningen kan, og hvilke opgaver den skal afhjælpe.
Hvorfor?
Fordi vi i Albertslund Kommune ikke accepterer kontrakter uden udløb. Kontrakter uden udløbsdato kan medføre højere pris over tid, fordi der ikke sker en løbende forhandling. Eller vi kan komme ud i, at der betales for en løsning, som ingen anvender.
Det er en god idé, at der indledningsvist er en kort beskrivelse af løsningen - så andre i fremtiden er klar over, hvad løsningen kan anvendes til og hvorfor.
Hvorfor?
Så det er tydeligt, hvad løsningen kan, og hvilke opgaver den skal afhjælpe.
Leverandøren skal i henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lov nr. 798 af 28/06/2007 med senere ændringer) fremsende elektronisk faktura i dataformatet OIOUBL.
For at en faktura kan betragtes som fyldestgørende skal fakturaen som minimum indeholde følgende oplysninger:
-
Leverandørens navn, adresse og CVR. nr.
-
Leverandørens mailadresse til fakturaudredning
-
Fakturadato
-
Fakturanummer
-
Indkøbsordrenummer /kontraktnummer
-
Betalingsdato
-
Kundens EAN-nummer
-
Kundens navn, adresse, attention person og køber/rekvirent
-
Tidspunkt eller periode for levering af ydelserne
-
Beskrivelse af ydelsen
-
Enheds-/timepris ekskl. moms
-
Antal forbrugte enheder
-
Rabatsats
-
Nettobeløb
-
Momsbeløb
-
Pris inkl. moms
-
Kontaktmail ved forkert fakturering
Konstaterer Kunden, at Leverandørens faktura ikke opfylder Kundens krav om fyldestgørende faktura efter ovenstående anvisning, kontaktes leverandøren på mailadressen til fakturaudredning og gøres opmærksom på, at fakturaen ikke er korrekt.
Ved ikke korrekt fakturering, skal Leverandøren fremsende kreditnota på det fulde beløb og derefter fakturere på ny og sikre, at alle relevante informationer er påført fakturaen.
Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at overholde gældende lovgivning om elektronisk fremsendelse af faktura. Leverandøren er ikke berettiget til vederlag for udførelse af ændringer til den elektroniske faktura, som er forårsaget af lovændringer.
Hvorfor?
Fordi Elektronisk fakturering er et lovkrav, som leverandøren skal overholde. Albertslund Kommune stiller desuden krav om kreditnota ved ukorrekt fakturering for at have en styringsmekanisme i aftalen, hvis leverandøren har fejl i deres fakturering.
Uden kravet om kreditnota, kan kunden komme til at være leverandørens kassekredit på ubestemt tid.
Hvorfor?
Så vi har mulighed for at forudsige fremtidige omkostninger for løsningen, og kan tage højde for, hvornår en eventuel prisstigning træder i kraft.
I en aftale skal både kunde og leverandør udpege en fast kontaktperson på aftalen, som er ansvarlig for håndtering af samarbejdet i aftaleperioden. Der skal være et fast tidsinterval for samarbejdsmøder mellem parterne. Møderne anvendes til at samle op på evt. problemstillinger - og til at sikre samarbejdet mellem parterne. Der skal desuden beskrives, hvordan man giver modparten besked, hvis der sker udskiftning af kontaktperson.
Hvorfor?
At investere 30 minutters tid hver 2-3 måned med din leverandør kan sikre, at du får en langt bedre service samt et større udbytte af din løsning. Møderne giver dig mulighed for at få hurtigere besked om ny funktionalitet, at italesætte supportsager som har været for langsomme og sikre samarbejde frem for modarbejde.
Møderne kan fint foregå pr telefon eller som onlinemøder, men jeg vil anbefale, at det fremtidige møde bliver booket i kalenderen, inden det nuværende møde afsluttes. Ved uforudsigelige forhindringer, flyttes mødet blot til næste mulighed i kalenderen.
I aftalen skal der være en klar beskrivelse af hvor, hvornår og hvordan, man får support til sin løsning. I beskrivelsen skal der også stå, hvordan fejl indrapporteres, samt hvordan de kan følges, frem til de er løst. Desuden skal det tydeligt fremgå, om support er en fakturerbar ydelse, eller om den er indeholdt i systemomkostningen.
Hvorfor?
Som en del af aftalen betaler du for, at løsningen fungerer. Hvis der opstår fejl, skal de rettes hurtigst muligt. Mindre funktionsfejl skaber irritation under brugen af løsningen, og de skal løses hurtigst muligt for at skabe større tilfredshed og bedre compliance i løsningen. Hvis supporten er en fakturerbar ydelse, har du brug for den økonomiske præcisering for at kunne tage højde for omkostningen i aftaleperioden.
Hvorfor?
For at løsningen skal fungere optimalt, er leverandøren nødt til at overvåge og vedligeholde løsningen, men som kunde er det vigtigt at vide omfang, samt hvornår vedligeholdelsen foretages, da tidspunktet som udgangspunkt betyder, at løsningen ikke kan anvendes. Tidsrummet skal derfor helst ligge uden for din organisations normale arbejdstid, og derved sikre dig, at løsningen er tilgængelig for dig, når organisationen typisk er på arbejde.