Digitale løsninger og projekter i Albertslund Kommune
På denne side har IT & Digitalisering søgt at samle al den information, der er brug for, når du som medarbejder har ansvaret for et fagsystem i din afdeling, skal indkøbe ny software eller digital løsning, eller har et større digitalt projekt, der skal gennemføres.
I tegningen nedenfor er processen illustreret lige fra behovet for ny digital løsning opstår til kontraktudløb, og løsningen skal udfases eller erstattes af noget nyt.
Her kan du også blive klogere på roller og ansvar mellem fagområder og kommunens IT- & Digitaliseringsafdeling, og hos hvem du kan få hjælp til hvad.
Når du trykker på de blå ikoner, kan du læse mere. God læselyst!
For at sikre den rette dokumentation for og journaliseringen af vores digitale indkøb, både så vi overholder gældende lovgivning, men også så vi sikrer muligheden for optimal kontrakt- og leverandørstyring, er der nedenfor en række trin, du skal huske før og efter, ITP har godkendt dit indkøb eller projekt.
Husk, at din digitaliseringskonsulent er til for at hjælpe dig!
Når du har udfyldt formularen, vil der automatisk blive oprettet en SBSYS-sag til dit projekt eller indkøb. Hvis du har uploadet relevant dokumentation i formularen (kontrakt, databehandleraftale, teknisk beskrivelse og risikovurdering) vil disse dokumenter også blive lagt på sagen. Du modtager herefter en mail med sagsnummeret. Eventuelle forhandlinger med leverandøren skal du herefter journalisere på denne sag.
Når har modtaget formularen og afholdt vil du modtage en mail.
Har du spørgsmål til processen, er du velkommen til at skrive til it.projekter@albertslund.dk
For at få godkendt et digitalt indkøb eller projekt er der afhængigt af situationen brug for, at der er taget stilling til fx relevante løsninger på markedet, evt. indkøbsform, udkast til databehandleraftale, risikovurdering, kontraktudkast, økonomi og drift. Din digitaliseringskonsulent kan hjælpe med afklaring af de forskellige behov på det første sættemøde.
Herefter går arbejdet i gang med at få den rette dokumentation på plads - ofte i dialog med en leverandør. Når forhandlingerne er afsluttet og journaliseret på sagen, vil din digitaliseringskonsulent hjælpe dig med at klarmelde behandlingen til ITP.
Du vil herefter modtage en mail om, hvorvidt din anskaffelse er godkendt. IT-Projektrådet vurderer om projektet er bæredygtigt og hænger sammen med kommunens øvrige arbejde på it-området. Hvis dit projekt vurderes at have et strategisk fokus, videresendes det til endelig godkendelse i chefforum.
Når du har modtaget en mail om at din anskaffelse er godkendt i ITP, skal projektejer og leverandøren underskrive aftalerne, og de underskrevne dokumenter skal uploades til SBSYS via følgende formularer:
Du skal ikke foretage dig yderligere i den forbindelse. Sagerne skal først afsluttes, når systemet ikke længere er i brug eller ved ny kontrakt, ny databehandleraftale eller ny risikovurdering.
Hvis du har brug for hjælp til at udfylde formularerne, kan digitaliseringskonsulenten hjælpe.
Afhængigt af behov indkalder du implementeringsteam til første sættemøde.
Hvad skal vi bruge IT-projektrådet til?
Alle indkøb af nye digitale løsninger herunder softwarelicenser såvel som større digitale projekter skal godkendes i IT-Projektrådet.
Det skal de, så vi:
- sikrer optimal genbrug af og sammenhæng til eksisterende løsninger på tværs af kommunen,
- opretholder de rette sikkerhedsniveauer,
- overholder databehandlerkrav,
- opnår de bedste kontrakter for kommunen i dialogen med leverandøren,
- har de rette ressourcer på plads til at implementere i bund.