Notatpligt

Reglerne for notatpligt findes i Forvaltningsloven og Lov om offentlighed i forvaltningen.

Hvem er omfattet af lovene?

Alle offentlige myndigheder, og alle sager, hvor myndighederne træffer afgørelse om forhold i forhold til en borger, er omfattet af disse love.

Hvorfor notatpligt?

Den offentlige forvaltningsmyndighed, herunder skoler, daginstitutioner m.fl., indhenter/får ofte mundtlige oplysninger som ligger til grund for en afgørelse. Disse oplysninger skal noteres ned, så offentligheden og/eller parterne i en sag altid har mulighed for at se hvilke oplysninger, der har ligget til grund for afgørelsen. Det er også af betydning for den offentlige forvaltning selv, da man så altid senere kan konstatere, hvilke faktiske oplysninger der indgik i beslutningsmaterialet. Det kan være vigtigt, hvis f.eks. sagen bliver anket til højere instans, eller hvis det skal overvejes, om en sag er behandlet korrekt.
På baggrund af dette, er følgende fastsat i Offentlighedslovens § 6:

"I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Dette gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter."

Hvilke sager er omfattet af notatpligten?

Notatpligten gælder kun i sager, hvor der skal træffes afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Notatpligten gælder derfor ikke i sager, hvor der ikke skal træffes en afgørelse, men hvor der "kun" skal vejledes og rådgives.

Eksempler på afgørelsessager på skolerne:

• transport inden for lovens rammer
• specialundervisning / andre foranstaltninger
• fritagelse for undervisning
• klager
• elevflyttesager

Se yderligere i "Værktøj til skoleledere som myndighedsudøvere" slide 23.

Eksempler på afgørelsessager i Skoleafdelingen:

• transport uden for lovens rammer
• elevflyttesager (anker, indskrivning)
• betalingstilsagn
• tilskud (efterskoler, højskoler m.v.)
• klager

Det er uden betydning for notatpligten, om der rent faktisk træffes en afgørelse, eller om sagen henlægges uden.

Hvilke oplysninger skal noteres?

Se "Værktøj til skoleledere som myndighedsudøvere" + S-drew/Breve/Skoler/Referater og notatpligt/Ramme
Det afgørende for, om en oplysning skal noteres eller ej, er om oplysningen supplerer det bevismæssige grundlag eller skaber klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder. Notatpligten omfatter i første række oplysninger om gjorte iagttagelser, resultater og andre undersøgelser, fastslåede oplysninger om økonomiske forhold o.lign.
Tilkendegivelse af standpunkter, argumenter eller vurderinger vil derimod ikke være omfattet af notatpligten.

Det er vigtigt, at oplysningerne noteres snarest muligt for at sikre, at gengivelsen bliver så nøjagtig som muligt.

Notatpligten gælder alle oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, og vil derfor også omfatte oplysninger, der udveksles mundtligt inden for samme myndighed.

Myndigheder skal også gøre notat om indhold af materiale, der er indgået i en sag, hvis materialet senere udleveres eller tilbageleveres, uden at der tages kopi.

Hvor skal oplysningerne noteres?

Det er ikke bestemt, at oplysningerne skal skrives i et særligt dokument, men hvis oplysningerne noteres i et internt arbejdsdokument, f.eks. et referat, skal disse dokumenter udleveres i tilfælde af begæring om aktindsigt.

Notat eller referat journaliseres i SB-SYS

Se: S-drew/Breve/Skoler/Referater og notatpligt/Ramme