Automatisering (RPA) og smarte blanketter

Sidder du allerede med en idé til en opgave der kan helt eller delvist automatiseres så send ønsket ind på blanketten. Rundt på siden her er det også muligt at finde inspiration, guidelines, samt se robotter og smarte blanketter i drift og hvad der ligger i pipeline.

Dit ønske vil blive vurderet til automatisering og du vil herefter blive booket til en kortlægning af processen. 

Mange medarbejdere sidder med opgaver som er både gentagende og tidskrævende eller som har stor risiko for fejl. Opgaver som er trættende og som tager tid fra de vigtigere kerneopgaver. I Team Automagi har vi løsningen på denne type opgaver: Robotic Process Automation (RPA) og smarte blanketter.

RPA bruger software-robotter til at efterligne menneskelige handlinger i forskellige systemer. Det betyder, at robotten kan klikke på de samme knapper og udfører opgaven præcis som hvis det var medarbejderen der udførte den. Opgaver der er ideelle at automatisere via RPA er opgaver som er regelbaserede og derudover måske kræver meget tid eller har stor risiko for fejltastninger og fejlklik. Når vi vurderer om en opgave kan automatiseres, kigger vi også meget på den værdi det skaber for medarbejderen som normalt udfører opgaven. Derfor behøver det ikke altid være en robot som sparer meget tid, men det kan også være en robot der sikrer andre ting for eksempel reducering af fejl.

Smarte blanketter digitaliserer de blanketter som i dag benyttes i Word, pdf eller anden håndholdt system. Med smarte blanketter indsamles data automatisk og systematisk, og samtidig kan de sættes op med diverse filtre, så data altid er korrekt fra start, og der undgås frem og tilbage dialog mellem for eksempel sagsbehandler og borger/virksomhed. Det er også muligt at koble til MitID, således afsender verificerer sig selv. Med smarte blanketter fås nøjagtige data hver gang, hvilket gør arbejdet mere effektivt og beslutningsgrundlaget mere solidt. Smarte blanketter kan både bruges internet til medarbejdere og eksternt til borgere/virksomheder, og kræver ikke meget tid at oprette så længe blankettens spørgsmål er på plads inden.

Vi opfordrer alle til at tænke over de opgaver I har, og om der er nogle af disse I synes kunne være fedt at få automatiseret. Når vi får idéer ind, inviterer vi altid til en indledende samtale hvor vi får indblik i idéen og opgaven, og herfra kan vi vurdere om vi kan automatisere opgaven eller hvor meget af opgaven vi kan automatisere.

Når en borger visiteres til et hjælpemiddel, sker det i omsorgssystemet Cura – og bestilles i hjælpemiddelsystemet KMD Nexus. Hjælpemiddeldepotet sikrer levering og hjemtagelse af det enkelte hjælpemiddel – hvilket registreres i KMD Nexus (hjælpemiddelsystemet). Men der er ingen integration mellem de to løsninger. 

Ved indlæggelser er vi forpligtet til ved lov, at kunne oplyse, hvilke hjælpemidler borgeren har til rådighed i hjemmet. Denne information skal kunne trækkes i Cura – så visitatoren er derfor nødt til at slå op i hjælpemiddelsystemet, for at kontrollere hvornår det visiterede hjælpemiddel er leveret til borgeren, for derefter at registrere udstyret i Cura. Nogle gange er der ventetid på leveringen, som medfører flere opslag i hjælpemiddelsystemet inden registreringen kan finde sted.

Der udleveres/hjemtages mere end 900 hjælpemidler om året til Albertslund Borgere. Og udleveringskontrollen i Hjælpemiddelsystemet tager i gennemsnit omkring 5 minutter pr ekspedition. Potentialet er minimum en årlig tidsbesparelse på 75 timer på overflødig dobbeltarbejde. Desuden sættes robotten til at indtaste den det udleverede hjælpemiddel i omsorgssystemet, så I alt fjerner man 2 af 4 arbejdsgange hos den visiterende medarbejder, som nu kun skal fokusere på at afhjælpe borgeren, og ikke længere skal have fokus på det praktiske omkring udlevering og registrering.