Sygefraværssamtaler

Vejledning i at holde en sygefraværssamtale

Hvad er en sygefraværssamtale? Og hvordan holder man en god sygefraværssamtale:

En sygefraværssamtale er en fortrolig samtale mellem lederen og medarbejderen om sygefraværet. Ifølge Albertslund Kommunes retningslinjer for håndtering af sygefravær skal lederen have en sygefraværssamtale med medarbejderen, når medarbejderne har:

- 3 sygeperioder indenfor 6 måneder
- 15 sygedage indenfor 1 år
- Et sygefraværsmønster, der vækker bekymring

Lederen skal holde opfølgende sygefraværssamtaler, hvis sygefraværet fortsætter. HR & Jura anbefaler, at lederen kontakte personalekonsulenterne, hvis der efter 30 dage ikke er udsigt til bedring eller hvis antallet af perioder bliver problematisk for driften.

Medarbejderen har pligt til at deltage i sygefraværssamtaler. Der kan være tilfælde, hvor det på grund af sygdommen eller andre omstændigheder ikke er muligt for medarbejderen at møde op personligt til en sygefraværssamtale. I de tilfælde skal lederen og medarbejderen så vidt muligt holde samtalen telefonisk. Såfremt medarbejderen er for syg til at deltage i samtalen, kan lederen bede om dokumentation.

Hvis medarbejderen er i opsagt stilling og fratræder inden otte uger efter den første sygedag, har lederen ikke pligt til at holde en sygefraværssamtale..

Indkaldelse til sygefraværssamtale

Lederen skal indkalde til sygefraværssamtalen skriftligt. Indkaldelsen skal ske med et rimeligt varsel over for medarbejderen, for eksempel nogle dage.

Det skal stå i brevet til medarbejderen, at der er mulighed for at tage en bisidder med til samtalen.

Du kan finde en skabelon til indkaldelse til sygefraværssamtale under "blanketter og skemaer til sygefravær"

Hvis medarbejderen ikke kan den pågældende dato, for eksempel fordi han skal i behandling, aftales en ny dato.

Forberedelse af sygefraværssamtalen

Det er vigtigt at lederen forbereder sig godt til samtalen:

Planlæg tid og sted

Lederen skal afsætte tid til samtalen og der skal være ro om samtalen. Der må ikke være afbrydelser. Samtidig er en sygefraværssamtale af formel karakter og den skal holdes i formelle omgivelser. Der kan være situationer, hvor samtalen med fordel kan holdes et andet sted end på arbejdspladsen.

Overvej grundigt, hvad du ønsker at få ud af samtalen og planlæg spørgsmål

Det er vigtigt at overveje, hvad målet med samtalen er. Her kan du som leder med fordel på forhånd formulere tre centrale spørgsmål, som du vil have svar på inden samtalen afsluttes.

Sygefraværssamtaler vil forløbe forskelligt alt efter sygdomsforløb, og hvilken type sygdom, der er tale om. Er medarbejderen meget alvorligt syg og helt ude af stand til at arbejde, giver det ikke mening at tale om gradvis tilbagevenden. Her kan det i højere grad handle om at drøfte, hvordan medarbejderen bevarer kontakten til arbejdspladsen på trods af sygdommen. Det kan også være relevant at tale om, at ansættelsen eventuelt skal bringes til ophør. Hvis det er relevant, skal personalekonsulenterne kontaktes før samtalen.

Hvis det er relevant, kan lederen på forhånd overveje og undersøge, om der er mulighed for at flytte medarbejderen til andre opgaver eller en anden afdeling i forbindelse med tilbagevenden. Personalekonsulenterne skal kontaktes før ændring af opgaver eller flytningen af medarbejderen, drøftes med medarbejderen.

Hav eventuel relevant dokumentation klar

Dokumentation kan være oversigt over sygefraværets sammensætning, referat fra tidligere samtaler eller mulighedserklæring.

Søg eventuelt sparring fra en lederkollega eller konsulenter fra HR & Jura i Økonomi & Stab. Bemærk at HR & Jura anbefaler, at du kontakter personalekonsulenten efter 30 dages sygefravær.

Nogle gange er det relevant at få sparring inden samtalen. Her kan lederen få vendt sine tanker om, hvordan han/hun vil gribe samtalen an.

Under samtalen

Lederen skal indlede samtalen med at fortælle formålet med samtalen, hvor meget tid, der er afsat og at der bliver taget referat af samtalen.

Lederen skal bruge de skabeloner til at holde sygefraværssamtaler som ligger på medarbejdersiden under "Sygefraværssitet". De hjælpetekster med kursiv, som er i skabelonerne, skal ikke med i referatet.

BEMÆRK at lederen ikke må spørge medarbejderen om, hvad medarbejderen fejler. Og at lederen skal fortælle medarbejderen om, at medarbejderen ikke har pligt til at oplyse, hvad medarbejderen fejler.

Samtalen med en medarbejder, der har været syg i en længere periode, er en dialog om:

• Hvordan medarbejderen har det?
• Hvad arbejdspladsen kan gøre for at gøre det lettere for medarbejderen at komme tilbage?
• Hvad arbejdspladsen kan gøre for at forebygge at medarbejderen bliver syg igen?
• Hvad medarbejderen kan gøre for at blive klar til at begynde arbejdet igen?
• Hvad medarbejderen kan gøre for at forebygge, at medarbejderen bliver syg igen?
• Hvornår medarbejderen forventer at vende tilbage til arbejdet?
• Hvis det er relevant, skal lederen fortælle medarbejderen, at medarbejderen kan forvente at blive kontaktet af sin hjemkommunes Jobcenter efter 4 ugers sygdom
• Hvis det er relevant, skal lederen fortælle medarbejderen, at det efter en længere sygeperiode kan være nødvendigt at indstille til afsked, af hensyn til driften. 

Samtalen med en medarbejder, der har meget sygefravær fordelt på mange dage og/eller korte perioder er en dialog om:

• Hvordan medarbejderen har det?
• Om der er noget arbejdspladsen kan gøre for at forebygge, at medarbejderen bliver syg igen?
• Om der er noget medarbejderen kan gøre for at forebygge at medarbejderen bliver syg igen?
• Hvis det er relevant, skal lederen fortælle medarbejderen, at det efter gentagne samtaler uden, at der er sket en mærkbar ændring i fraværsmønsteret, kan være nødvendigt at indstille til afsked, af hensyn til driften.

Afslutning af samtalen

Når samtalen er afholdt, skal der skrives et referat af samtalen. Referatet skal skrives ind i de ovennævnte skabeloner vedr. sygefraværssamtaler og journaliseres i personalesagen i Rollebi. Desuden sendes referatet til medarbejderens E-boks. Medarbejderen har herefter mulighed for at komme med bemærkninger til referatet. Eventuelle bemærkninger skal også journaliseres på medarbejderens personalesag. Medarbejderen gives som udgangspunkt 10 dage til at komme med bemærkninger.

Hvis medarbejderen har medbragt en bisidder, skal medarbejderen spørges, om referatet også skal sendes til bisidderen med sikker post.

Lederen skal være opmærksom på, at indkaldelse til næste samtale sker skriftligt med rimeligt varsel. Også selvom tid og sted fremgår af referatet.