Registrering i fraværssystemet

Delvis syg anvendes som betegnelse når en medarbejder bliver syg efter denne er mødt på arbejde og må gå syg hjem. 
Syg anvendes som betegnelse når en medarbejder er syg en hel arbejdsdag, altså før medarbejder er mødt på arbejde og til minimum næste dag.
Nedsat tjeneste anvendes som betegnelse når en medarbejder ikke er fuldtidssygemeldt, men er på nedsat arbejdstid i en given periode, optil at medarbejderen skal tilbage på sin fulde normtid.

Kommunen har kutyme for, at der ikke registreres sygefravær, når en medarbejder går syg hjem i arbejdstiden. Det har i praksis betydning for den enkelte medarbejders samlede sygefraværshistorik, da delvise sygedage ikke er blevet registreret og derfor ikke fremgår af sygefraværshistorikken.
Konsekvensen af dette er, at en medarbejder i realiteten kan have en mængde sygefravær, som ikke kan ses af sygefraværshistorikken, fordi medarbejderen er mødt ind på arbejde, men er gået hjem pga. sygdom. Den dag hvor medarbejderen er gået hjem syg, er ikke blevet registret som sygdom, da praksis har været, at det er den første hele sygefraværsdag, som bliver registret som sygdom. Hvis medarbejder er på arbejde igen dagen efter, vil der således ikke være registreret en fraværsperiode. 

HR & Løn har desværre ikke specifikt kendskab til alle systemerne, hvorfor vi ift. den konkrete håndtering i de enkelte systemer, henviser til specialister på området. 

Følgende personer har et specifikt kendskab til de enkelte systemer:
-    KMD Opus flekstidsreistrering, Emily Krontoft, HR & Løn
-    Planday = Berit Jacobsen, Stadion
-    Speed Admin = Malene Smidstrup, Musikskolen
-    KMD mine tider = Nadia Børner Petersen, Materialegården
-    Subit = Sabrina Jeppsson, Dagtilbud
-    Opus vagtplan = Dorte Johansen, Albertshøj
-    Trio, fix & flex = Morten Pærregaard, Skoleområdet 

De enkelte afdelinger skal således i samarbejde med ovenstående kontaktpersoner drøfte, hvordan den enkelte arbejdsplads vil leve op til kravet om registreringen af, at en medarbejder går syg hjem. 

Albertslund Kommune har adgang til modulerne Udvidet Fraværsadvisering og Udvidet Fraværsopfølgning i KMD Rollebaseret Indgang. Udvidet Fraværsadvisering giver mulighed for at tilpasse og målrette de meddelelser, der dannes i forbindelse med det fravær, der registreres for den enkelte medarbejder, så de indeholder oplysninger om, hvad der skal ske i de forskellige situationer, samt links til medarbejderens fraværskort og relevante blanketter. Dermed adskiller den nye advis-funktion sig fra det gamle fraværsadviseringssystem, som blot meddeler, at den enkelte medarbejder f.eks. har haft 3 perioders fravær indenfor 180 dage. 

Den nye fraværsadvisering kan dermed i endnu højere grad understøtte kommunens sygefraværsindsats ved at hjælpe lederne med at få fulgt op på medarbejdernes sygefravær rettidigt og dokumenteret deres opfølgning.

Reglerne i det gamle fraværsadviseringssystem vil fortsat fungere, selvom vi starter op på Udvidet Fraværsadvisering - de stopper ikke automatisk. Når det nye adviseringssystem aktivers vil reglerne alene tælle fra dagen for systemets opstart. Det vil svare til, at systemet nulstilles. Det nye system sættes i gang pr. 1. juni 2025, og det gamle system stoppes den 1. september 2025. Formålet med de 3 måneders overlap er at sikre, at tidligere indberettet fravær stadig giver meddelelser. Perioden er valgt ud fra, at det typisk er disse måneder, der er mindst sygefravær, og derfor vil der alt andet lige være et fåtal af ledere, der vil modtage besked fra begge advis-systemer vedrørende en medarbejders sygefravær.

Den nye praksis for registrering af delvis syg træder i kraft pr. 1. maj 2025. Har I spørgsmål til ovenstående, er I velkomne til at kontakte HR & Løn – enten jeres personalejurist eller enhedsleder Maria Schwartz Sauer.