Huskeliste ved en medarbejders fratræden

Generelt om opsigelsesvarsler

Inden for prøvetiden kan overenskomstansatte opsige deres stilling uden varsel.

Efter prøvetiden kan overenskomstansatte opsige deres stilling med en måneds varsel til udgangen af en måned. Det gælder, uanset hvor mange år medarbejderen har været ansat.

Hvis en medarbejder ønsker at fratræde med mindre end en måneds varsel, kan lederen, hvis driften tillader det, vælge at acceptere, at medarbejderen opsiger sin stilling med forkortet varsel.

Tjenestemænd skal opsige deres stilling med tre måneders varsel til udgangen af en måned.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

HUSKELISTE VED EN MEDARBEJDERS FRATRÆDEN

Når en medarbejder opsiger sin stilling i Albertslund Kommune, er der en række ting, som den nærmeste leder og den fratrædende medarbejder er ansvarlig for at få gjort. Det er lederens ansvar at sikre, at nedenstående punkter gennemgås, når en medarbejder fratræder. 

Umiddelbart efter opsigelsen:

• Lederen skal sørge for, at opsigelsen registreres i Rollebi via fanen "Personale og løn - Løn- og personaleoplysninger". Opsigelsen uploades også til personalemappen under "Personale og løn".
• Når medarbejderen har sagt op, er det vigtigt at undersøge, hvor meget ferie medarbejderen har til gode og om medarbejderen ønsker at holde ferie i opsigelsesperioden, hvis det kan lade sig gøre.
• Såfremt medarbejderen skal holde ferie inden vedkommende fratræder, skal lederen skal sørge for, at al afholdt ferie er indberettet under "Tid og Tillæg" i Rollebien inden sidste lønkørsel (vær obs på de officielle deadlines ift. løn), så der bliver udstedt et korrekt feriekort. 
• Endelig skal lederen oplyse, hvis medarbejderen fratræder for at gå på pension/efterløn, da det har betydning for opgørelse af restferien.
• Før fratrædelsen skal lederen undersøge, om den ansatte har fleksibel arbejdstid til gode, og om dette skal afholdes inden fratrædelsen. 
• Såfremt der ønskes afholdt en fratrædelsessamtale mellem leder og medarbejder, skal dette aftales.
• Lederen skal sørge for, at telefonabonnement, iPad abonnement,betalt internet, betalte avisabonnementer m.v. opsiges. 

I løbet af den sidste måned:

• Medarbejderen skal sørge for at få ryddet op på sit kontor og overdrage evt. mapper og sager til kolleger.
• Medarbejderen skal sørge for at få ryddet op i SBSYS – lukke afsluttede sager, overdrage igangværende sager til kolleger m.v..
• Medarbejderen skal sørge for, at der bliver ryddet op på OneDrive. Evt. dokumenter/filer, der ikke er journaliseret, kopieres over til en leder eller kollega eller lægges i Teams. Vær opmærksom på retningslinjerne for opbevaring af filer i Albertslund Kommune.

Sidste arbejdsdag:

• Medarbejderen skal sørge for at få afleveret adgangsbrik, garderobeskabsnøgle, evt. andre nøgler, IT-udstyr, telefon, iPad m.v.
• Lederen er efterfølgende ansvarlig for at få afleveret adgangsbrik og nøgler til vagten på Rådhuset. IT-udstyr overdrages til ny medarbejder eller afleveres til IT.
• Programmer, købt gennem Albertslund Kommune til hjemmebrug, skal afinstalleres senest den dag, medarbejderen fratræder. Det er op til den ansattes at huske dette. 

NB! Som oftest tilhører teknisk udstyr afdelingen og skal afleveres der. Man skal dog tjekke, om det er afdelingens eller IT-enhedens udstyr.

• Lederen træffer beslutning om, hvorvidt der i en periode er behov for at have adgang til medarbejderens indbakke/kalender efter fratræden. Evt. om der er en kollega, der skal have adgang til mail/kalender. 
• Lederen skal tage stilling til, om der skal tilsluttes "ikke til stede-assistent", som kan henvise til en anden medarbejder.

NB! Bliver en medarbejder bortvist, bør det også overvejes, om medarbejderens brugerkonto helt skal lukkes. Dermed kan hverken en evt. hjemmearbejdsplads eller OWA-løsning bruges. Det er dog stadig muligt at skabe adgang for andre medarbejdere til indbakke/kalender, uden at den tidligere medarbejder dermed igen får adgang.

Dagen efter sidste arbejdsdag:

• Lederen er ansvarlig for at få nedtaget skilt og evt. dueslag.
• Lederen er ansvarlig for – via afdelingens IT-supportkoordinator - at få nedlagt brugeren hos IT, i SBSYS og i forskellige interne IT-systemer, f.eks. KMD. Dette er vigtigt for at undgå misbrug. Dette er særligt vigtigt, hvis den fratrådte medarbejder har adgang til udbetalingssystemer –f.eks. Rollebien.
• Opdatér medarbejdersiden, hvis der forekommer henvisninger til den fratrådte medarbejder.

NB! Hvis der ønskes adgang til indbakke/kalender og drev efter fratrædelsesdato, skal dato for sletning af bruger sættes til fratrædelsesdag + xx dage, dog max. 30 dage.