Myndighedsafdelingen viser vejen og inspirerer andre kommuner

104 skabeloner til breve vidner om, at mange forskellige situationer kan føre mange forskellige breve med sig. Og ligeså mange forskellige oplevelser hos borgerne. Men skærer man ind til benet er der kun behov for fire skabeloner, da alle borgersituationerne, som Myndighedsafdelingen har med at gøre, dybest set kan reduceres til at fire standardbreve er det, der er behov for.

Arbejdet med at reducere den enorme mængde på 104 brevskabeloner til kun fire betyder, at borgerne nu oplever en mere professionel kommune og bedre kommunikation.

”I Albertslund Kommunes myndighedsafdeling er vi gået fra at have 104 breve til at have 4 breve i alt: 1 afgørelsesbrev, 1 juridisk brev, 1 kontaktbrev og 1 informationsbrev. Det gør det mere ensartet og dermed mindre tilfældigt, hvilken kommunikation borgerne møder fra kommunen. Samlet set styrker det oplevelsen af en professionel kommune, og det er vigtigt, når man som vi er myndighed.”

Sådan siger Mette Sebrina Dam Steensen, der er forløbskoordinator i Myndighedsafdelingen, om forløbet og den udvikling med at skarprette borgerkommunikationen, som afdelingen har været igennem.

Hun er en af de fem medarbejdere med forskellig faglig baggrund, der var med i arbejdsgruppen, som har arbejdet målrettet med at få kommunikationen med borgerne til at sidde mere i skabet. De har gennemgået alle de 104 skabeloner, forsøgt at skære ind til benet og er lykkes med it-systemet Dynamic Template fra Dania Software, så de nu kommunikerer mere ensartet og borgerrettet.

Det betyder blandt andet, at de fire brevtyper er mere enkle og henviser til den konkrete paragraf eller lovgivning, som f.eks. en afgørelse bunder i – det juridiske er med som bilag, hvis borgerne har brug for at gå dybere ned i lovgivninger osv.

Sagde hun virkelig regelmotor?
For at gøre de fire skabeloner smidige og situationsbestemte har arbejdsgruppen brugt systemet Dynamic Template, som bl.a. indeholder en regelmotor. Ja, det er rigtigt – det hedder en regelmotor ifølge Mette Sebrina Dam Steensen. Den gør det muligt i f.eks. et afgørelsesbrev at tilpasse det enkelte brev det hjælpemiddel en afgørelse vedrører, blot for at give et eksempel. Det betyder, at skabelonen ”indhenter” de korrekte formuleringer og informationer, som tilhører den konkrete situation.

Så ja, tænk sig engang at noget med navnet ”regelmotor” skaber smidighed i skabeloner. Og samtidig gør den det nemmere for medarbejderne, der ved enkle klik får netop den beskrivelse ind, som der er brug for i den givne situation.

Gavner både borgere og medarbejdere
Også Mulle Andersen Sjöström, som er sagsbehandler i sager om kropsbårne hjælpemidler, var med i arbejdsgruppen. Og ifølge hende er der tale om en tosidet gevinst ved projektet. Mulle Andersen Sjöström siger:

”I sidste ende gavner det her både borgerne og medarbejderne. Borgerne oplever en mere ensartet, forståelig og professionel kommunikation. Og vi medarbejdere oplever en mere effektiv og præcis proces, når vi skal skrive til borgerne.”  

Så alt i alt virker det  til, at de har fat i den lange ende i Myndighedsafdelingen ved at fatte sig i korthed – og have fire smidige skabeloner, der skaber bedre kontakt til borgerne.