Vejledning til arkivering på kommunens skoler

Skolens ledelse og administration skal være opmærksomme på løbende at arkivere, bevare og kassere.

Reglerne om bevaring og kassation af papirdokumenter findes i Bek. om bevaring og kassation. (Nr. 184 af 26. januar 2018)

Kort fortalt skal skolerne løbende arkivere flg.:

1. Bestyrelsesprotokoller og mødereferater fra skolebestyrelsesmøder.

2. Materiale, som i særlig grad belyser skolens virksomhed, f.eks. skolens årsberetninger, skoleblade, virksomhedsplaner o.l. (materiale som I mener, er vigtigt at bevare for eftertiden – indenfor rimelighedens grænser).

3. Fortegnelser over elever: dvs. klasselister m.v. Specifikt kan det nævnes, at afgangsbeviser ikke skal bevares, da forvaltningen opbevarer disse.

4. Sager om enkelte elever m.v., der er født den første i en måned.

Af punkt 4 følger også, at alle øvrige oplysninger om elever, f.eks. elevmapper, der vedrører elever, der ikke længere går på skolen, skal makuleres.

Konkret skal I gøre flg.:

Skolerne opbevarer selv det arkiveringspligtige materiale på skolen.
Kun ved skolelukninger arkiveres materiale om enkelte skoler på rådhuset.

Det arkiveringspligtige materiale arkiveres løbende, og der udarbejdes lister over det arkiverede, så det er muligt at finde materialet frem ved forespørgsel.