Arbejds- og opholdstilladelser - opdateret november 2021

Information om arbejds- og opholdstilladelser

Albertslund Kommune har som arbejdsgiver pligt til at sikre, at medarbejderne har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. Efter Udlændingeloven kan en arbejdsgiver, der beskæftiger en udlænding uden arbejdstilladelse ifaldes en bøde på 10.000 kr. pr. måned, medarbejderen har været ansat. Denne bøde kan stige til 20.000 kr. pr. måned under skærpende omstændigheder.

Pligten til at sikre lovlige arbejdstilladelser gælder både i forbindelse med ansættelsen og undervejs i ansættelsesforløbet.

Hvem må arbejde i Danmark?

EU/EØS-borgere eller statsborger i Schweiz

Som EU/EØS-borger eller statsborger i Schweiz - eller familiemedlem til en af disse - kan man indrejse, bo, studere og arbejde i Danmark, hvis man opfylder betingelserne for ophold efter EU-reglerne om fri bevægelighed. Man kan ansøge om at få udstedt et opholdsdokument, som dokumenterer, at man har ret til at opholde sig i Danmark.

EU-statsborgere er statsborgere fra Belgien, Bulgarien, Cypern (kun det græsk-cypriotiske område), Danmark, Estland, Finland, Frankrig, Grækenland, Nederlandene, Irland, Italien, Kroatien, Letland, Litauen, Luxembourg, Malta, Polen, Portugal, Rumænien, Slovakiet, Slovenien, Spanien, Sverige, Tjekkiet, Tyskland, Ungarn og Østrig.

EØS-statsborgere er statsborgere fra Island, Liechtenstein og Norge.                                            Statsborgere fra Schweiz behandles efter de samme regler som EU- og EØS-statsborgere

Statsborgere fra lande uden for EU/EØS og Schweiz            Statsborgere fra lande uden for EU skal have en arbejds- og opholdstilladelse, før de må tage ophold og arbejde i Danmark.

Britiske statsborgere                                                              Bemærk, at der efter Brexit gælder særlige regler for britiske statsborgere. Se mere her:

Ophold til britiske statsborgere (siri.dk)

Hvilke udlændinge skal have en arbejdstilladelse?

Hvis man er tredjelandsstatsborger – dvs. statsborger i et land uden for Norden, EU/EØS samt Schweiz – skal man have en gyldig opholdstilladelse for at opholde sig lovligt i Danmark.

De forskellige typer af opholdstilladelser giver forskellige rettigheder. Fx giver nogle opholdstilladelser ikke ret til at arbejde i Danmark, hvorimod andre giver indehaveren ret til at arbejde i Danmark – ofte på visse betingelser eller med visse begrænsninger.

Det er ens eget ansvar at få en arbejdstilladelse, hvis reglerne kræver det. Hvis man som udlænding arbejder ulovligt i Danmark, risikerer man udvisning, og både udlænding og arbejdsgiver i Danmark kan straffes med bøde eller fængsel.

Hvordan sikrer vi som arbejdsgiver, at vores medarbejdere har en gyldig arbejds- og opholdstilladelse?

Tilbage i november 2018 fik Lønadministrationen i samarbejde med HR & Jura sørget for, at der i alle fremtidige ansættelsesbreve blev indsat en passus om, at statsborgere uden for Norden, EU/EØS-lande eller Schweiz både ved ansættelsen og til enhver tid under ansættelsen skal kunne fremvise gyldig arbejds- og opholdstilladelse.  Der blev også udsendt breve til alle der var ansat på det tidspunkt i deres e-boks med information om ovenstående. Endelig blev de enkelte afdelinger anmodet om at indføre en kontrolprocedure, hvorefter ledere, som har ansatte, der ikke er danske statsborgere en gang om året skal tjekke om de foreviste arbejds- og opholdstilladelser fortsat er gældende. Medarbejdere med permanente arbejds- og opholdstilladelser kunne undtages i efterfølgende kontroller.

Hvordan tjekker du som arbejdsgiver om en arbejds- og opholdstilladelse fortsat er gyldig? 

Som udgangspunkt kan man bede medarbejderne om frivilligt at fremvise de fornødne tilladelser både ved ansættelsen og i forbindelse med den årlige kontrol. Vær opmærksom på, at et skattekort og et sundhedskort IKKE er dokumentation for lovlig opholds- og arbejdstilladelse.                                      

For at udelukke tvivlsspørgsmål og usikkerhed, skal oplysningerne dobbelttjekkes i et system kaldet UIP. UIP er et system kommunerne har adgang til, og hvor man kan slå op, om en medarbejder har de fornødne tilladelser. Ifølge både Udlændingestyrelsen og Styrelsen for International Rekruttering og Integration har kommunerne hjemmel til at slå op i systemet uden først at skulle indhente samtykkeerklæring fra medarbejderen. Jf. bl.a. artikel 6, stk 1, litra E i databeskyttelsesforordningen.

Dokumentation for gyldig opholds- og arbejdstilladelse skal gemmes på medarbejdernes personalesager. 

Se også nedenstående step-by-step procedure:

Som arbejdsgiver man kan få gode råd og læse mere om arbejds- og opholdstilladelser og om hvordan man undgår illegal arbejdskraft her:  Ny i Danmark

Step-by-step kontrolprocedure hos lederne: 

Ved nyansættelse af medarbejdere, som er statsborgere uden for Norden, EU/EØS-lande eller Schweiz: Spørg ved ansættelsen som udgangspunkt alle om de har gyldig arbejds- og opholdstilladelse (det har de som udgangspunkt, hvis de er danske statsborgere, EU/EØS borger eller fra Schweiz). Det er en god ide at dokumentere, at der er blevet spurgt om ovenstående ifm ansættelsen fx ved en jobsamtale og dokumentation på at det har været talt om til samtalen gemmes på personalesagen.

Hvis de er borgere udenfor Norden, EU/EØS-lande eller Schweiz følges nedenstående procedure:  

 Bed ved ansættelsen om at få forevist gyldig arbejds- og opholdstilladelse 

• Dobbelttjek tilladelserne i UIP-systemet.
• Gem kopi på personalesagen.
•  Hvis der er en udløbsdato på tilladelserne, så lav en indberetning til lønadministrationen. Bed dem om at lave en note i lønsystemet om udløbsdatoen. Så kan de give besked til afdelingerne via afdelingspostkasserne, når det er tid til at tjekke op på tilladelserne igen

Hos nuværende medarbejdere, som endnu ikke har permanente arbejds- og opholdstilladelser

Tjek medarbejdernes tilladelser når I får besked fra Løn (kræver selvfølgelig at I har fået lagt dem ind ved de tidligere kontroller)

Anmod medarbejderne om frivilligt at fremvise de fornødne tilladelser. Kan det ikke ske af frivillighedens vej, kan du slå medarbejdernes tilladelser op i UIP-systemet.

• Dobbelttjek tilladelserne i UIP. 
• Gem dokumentation for opholds- og arbejdstilladelse på personalesagerne. 
• Hvis der er en udløbsdato på tilladelserne, så lav en indberetning til lønadministrationen. Bed dem om at lave en note i lønsystemet om udløbsdatoen. Så kan lønadministrationen give besked til afdelingerne via afdelingspostkasserne, når det er tid til at tjekke op på tilladelserne igen

De medarbejdere, der har permanent arbejds- og opholdstilladelse, er der ikke behov for at medtage i næste kontrol(ler).

Hjælpeskema

Eventuelle bøder
Eventuelle bøder som følge af ulovlige ansættelser vil som udgangspunkt tilfalde den afdeling, hvor medarbejderen er ansat.

Adgang til UIP
Adgang til UIP systemet kan fås ved henvendelse til Borger- og Arbejdsmarked, Analyse- og Udviklingscentret, pt. Mette Duekilde (mette.nielsen.duekilde@albertslund.dk). 

Adgangen skal begrænses til en leder og/eller en betroet administrativ medarbejder, som skal have adgangen for at kunne udføre ovenstående kontrolprocedure.

Hvis du har spørgsmål
Hvis du har spørgsmål angående arbejds- og opholdstilladelser, kontrolprocedure m.v. kan de rettes til HR&Jura.