Administrative retningslinjer for forplejning i Albertslund Kommune
Chefforum har ønsket nogle administrative retningslinjer for forplejning i kommunen, således at der er en tydelig retning for, hvad der gælder ift. bestilling af forplejning.
Dette har afstedkommet, at følgende retningslinjer er blevet udarbejdet.
1. Formål
Formålet med denne retningslinje er at skabe ensretning og understøtte økonomisk ansvarlighed ifm. bestilling af forplejning i kommunen. Retningslinjerne beskæftiger sig særligt med intern forplejning, dvs. møder og andre aktiviteter hvor de primære deltagere er ansatte i Albertslund Kommune.
Retningslinjer berører reglerne for formålet med indkøbene til forplejning, dokumentation for udgifterne samt godkendelsesprocedurer og ansvar.
2. Anvendelsesområde
Retningslinjerne gælder for alle kommunale institutioner og afdelinger i Albertslund Kommune, som anvender forplejning i forbindelse med arbejdsrelaterede aktiviteter.
3. Generelle principper
Det overordnede princip er, at forplejning altid skal have et klart arbejdsrelateret formål.
Udgifter til forplejning, herunder mad købt eksternt (f.eks. catering eller restaurantbesøg), skal dokumenteres med formål og deltagerkreds, samt dokumentation for omkostningerne. Ved forplejning til møder med eksterne deltagere skal deltagerliste fremgå.
Forplejning skal tilrettelægges med fokus på omkostningseffektivitet og undgåelse af madspild.
Alle former for forplejning skal godkendes af lederen[1].
4. Retningslinjer for forskellige typer forplejning
Morgenmad:
Morgenmad kan kun tilbydes i særlige tilfælde, f.eks. ved kursusaktiviteter eller arrangementer, hvor deltagerne mødes før normal arbejdstid.
Morgenmaden skal være enkel og omkostningseffektiv, fx kaffe/te[2], en bolle, ost/syltetøj/smør eller croissant.
Arbejdspladsen kan også servere morgenmad i forbindelse med modtagelse af en ny kollega.
Frokost:
Frokost kan kun tilbydes ved særlige arbejdsrelaterede arrangementer, møder, seminarer og lignende, hvor det er nødvendigt at tilbringe længere tid sammen for eksempel ved heldagsarrangementer.
Frokosten skal være enkel og økonomisk ansvarlig.
Snacks:
Kaffe, te og lette snacks som for eksempel chokolade, kan kun tilbydes ved længerevarende eller særligt betydelige møder og samtaler, men skal holdes på et beskedent niveau.
Generelt er der videre rammer for anvendelse af forplejning for møder og arrangementer, hvor halvdelen af deltagerne eller flere er personer udenfor Albertslund Kommune.
5. Retningslinjer for forskellige typer af møder
Samtaler og mindre møder:
Her kan der ikke indkøbes forplejning. Mødearrangør opfordres til at anvende kander og kaffemaskiner, som er tilgængelige på arbejdspladsen.
Afdelingsmøder, enhedsmøder, MED-møder mv:
Her kan der i udgangspunktet ikke indkøbes forplejning.
Det opfordres til, at mødedeltagerne selv medbringer en kop kaffe eller lign.
Seminarer og længerevarende møder:
Forplejning skal planlægges økonomisk ansvarligt.
Møder med eksterne parter:
Forplejning kan tilbydes i begrænset omfang og skal begrundes i mødernes karakter og varighed.
Mødearrangør opfordres til at anvende kander og kaffemaskiner, som er tilgængelige på arbejdspladsen.
6. Køb af mad af hos eksterne leverandører
Det er i udgangspunktet kommunens egne køkkener, som anvendes ved køb af forplejning. Det bemærkes, at kantinen som udgangspunkt 4 dage før et arrangement skal have modtaget bestillingen hvad angår kaffe/the, kage/chokolade, morgenmad mv., hvis bestillingen vedrører under 25 personer. Ved arrangementer med flere end 25 deltagere skal der indgås en dialog med kantinen. Ved bestillinger af sandwich/bowls mv. skal der også indgås en dialog med kantinen. Køb af forplejning til større arrangementer fra eksterne leverandører skal være begrundet i praktiske forhold.
7. Indkøb og dokumentation
Alle forplejningsudgifter skal ledsages af dokumentation med tydeligt angivet formål antal og deltagerkreds ved bogføring. For møder med eksterne deltagere skal deltagerliste vedhæftes ved bogføring.
Uden dokumentation kan udgiften ikke godkendes som kommunal forpligtelse.
Køb af mad ude i byen betragtes som forplejning og er omfattet af samme regler og krav om dokumentation.
8. Ansvar
Det er lederen, som har ansvar for at sikre, at retningslinjerne overholdes, og at forplejning kun tilbydes, når det er økonomisk og fagligt berettiget. Dette kan ske ifm. den ansvarlige leders ledelsesstilsyn (bilagskontroller) og den månedlige økonomiopfølgning.