Udbud og indkøb for bygge- og anlægsopgaver
Der gælder særlige regler for udbud og indkøb af bygge- og anlægsopgaver og indkøb af varer og tjenesteydelser i relation hertil gældende for Miljø & Teknik samt Kultur, Fritid & Ejendomme.
I Miljø & Teknik samt Kultur, Fritid & Ejendomme varetages indkøb af bygge- og anlægsopgaver af mange forskellige medarbejdere. Det gælder både opgaver, der finansieres via driftsbudgettet, og opgaver på anlægsbudgettet.
For at sikre ensartet praksis og overholdelse af gældende regler og lovgivning, er der udarbejdet en vejledning. Vejledningen forklarer, hvordan medarbejdere skal håndtere indkøb i forskellige situationer, og fungerer samtidig som opslagsværk i konkrete sager. Den anvendes dog kun i tilfælde, hvor indkøbet ikke allerede er dækket af en eksisterende rammeaftale – hvilket ellers er tilfældet for størstedelen af håndværksopgaver.
Bygge og anlæg - hvad karakteriserer ydelserne?
Bygge og anlæg: Kontrakter, som dækker over følgende:
• udførelse af eller både projektering og udførelse af aktiviteter oplistet med CPV-kode 45, jf. udbudslovens bilag II
• udførelse af eller projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder, hvor et bygge- og anlægsarbejde defineres
som resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk
funktion eller
• udførelse af et bygge- og anlægsarbejde, der opfylder krav, som er specificeret af bygherre og har afgørende indflydelse på arbejdets art eller projektering.
Varer: Kontrakter, som dækker køb, leasing eller leje varer. Ved levering af varer med en tillægsydelse, som følger med efter det egentlige køb (eksempelvis installationsydelser), betragtes den samlede kontrakt som udgangspunkt som en vareindkøbskontrakt. Ligeledes vil indkøb af eksempelvis byggematerialer, som stilles til rådighed for en entreprenør, der udfører bygge- og anlægsarbejdet, blive betragtet som en varekontrakt.
Tjenesteydelser: Kontrakter, som dækker ”alt det andet” (eksempelvis rengøring, transport, rådgivning), der ikke er omfattet af varekontrakter eller bygge- og anlægskontrakter – samt ikke omfattet af light-regimet.
Procedurer for bygge- og anlægsopgaver jf. Tilbudslovens afsnit 1
Det er tilstrækkeligt at indhente ét tilbud.
Medarbejderen har det fulde ansvar for at sikre, at prisen, kvaliteten, klima- og bæredygtighedshensyn samt øvrige relevante forhold er rimelige og svarer til markedsniveau.
Godkender: Projektansvarlig med reference til bevillingsansvarlig leder
Der skal som udgangspunkt indhentes mindst 2-3 sammenlignelige tilbud.
Tilbuddene skal vurderes i forhold til pris, kvalitet og klima- og bæredygtighedshensyn.
Opgaven tildeles den leverandør, der er lavest bydende, forudsat at tilbuddet er fyldestgørende og opfylder kravene.
Vurderingen og beslutningen skal dokumenteres og gemmes på sagen i SB-SYS.
Godkender ved indkøb fra 100.000 kr. - 1.6 mio. kr.: Bevillingsansvarlig leder
Godkender ved indkøb fra 1.6 mio. kr. - 3. mio. kr.: Afdelingschef
Indkøbes via udbud i offentlig eller begrænset licitation (udbud efter tilbudsloven).
Godkender: Ansvarlig direktør
Indkøbet skal gennemføres ved et EU-udbud efter reglerne i udbudslovens afsnit II.
Her skal vælges den mest hensigtsmæssige procedureform; offentligt udbud, begrænset udbud,
udbud med forhandling, dynamisk indkøbssystem mv.
Godkender: Kommunaldirektøren
Procedure for udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser i relation til bygge og anlægsopgaver
Indkøb under 500.000 kroner kan gennemføres uden formelt udbud, forudsat at de forvaltningsretlige principper overholdes.
Det indebærer, at medarbejderen skal agere med faglighed og ansvarlighed, og sikre en forsvarlig anvendelse af kommunens midler. Samtidig skal leverandørerne behandles sagligt og ligeværdigt.
Medarbejderen har ansvaret for at vurdere, om pris, kvalitet, klima- og bæredygtighedshensyn og eventuelle øvrige forhold er rimelige og svarer til, hvad der er almindeligt i markedet.
Ved indkøb mellem 100.000 kr. og 500.000 kr. skal medarbejderen udfylde en blanket til dokumentation af den foretagne vurdering i forbindelse med købet. Hent blanketten.
Godkender: Bevillingsansvarlig leder
Indkøbet skal gennemføres i overensstemmelse med reglerne i udbudslovens afsnit V og foretages på markedsmæssige vilkår.
Det er medarbejderens ansvar at vurdere, om pris, kvalitet, klima- og bæredygtighedshensyn og øvrige relevante forhold er i overensstemmelse med, hvad der er almindeligt i markedet. Til brug for denne vurdering gennemfører medarbejderen en markedsafdækning – eksempelvis ved at indhente oplysninger om leverandører, prisniveauer, tidligere erfaringer og kapacitetsforhold. På den baggrund indhentes et passende og sagligt begrundet tilbud.
Ved indkøb af rådgiverydelser, hvor opgavens omfang kan være vanskeligt at definere præcist på forhånd, vil vurderingen typisk baseres på den tilbudte timepris.
Godkender: Afdelingschef
Indkøbet skal gennemføres som et EU-udbud i henhold til reglerne i udbudslovens afsnit II.
Der skal vælges den mest hensigtsmæssige udbudsform – eksempelvis offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling eller anvendelse af dynamisk indkøbssystem – afhængigt af opgavens karakter og kompleksitet.
Medarbejdere i M&T og KFEE tilstræber at vælge den mindst ressourcekrævende udbudsform, som fortsat opfylder de juridiske krav og sikrer en forsvarlig anvendelse af kommunens midler. Dette sker for at opnå en balanceret indsats mellem økonomisk ansvarlighed, effektiv opgaveløsning og tidsforbrug.
Godkender: Ansvarlig direktør
Indkøb af varer og tjenesteydelser (der ikke sker i tilknytning til bygge- og anlægsprojekter)
For indkøb af varer og tjenesteydelser der ikke sker ifm. et bygge- og anlægsprojekt fx ved indkøb af konsulenter til udviklingsopgaver, kontorudstyr etc. henvises til den generelle vejledning i udbud og indkøb.
Kombination af bygge- og anlægsarbejder/varekøb og tjenesteydelser
Hvor der indgår en kombination af bygge- og anlægsarbejder, vareindkøb og tjenesteydelser, må foretages en klassificering i forhold til, hvilken type anskaffelse, der er tale om.
Dette skal ske ud fra i) kontraktens hovedformål og ii) værdien af kontraktens enkelte dele.
Kontaktværdien
Kontraktværdien opgøres som et sagligt skøn over den samlede værdi i hele kontraktens løbetid, inkl. enhver form for option, mulighed for forlængelse eller anden udvidelse af kontrakten. Kontraktværdien opgøres ekskl. moms.
En kontrakt må ikke opdeles med det resultat, at et udbud undgås - medmindre det er objektivt begrundet. Beregning må ikke fastlægges med henblik på at udelukke udbuddet fra udbudslovens anvendelsesområde.
Hvis flere kontrakter tilsammen tjener til realiseringen af samme mål/projekt – opnåelsen af et samlet resultat, skal de lægges sammen.
Forvaltningsretlige principper: Principper designet til at sikre, at offentlige organer handler retfærdigt, gennemsigtigt og ansvarligt
Saglighed: Afgørelser og beslutninger skal være baseret på en objektiv vurdering af sagens faktiske forhold og de relevante juridiske regler. Personlige præferencer, tilfældigheder, osv. må ikke inddrages.
Økonomisk forsvarlig forvaltning: Offentlige midler skal forvaltes på en økonomisk ansvarlig og effektiv måde. Spild og unødige omkostninger skal undgås.
Forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn: Der må kun tage hensyn til de forhold, der er relevante for den konkrete sag, når der træffes en afgørelse.
Lighedsprincippet: Alle leverandører skal behandles lige under udbudsprocessen. Det betyder, at ingen leverandører får uretmæssig fordel eller ulempe.
Proportionalitetsprincippet: De krav og betingelser, som offentlige ordregivere stiller til leverandørerne, skal være forholdsmæssige i forhold til kontraktens formål. Krav må ikke være unødigt byrdefulde eller diskriminerende.
Habilitet ved udbud og indkøb af bygge- og anlægsopgaver
Når du som medarbejder er involveret i planlægning, vurdering eller tildeling af opgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, er det vigtigt, at du er opmærksom på reglerne om habilitet. Du må ikke deltage i sagsbehandling, hvis du har en personlig eller økonomisk interesse i sagen – fx hvis du er i familie med en leverandør, tidligere har arbejdet for en af tilbudsgiverne, eller selv har økonomiske relationer til dem.
Formålet med habilitetsreglerne er at sikre, at alle leverandører behandles lige, og at beslutninger træffes objektivt og sagligt. Hvis du er i tvivl om din habilitet, skal du altid drøfte det med din leder, inden du deltager i arbejdet. Det er bedre at afklare tvivl end at risikere at bringe kommunens troværdighed i fare.