Mødedeltagelse

Mødefravær

Kommunalbestyrelsesmedlemmer har som udgangspunkt pligt til at deltage i bestyrelses- og udvalgsmøder. Dog ophæves mødepligten ved lovligt forfald:

• Sygdom
• Sygdom hos medlemmets barn eller anden nærtstående person
• Graviditet, barsel eller adoption
• Varetagelse af andet offentligt hverv, der er borgerligt ombud. Medlemmet vil normalt selv kunne bestemme hvilket hverv, den pågældende vil møde til
• Arbejdsmæssige pligter i et ansættelsesforhold, uanset at medlemmet efter loven altid har ret til fravær fra arbejdet
• Varetagelse af selvstændige erhvervsmæssige interesser, såfremt varetagelsen er en forudsætning for at undgå alvorlig ulempe eller tab
• Studier, der hindrer medlemmets varetagelse af hvervet, f.eks. studieophold i udlandet, eller hvis varetagelsen af hvervet forhindrer medlemmet i at gå til eksamen.
• Ferie, der hindrer medlemmet i at varetage hvervet. Hvorvidt der er tale om en hindring må vurderes ud fra medlemmets opholdsted på mødetidspunktet, om det er forbundet med væsentlig ulempe at møde op, herunder vurdering af transporttiden og de dermed forbundne omkostninger.

Indkaldelse af stedfortræder

Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde i kommunalbestyrelsen, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i mødet. Dette gælder ikke for udvalgsmøder. Men når et medlem er forhindret i at varetage hvervet i en forventet periode af mindst en måned, vil der blive indkaldt en stedfortræder til at varetage alle medlemmets hverv, dvs. også deltagelse i udvalgsmøder.

For at stedfortræderen kan indtræde, kræves det i begge de ovennævnte situationer at kommunalbestyrelsen vurderer, at medlemmet har lovligt forfald.

Såfremt et medlem udtræder i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse e.lign., besættes den ledige plads af samme gruppe.

Procedure ved afbud

Et enkelt møde
Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde i kommunalbestyrelsen meddeles det til Borgmesteren eller Økonomi & Stab. Meddelelsen gives så vidt muligt på mail eller pr. brev, men dog telefonisk såfremt det sker på den samme dag, som mødet finder sted.
I meddelelsen skal angives årsagen til forhindringen. Økonomi & Stab sørger derefter for at indkalde stedfortræderen til mødet.

Når et medlem er forhindret i at deltage i et udvalgsmøde gives besked til det pågældende udvalgssekretariat. Såfremt afbuddet sker samme dag som mødet afholdes gives telefonisk besked.

En længere periode
Når et medlem har lovligt forfald i en periode over en måned meddeles dette Borgmesteren eller Økonomi & Stab. Meddelelsen gives så vidt muligt på mail, så tidligt som muligt inden førstkommende kommunalbestyrelsesmøde. I meddelelsen skal angives årsagen til forhindringen. Sekretariat for Politik og Ledelse (SPL) udarbejder derefter en sag vedr. indkaldelse af stedfortræder til alle medlemmets hverv.

Som første punkt på mødet træffer kommunalbestyrelsen stilling til om betingelserne for indkaldelse af stedfortræder er til stede, og om det er rette stedfortræder, der er indkaldt.

Et medlem af kommunalbestyrelsen kan ikke deltage i kommunalbestyrelsens behandling af, om betingelserne for midlertidig indkaldelse af stedfortræder for vedkommende er opfyldt. Vedkommende er inhabil efter forvaltningslovens § 4, stk.3.