Brug af den kommunale administration

Kommunalbestyrelsesmedlemmerne kan bruge administrationen på følgende måder:

Praktiske spørgsmål

Praktiske spørgsmål vedr. afholdelse af møder, afbud til møder, betaling af regninger, deltagelse i konferencer, kurser og lign. rettes i forbindelse med:

• Hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem: Til Økonomi & Stab, som betjener Økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Kontakt Hanne Pedersen på Hanne.Pedersen@albertslund.dk eller 4368 6005.

Sagsindsigt og spørgsmål til administrationen

Det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem har ret til at få indsigt i eller en kopi af eksisterende sagsmateriale i den kommunale administration (jf. styrelseslovens §9).

Ovennævnte regler betyder, at det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem har ret til at få indsigt i eller kopi af eksisterende materiale. Det enkelte medlem har som udgangspunkt ikke krav, at der tilvejebringes nyt materiale, se dog nedenfor.

Som udgangspunkt skal henvendelser om sagsindsigt ske til borgmesteren, som øverste leder for administrationen.

Administrationen skal vejlede medlemmerne med henblik på at finde de relevante oplysninger, hvis de findes. Det er ikke nødvendigt, at medlemmet kan identificere det materiale der ønskes indsigt i, men skal blot kunne gøre det muligt for administrationen at finde relevant materiale.

Læs mere om sagsindsigt 

Indhentelse af nye oplysninger

Det enkelte medlem kan desuden stille forslag om, at der skaffes nye oplysninger - enten i den enkelte sag eller mere generelt. Men det er udvalget eller i sidste instans kommunalbestyrelsen, der bestemmer om det skal ske.

Praksis i Albertslund

• Generelle spørgsmål/henvendelser rettes enten direkte til borgmesteren, kommunaldirektøren eller til Økonomi & Stab
  
  
• Spørgsmål/henvendelser, der hører under et udvalgs sagsområde, rettes enten til borgmesteren eller til direktøren for det pågældende sagsområde

Spørgsmålene formuleres skriftligt, og gerne pr. mail. Mails skal stiles til afdelingens postkasse, som ekspederer den videre til direktøren.
Personale, der modtager mails direkte fra kommunalbestyrelsesmedlemmer videresender dem til direktøren eller den, som er bemyndiget til på direktørens vegne at behandle henvendelser fra KB-medlemmerne.
Hvis der er behov for hjælp fra administrationen for at identificere det ønskede materiale, kan henvendelser ske telefonisk eller på mail til direktøren eller en medarbejder, direktøren har bemyndiget til at behandle henvendelser.

Borgmesteren eller direktøren vurderer derefter, om der er tale om:

1. Henvendelser, der umiddelbart kan besvares.
2. Henvendelser, der kræver frembringelse af nye oplysninger.

1. Henvendelser, der umiddelbart kan besvares
Hvis borgmesteren eller direktøren vurderer, at henvendelsen umiddelbart kan besvares, uden der skal udarbejdes nyt materiale eller indhentes nye oplysninger, bliver den straks sendt til ekspedition.
Svar afgives så hurtigt som muligt. Hvis det ikke kan ske inden 10 dage, får medlemmet skriftlig meddelelse om, hvornår svar kan forventes.

En kopi af spørgsmål og svar/materiale sættes på som orienteringspunkt på førstkommende kommunalbestyrelsesmøde for generelle spørgsmål og på førstkommende udvalgsmøde for spørgsmål under et udvalgs sagsområde.

2. Henvendelser der kræver frembringelse af nye oplysninger
Hvis borgmesteren eller direktøren vurderer, at der er tale om et ønske om frembringelse af nye oplysninger/statistikker m.v., og som vil betyde et ikke ubetydeligt tidsforbrug i administrationen, bliver spørgsmålet forelagt på førstkommende kommunalbestyrelses- eller udvalgsmøde til beslutning. Kommunalbestyrelsen eller udvalget vil i så fald skulle tage stilling til, om opgaven skal igangsættes. afdelingen bør i den forbindelse skønsmæssigt redegøre for det forventede tidsforbrug.
Såfremt det er et spørgsmål under et udvalgs sagsområde, vil spørgsmålet inden udvalgsmødet blive drøftet med borgmesteren som øverste leder af administrationen. Hvis borgmesteren finder, at der er tale om et stort tidsforbrug, som kommunalbestyrelsen bør tage stilling til, sætter han sagen på økonomiudvalgets og kommunalbestyrelsens dagsorden.