Lydoptagelse af samtaler eller møder
-
I Albertslund Kommune bliver vi af og til mødt med et ønske fra en borger om at optage en samtale eller et møde med en af kommunens medarbejdere, eller et ønske fra en ansat om at optage et møde med den ansattes leder.
KommuneMED har i marts 2018 vedtaget retningslinjer for optagelse af samtaler. Retningslinjerne gælder både for samtaler mellem borger og kommune og mellem den ansatte og ledelsen.
Retningslinjerne betyder, at borgerne som udgangspunkt gerne må lydoptage deres samtaler med kommunen med mindre særlige grunde gør sig gældende. Særlige grunde kan f.eks. være, at der er grund til at tro at samtalen ønskes optaget til chikanøse formål eller hvis mødet ikke kun handler om den pågældende borger, men andre personers rent private forhold også drøftes på mødet. Det samme gælder ansatte i deres møder med deres leder, hvis samtalen har tjenstlig karakter.
Af hensyn til medarbejdernes tryghed opfordrer HR til, at man på de enkelte arbejdspladser i de lokale MEDudvalg tager stilling til, i hvilke situationer, en medarbejder kan udskyde et møde, eller tage en leder eller kollega med til mødet, hvis det på dagen viser sig, at en borger ønsker at optage samtalen. Man skal på arbejdspladsen have for øje, at man i mange tilfælde må kunne forvente, at en erfaren medarbejder, som er vandt til borgerkontakt kan tage møder med borgere alene selvom disse møder optages. Man vil derfor på den enkelte arbejdsplads skulle tage stilling til i hvilke særlige tilfælde andet kan gøre sig gældende, og hvordan medarbejderen skal håndterer situationen. Det kan f.eks. være tilfælde, hvor der er en særlig historik med den pågældende borger, der gør at medarbejderen er utryg ved mødet, eller tilfælde, hvor der er tale om en nyuddannet eller helt ny medarbejder.
Hvis du har spørgsmål til retningslinjerne for optagelse af samtaler kan du kontakte HR & Jura.