Projektregnskaber
Her findes information vedrørende udarbejdelse af projektregnskaber i tilknytning til eksternt finansierede tilskud, fx offentlige puljer eller bevillinger fra fonde eller private institutioner.
Alle projektansøgninger skal godkendes af Kommunalbestyrelsen.
Projektskemaet SKAL udfyldes forud for angivelse af ansøgningen til Kommunalbestyrelsen.
Skemaet sendes til relevant økonomikonsulent på området og journaliseres på SBSYS sag nr.:
00.30.00-P20-1-16 med oplysning om projektperiode samt område.
afventer alternativt materiale fra BDO ved Helle:
Arbejdsplan for projektregnskaber
Afstemningsmodel for projektregnskaber
Før projektets opstart
Hvis det ansøgte projekts beløb overstiger 30.000 kr. skal projektet godkendes på Direktørforum (DIF). Det sker ved at oprette et dagsordenspunkt til førstkommende DIF-møde, hvor projektet beskrives. Til dagsordenspunktet skal følgende udfyldte dokumenter vedhæftes:
- Projektskema, find det her.
- Bevillingsskema, find det her.
- Skabelon til eksterne projekter, find den her.
Formålet med skemaerne er at strømline og lette projektadministration.
Det gælder desuden, at afdelingen i samarbejde med den/de relevante konsulenter i Økonomistyring forud for modtagelsen af tilskuddet skal:
- Orientere Økonomi om projektet (mail: okonomi.indkob@albertslund.dk) så de kan opdatere oversigten over kommunens eksterne projekter, som løbende forelægges DIF.
- Oprette kostbærere (psp-elementer/omkostningssteder), som er adskilt fra afdelingens øvrige økonomi.
- Skrive en mail til ØS Drift (mail: os.callcenter@albertslund.dk) med følgende oplysninger:
- Tilskudsgivers navn
- Projektets titel og nummer
- Tilskuddets størrelse og fordeling på rater
- Navn og nummer på den kostbærer, hvor beløbet skal bogføres.
Hvis det ansøgte beløb er under 30.000 kr. er der ikke behov for godkendelse fra DIF. Afdelingerne skal dog fortsat sikre den økonomiske håndtering af indtægten og forbruget samt eventuelle dokumentationskrav af forbrug og aktivitet fra tilskudsgiver.
Undervejs i projektet
Hvis der er risiko for budgetoverskridelser eller tilbagebetaling af tilskudsmidler på mere end 5 pct./10 pct.? af det samlede tilskudsbeløb for hele projektperioden (oplysninger mangler) skal DIF informeres. Skriv tekst om, hvordan/hvornår/hvilke oplysninger, der skal sendes til DIF? (oplysninger mangler). Hvis der er tale om budgetoverskridelser skal forslag til afdelingens egenfinansiering forelægges DIF i samme ombæring.
Hvis der er krav om revisionspåtegning af projektregnskabet – enten samlet for hele projektperioden eller for en del af projektperioden - skal der samles en revisionspakke, som indeholder alle relevante dokumenter, som fremgår af revisionens materialeplan (se link til materialeplan herunder). Desuden skal materiale jf. tilskudsgivers tilsags- eller bevillingsbrev ligeledes indgå i den samlede revisionspakke, fx statusrapport, faglig afrapportering, evaluering af projektet mv.
Når alle dokumenter jf. materialeplanen og tilsags-/bevillingsbrev er udfyldt og indsamlet, skal de sendes til kvalitetssikring hos den/de relevante konsulenter i Økonomistyring senest 5 uger før, projektregnskabet skal afleveres til tilskudsgiveren. Når kvalitetssikringen er afsluttet, sendes revisionspakken videre til huc@albertslund.dk med ØkonomiStyring på cc Indsæt mailadresse på vores ØS-fællesmail. Herefter sendes den samlede revisionspakke til den eksterne revision (BDO), som herefter har ca. 4 uger til gennemgang af projektregnskabet. I forbindelse med revisionen vil revisor foretage stikprøvekontroller af udgiftsbilag og evt. efterspørge yderligere materiale. Det er derfor en god ide på forhånd at have alle dokumenter samlet på et enkelt sted, så de nemt kan findes frem, fx i en SBSYS-sag.
- Revisionens materialeplan
- Evt. Tjekliste vedr. dokumenter, der indgår i revisionens materialeplan (ikke lavet endnu. (Helle laver den…)
- Evt. yderligere materiale fra BDO eller anden aktør (selvom BDO de siger, at de ikke har noget…)
Hvis tilskudsgiver har præfabrikeret og fremsendt skabeloner til brug ved udarbejdelsen af projektregnskabet, fx budget- og regnskabsskabeloner, statusrapport og ledelseserklæring, skal disse anvendes. Hvis det ikke er tilfældet, kan følgende skabeloner anvendes:
- Afstemningsmodel til projektregnskaber
- Eksempel på tro og love erklæring og note til projektet
Hvis der er krav om revisionspåtegning af projektregnskab, skal følgende dokumenter udfyldes og sendes til kvalitetssikring hos; ØS Callcenter på e-mail: os.callcenter@albertslund.dk, 5 uger før projektregnskabet skal afleveres til tilskudsgiveren. Det er aftalt med revisionen, at de skal have 4 uger til gennemgang. (tekst ændres og ny mail adresse)
Materialeplan VIGTIG - fremhæves
Skabelon til projektregnskab hvis ikke der er en præ-defineret regnskabsskabelon fremsendt fra tilskudsgiver, så kan denne skabelon anvendes.
Ledelseserklæring hvis ikke der er en præ-defineret ledelseserklæring fremsendt fra tilskudsgiver, så kan denne skabelon anvendes.
Særligt om tilbagebetalingspligt af modtagne tilskud:
Ifølge reglerne i Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om momsrefusion, skal kommunen indbetale 17,5 % af tilskud fra fonde, private foreninger, institutioner m.v. til momsrefusionsordningen.
Dette gælder uanset om det modtagne tilskud bruges til udgifter, hvor der afløftes moms, og uanset om den afløftede moms er større eller mindre end 17,5 % af tilskuddet.
Rent praktisk betyder det, at der kun kan afholdes udgifter for 82,5 % af tilskuddet. Hvis udgifterne overstiger 82,5 % af tilskuddet, skal afdelingen selv finansiere resten.
Vejledning til tilbagebetaling af refunderet moms (obs nyt link med opdateret bekendtgørelse mm.)
Praktisk information
Kommunens Bankoplysninger:
Jyske Bank
Reg. nr. 7134 Konto nr. 1079375
IBAN: DK7071340001079375
BIC/SWIFT: JYBADKKK
CVR.: 66137112
Internationalt momsnummer (SE-nr.): 29808228