Bilagsbehandling

Husk altid at vedhæfte kvittering eller faktura for varen eller ydelsen. 

Vejledning til betaling af regninger

Vejledning til bilagsforespørgsel

Vejledning til omposteringsbilag

Opret udlæg/betaling af manuel faktura

Delefakturaer

Kreditnotaer bør begrænses mest muligt, da de forvolder visse tekniske udfordringer for kommunen. Derfor bør man så vidt muligt sørge for at kreditnotaen ikke bliver bogført i Rollebi.

Hvis du modtager en faktura som er forkert, er der følgende muligheder: 

1. Hvis du modtager en fejlbehæftet faktura: Lad fakturaen ligge ubehandlet i indbakken indtil kreditnotaen er modtaget. Hvis fakturaen og kreditnotaen udligner hinanden, kan de begge efterfølgende 
   afvises til bogholder med beskeden: "Fakturaen udlignes af kreditnotanr. XXXXX" og
   "Kreditnotaen udligner fakturanr XXXXX".
2. Hvis det kun er en del af fakturaen, der krediteres, skal begge bilag behandles samme dag med samme forfaldsdato. Kreditnotaen skal altså bogføres ligesom en faktura, så sørger vores udbetalingssystem for at modregne kreditnotaen.
3. Hvis man modtager en kreditnota vedr. en allerede betalt faktura, skal man kontakte leverandøren og bede dem overføre beløbet til vores hovedkonto 7134 - 0001079375 med tydelig angivelse af modtagerafdeling (f.eks. "Borgerservice" el. "HV Skole")

Læs retningslinjen her: Håndtering af kreditnotaer (side 2)

Rykkerskrivelser og betalingsfrister fra leverandører 

Økonomi & Stab modtager en del rykkerskrivelser fra leverandører. I Økonomi Drift tjekker vi hvorvidt fakturaerne er betalt.

Hvis fakturaen ikke er betalt, skriver vi ind i "workflow-loggen" på det elektroniske bilag, at leverandøren har rykket for betaling. Herefter sendes en systemmail med betalingspåmindelse til den (eller de) medarbejdere som har fakturaen liggende i deres fakturaindbakke.

Det sker, at vi bliver rykket for betaling af fakturaer som er blevet afvist af en medarbejder. I disse tilfælde modtager medarbejderen en mail om, at leverandøren fortsat rykker for betaling, og medarbejderen bør derfor tage kontakt til leverandøren med henblik på afklaring af udeståendet.

Derudover kan leverandører også sende elektroniske rykkere som kommer ind i Rollebi, I skal derfor være opmærksomme på at rykkeren IKKE er en faktura som skal betales, men en rykker for at leverandøren mener at en faktura ikke er betalt.  

Elektronisk indkomne rykkere bliver altid sendt til det EAN-nummer som den oprindelige faktura er 
sendt til samt til den enhed/person som fakturaen ligger hos i systemet.   
1. Hvis du har betalt fakturaen som rykkeren vedrører, skal du blot afvise rykkeren. Påfør besked om
at den allerede er betalt.
2. Hvis fakturaen ikke er betalt skal du godkende rykkeren og betale fakturaen.
3. Hvis der er gebyr på den elektroniske rykker, så vil der automatisk blive genereret en faktura på
gebyret som sendes til det oprindelige EAN-nummer.

For at undgå unødvendige rykkerskrivelser er det vigtigt at kontakte leverandøren både når betalingen forsinkes mærkbart, fx pga. fejl eller mangler i leveringen, og altid inden en faktura afvises til bogholder.

Kommunen modtager mange rykkegebyrer, kompensationsgebyrer og morarenter som følge af korte betalingsfrister fra leverandørerne. Økonomi og Stab anbefaler, at der som udgangspunkt er 30 dages betalingsfrist på alle fakturaer, hvilket bør aftales med alle leverandører fremadrettet.

Økonomi og Stab har derfor udarbejdet et eksempel på en skrivelse til de leverandører, som har en betalingsfrist på under 30 dage, som findes her.

Kontakt ØS Callcenter, hvis du er i tvivl.

Bogføring af rykkergebyr

I tilfælde af, at fakturaer er blevet pålagt gebyrer grundet overskridelse at den påskrevne forfaldsdato er nedenstående praksis gældende for kontering. Det gælder kontering af eksempelvis rykkergebyrer, morarenter og kompensationsgebyrer.

Der skal anvendes følgende artskonti (og kun disse) til konteringen af rykkergebyr, kompensationsgebyr osv.:

Renter, morarenter, kompensationsgebyrer uden moms: 40234000

Renter, morarenter, kompensationsgebyrer med moms: 49234000

Kostbærer (omkostningssted eller psp-element) skal bruges alt efter hvor rykkeren hører til. 

Ved årets udgang opgør Økonomi & Indkøb de samlede renter i Kommunen ud fra de to artskonti ovenfor.

Grundlæggende vejledning i artskontering

Du kan se oversigten over de artskonti der er i spil nedenfor. Hvis der er spørgsmål i forbindelse her med, så kan ØS callcenter kontaktes.

Reduceret kontoplan fra 2020

Den nedenstående vejledning skal udfyldes, underskrives og vedhæftes på bogføringen hvis I mangler en kvittering for et køb. Det er vigtigt at udfylde alle informationerne i erklæringen. 

Tro- og Loveerklæring vedr. manglende kvitteringer

Find her vejledningen til opsætning af stedfortrædere. 

Opsætning af stedfortræderregler

Hvis I har brug for hjælp kan I kontakte ØS Callcenter på os.callcenter@albertslund.dk

Vejledning til Udlægs-app