Bilagsbehandling

Husk altid at vedhæfte kvittering eller faktura for varen eller ydelsen. 

Vejledning til betaling af regninger

Vejledning til bilagsforespørgsel

Vejledning til omposteringsbilag

Opret udlæg/betaling af manuel faktura

Delefakturaer

Kreditnotaer bør begrænses mest muligt, da de forvolder visse tekniske udfordringer for kommunen. Derfor bør man så vidt muligt sørge for at kreditnotaen ikke bliver bogført i Rollebi.

Hvis du modtager en faktura som er forkert, er der følgende muligheder: 

1. Hvis du modtager en fejlbehæftet faktura: Lad fakturaen ligge ubehandlet i indbakken indtil kreditnotaen er modtaget. Hvis fakturaen og kreditnotaen udligner hinanden, kan de begge efterfølgende 
   afvises til bogholder med beskeden: "Fakturaen udlignes af kreditnotanr. XXXXX" og
   "Kreditnotaen udligner fakturanr XXXXX".
2. Hvis det kun er en del af fakturaen, der krediteres, skal begge bilag behandles samme dag med samme forfaldsdato. Kreditnotaen skal altså bogføres ligesom en faktura, så sørger vores udbetalingssystem for at modregne kreditnotaen.
3. Hvis man modtager en kreditnota vedr. en allerede betalt faktura, skal man kontakte leverandøren og bede dem overføre beløbet til vores hovedkonto 7134 - 0001079375 med tydelig angivelse af modtagerafdeling (f.eks. "Borgerservice" el. "HV Skole") og herefter skrive en mail til ØS callcenter og oplyse at I forventer xx kr. og hvor dette skal bogføres. 

Læs retningslinjen her: Håndtering af kreditnotaer (side 2)

Rykkerskrivelser og betalingsfrister fra leverandører 

Økonomi & Stab modtager løbende rykkerskrivelser fra leverandører. Er fakturaen ikke blevet betalt fremsender ØS en automatisk betalingspåmindelse eller en mail til vedkommende som har fakturaen liggende. Medarbejderen skal herefter kontakte leverandøren for at afklare udeståendet.

Leverandører kan også sende elektroniske rykkere via Rollebaseret Indgang (Rollebi). En rykker er ikke en faktura, men en meddelelse om, at leverandøren mener, at en faktura ikke er betalt. Elektroniske rykkere fra leverandøren sendes altid til det EAN-nummer, som den oprindelige faktura er sendt til.

Hvis du modtager en elektronisk rykker:

1. Er fakturaen allerede betalt, afviser du rykkeren og skriver, at fakturaen er betalt.
2. Er fakturaen ikke betalt, godkender du rykkeren og betaler fakturaen.
3. Indeholder rykkeren et gebyr, oprettes der automatisk en faktura på gebyret, som sendes til det oprindelige EAN-nummer.
4. Er der tvivl om indholdet i fakturaen, skal du kontakte leverandøren for en afklaring.

Undgå unødvendige rykkere:

For at undgå rykkerskrivelser er det vigtigt at kontakte leverandøren, hvis betalingen bliver forsinket, eksempelvis på grund af fejl eller mangler i leverancen. Leverandøren bør også kontaktes, inden en faktura afvises.

Kommunen modtager mange rykkergebyrer, kompensationsgebyrer og morarenter som følge af korte betalingsfrister. Økonomi & Stab anbefaler derfor som udgangspunkt en betalingsfrist på 30 dage, hvilket bør aftales med leverandørerne.

Der findes et standardbrev til leverandører med betalingsfrister under 30 dage, som kan findes her.
Kontakt ØS Callcenter, hvis du er i tvivl.

Bogføring af rykkergebyrer:

Rykkergebyrer, morarenter og kompensationsgebyrer skal konteres på følgende artskonti:

• 40234000: Renter, morarenter og kompensationsgebyrer uden moms
• 49234000: Renter, morarenter og kompensationsgebyrer med moms

Anvend det relevante omkostningssted eller PSP-element som kostbærer.

Ved årets udgang opgør Økonomi & Indkøb kommunens samlede renteudgifter på baggrund af disse to artskonti.

Grundlæggende vejledning i artskontering

Du kan se oversigten over de artskonti der er i spil nedenfor. Hvis der er spørgsmål i forbindelse her med, så kan ØS callcenter kontaktes.

Reduceret kontoplan fra 2020

Den nedenstående vejledning skal udfyldes, underskrives og vedhæftes på bogføringen hvis I mangler en kvittering for et køb. Det er vigtigt at udfylde alle informationerne i erklæringen. 

Tro- og Loveerklæring vedr. manglende kvitteringer

Find her vejledningen til opsætning af stedfortrædere. 

Opsætning af stedfortræderregler

Hvis I har brug for hjælp kan I kontakte ØS Callcenter på os.callcenter@albertslund.dk

KMD Opus Medarbejder (Ny app): I appen kan du tidsregistrere, indberette kørsel, timer og tillæg, fravær, flex samt tilføje personlige oplysninger. 

Mine bilag: I appen er der mulighed for at se og behandle bilag fra bilagsindbakken i Rollebi på farten. Dog er det begrænset ift. bogføring af bilag. 

Mine udlæg: I appen kan du oprette personlige udlæg. Vejledning til Udlægs-app

DSB app: Læs mere om det her. 

Hvordan får du appen? Din leder bedes kontakte ØS Callcenter og informere at du skal have adgang til ovenstående apps.

Kaunt er navnet på den robot, som er oprettet hos Albertslund Kommune til at udføre automatisk 
kontering og fakturering.  
   
Kaunt er en softwarerobot, der ved hjælp af kunstig intelligens konterer og/eller bogfører elektroniske fakturaer i Rollebi. Kaunt oprettes som en bruger på lige fod med ”almindelige” medarbejdere 
og kan betragtes som en ”digital kollega”. Som enhver anden ny medarbejder lærer Kaunt at kontere og 
bogføre ved at se de mere erfarne medarbejdere over skulderen. Kaunt efterligner med andre ord vores medarbejderes bogføringspraksis. 

Kaunt kan opsættes til:

1) at kigge på alle fakturaer og herefter komme med forslag om hvor de skal konteres baseret på tidligere fakturaer fra samme leverandør på samme EAN-nummer. Medarbejderen kan blot slette forslaget hvis ikke de mener, at det er korrekt.  

2) at kigge på alle fakturaer og herefter alene bogføre de fakturaer, hvor kaunt 
føler sig tilpas sikker på baggrund af den mønstergenkendelse, der måtte være. Dette kan både opsættes på bestemte leverandører og/eller på bestemte beløbsgrænser. 

Der kan ikke sættes et konkret antal på, hvor mange fakturaer kaunt skal se i en given sammenhæng, 
før den føler sig sikker, da den tager højde for mange elementer. Herunder lærer kaunt også af eventuelle 
rettelser, som en mere erfaren medarbejder foretager på et originalbilag, som Kaunt har behandlet.  

Vær opmærksom på at det kan tag Kaunt op til 1 døgn at kigge på fakturaerne, når de fremgår af dens indbakke i Rollebi. Det betyder, at medarbejderne i praksis godt kan komme til at behandle fakturaer, før kaunt tager dem, da dette typisk sker den efterfølgende nat. Vi opfordrer derfor alle medarbejdere til at lade ny-tilkomne fakturaer ligge til dagen efter, for at give kaunt mulighed for at behandle dem.  

Derudover kan Kaunt lære rigtig meget af at analysere den historiske bogføringspraksis. Men kaunt kan desværre ikke forudsige, hvad en menneskelig kollega ville have skrevet i posteringsteksten.  
Derfor er kaunt indstillet til at påføre den største varelinje på fakturaen som posteringstekst.

Kontakt ØS Callcenter hvis I har spørgsmål eller ønsker opsætning af Kaunt.