Analyse - Konsolidering af indkøb, drift og pc

Albertslund Kommune har igangsat en analyse i samarbejde med IT Optima som led i det vedtagne budgetkatalogforslag 6.1 – Konsolidering af drift og indkøb af IT‑systemer og PC’ere.

Budgetforslaget tager afsæt i, at kommunens ca. 450–500 digitale løsninger udgør kritisk infrastruktur, som skal være driftssikker, bæredygtig og økonomisk gennemsigtig.

Analysen skal give kommunen et samlet, datadrevet overblik over IT‑anvendelse, IT‑omkostninger og brugeroplevelser, så vi er bedre rustet til:

• fremtidige tværkommunale samarbejder om fælles IT‑drift (4–5 nationale centre jf. Økonomiaftalen 2026)
• styrkelse af cybersikkerhed og compliance
• prioritering af fremtidige IT‑ og digitaliseringstiltag

Budgetkatalogforslag 6.1 fastlægger følgende overordnede formål med analysen:

1. Skabe gennemsigtighed i kommunens samlede IT‑ og teknologiforbrug
2. Styrke cybersikkerhed og dokumentation i forhold til lovgivning (fx GDPR, NIS2 og AI‑forordningen)
3. Understøtte en bæredygtig og moderne digital forvaltning
4. Opnå besparelser og optimeringer gennem konsolidering, transparens og genbrug
5. Skabe grundlag for bedre beslutninger og politisk overblik

Analysen er dermed en kortlægning af “as is”, som danner udgangspunkt for konkrete anbefalinger (“to be”) og en plan for implementering fra 2. halvår 2026.

Brugerundersøgelse blandt medarbejdere og ledere

Brugerundersøgelsen afdækker medarbejderes og lederes oplevelse af IT i hverdagen – med fokus på, hvordan IT understøtter kerneopgaven.

Undersøgelsen omfatter bl.a.:

• brugervenlighed og stabilitet i IT‑systemer
• oplevelsen af IT‑support
• i hvilken grad IT og digitale værktøjer understøtter arbejdsopgaverne

Brugerundersøgelsen sendes ud: 27. april 2026 og der er 2 ugers svartid

Alle medarbejdere i Albertslund kommune, som har en @albertslund.dk-mail, vil via mail med link til undersøgelsen få mulighed for at svare.

Deltagelse er vigtig, da resultaterne bruges samlet og anonymt til at identificere styrker og forbedringsområder på tværs af kommunen.

Hvorfor vil ikke alle medarbejdere deltage i brugerundersøgelsen?

Da undersøgelsen bygger på et fastlagt spørgeformat, som IT Optima har designet og kørt i 70 andre kommuner, er der denne afgrænsning af medarbejdergruppen.

Da analysens anden del (se mere nedenfor) bygge på økonomidata over it-forbrug for alle fagområder, vil fagområder, hvor kun få medarbejdere deltager i brugerundersøgelsen alligevel få udbytte af analysens resultater.

Brugerundersøgelsen sendes ud: 27. april 2026, og der er 2 ugers svartid

Alle medarbejdere i Albertslund kommune, som har en @albertslund.dk-mail, vil via mail med link til undersøgelsen få mulighed for at svare.

Deltagelse er vigtig, da resultaterne bruges samlet og anonymt til at identificere styrker og forbedringsområder på tværs af kommunen.

• Du modtager en invitation til brugerundersøgelsen, hvis du har en @albertslund.dk-mail
• Dine besvarelser er anonyme og behandles samlet
• Dine input er med til at forme fremtidige forbedringer af IT‑understøttelsen

Ledere kan henvise til denne side, når de opfordrer medarbejdere til at deltage i undersøgelsen.

Den økonomiske analyse omfatter både fælles, tværgående systemer og fagsystemer. Blandt de navngivne systemer indgår bl.a.:

• AULA
• DUBU
• Cicero / Fælles Bibliotekssystem (FBS)
• KY
• KSD
• SAPA
• Serviceplatformen
• OS2‑løsninger
• ESDH – SBSYS
• Opus (økonomi, løn og personale)
• Mercell (indkøb)
• KMD Vagtplan
• Cura (pleje og omsorg)
• EG Sensum (social- og handicapområdet)
• Tabulex TEA (skoleadministration)
• Momentum (jobcenter)
• Byg og Miljø (byggesager)
• KMD Insight (ledelsesinformation)
• KMD Institution (dagtilbud)
• Diverse GIS‑løsninger (fx WebGIS, Kortinfo, Spatial Suite, GIS‑Portal, MapInfo m.fl.)
• Microsoft 365‑licenser og tillægslicenser (fx Copilot)

Listen er ikke udtømmende, men illustrerer bredden i de systemer, som analysen forholder sig til.

Den økonomiske analyse kortlægger kommunens samlede IT‑omkostninger i perioden 2022–2025 gennem data fra nedslagsårene 2022 og 2025.

Analysen omfatter bl.a.:

• PC’er, mobiler og tablets
• overvågningskameraer og droner
• AV‑udstyr i mødelokaler
• servere, licenser og datainfrastruktur
• digitale løsninger, herunder velfærdsteknologi og kunstig intelligens
• IT‑relaterede lønomkostninger

I tråd med budgetkatalogforslaget belyser analysen også:

• eksisterende kompetencer og behov for opkvalificering
• compliance og dokumentation ved anvendelse af eksisterende løsninger som fx KITOS, Cerivo (tidligere Wired Relations), Topdesk og Teams
• behov for skærpede processer for godkendelse og indkøb af nye systemer, licenser og hardware

Resultaterne af analysen anvendes til:

• at skabe et fælles og dokumenteret overblik over kommunens IT‑landskab
• at identificere muligheder for konsolidering og bedre styring af systemer og licenser
• at styrke governance og sikre, at nye digitale løsninger er registreret og godkendt
• at danne grundlag for prioriteringer og implementering fra 2. halvår 2026

Analysen fører ikke i sig selv til ændringer, men danner grundlag for efterfølgende politiske og ledelsesmæssige beslutninger.

• IT‑analysen forventes ikke at have negative konsekvenser for servicen til borgerne. Tværtimod vil et bedre overblik understøtte en mere velfungerende digital forvaltning.
• Analysen medfører ingen personalereduktioner, men kan på sigt give anledning til ændringer i opgavesammensætning og samarbejdsformer.

Der er afsat 750.000 kr. i 2026 til gennemførelse af IT‑analysen. Efter analysen indgår finansiering af en IT‑projektleder fra 2027 som led i implementeringen af de politiske beslutninger, finansieret gennem omplacering af eksisterende budgetter.

På længere sigt kan analysen bidrage til bedre overblik over kommunens CO₂‑aftryk, fx i relation til dataopbevaring og anvendte digitale løsninger.