Arkivering af vores digitale arkiver
På denne side finder du hjælp og retningslinjer til korrekt arkivering og kassation af kommunens dokumenter – både digitale og fysiske. Du kan læse, hvad der skal gemmes, hvad der skal kasseres, hvornår dokumenter skal scannes, og hvordan du håndterer papirarkiver. Siden viser også, hvem du skal kontakte ved tvivl, oprydning eller indlevering til kommunens arkiv.
Arkivering og kassation
Arkivering er lovpligtig på det kommunale område (jf. arkivloven) og er en vigtig forudsætning for bevaring af viden. De vigtigste formål er overlevering af viden, kontinuerlighed i administration, hensyn til aktindsigt, især for borgere, og historisk forståelse.
Digital aflevering til Rigsarkivet foregår via forvaltningernes egne sagsbærende fagsystemer. Alle forvaltninger udpeger ansvarlige kendere af fagsystemerne til at deltage i de løbende afleveringsprocesser.
Alle er også forpligtet til at hjælpe med at bevare ældre dokumenter o.lign der stadig måtte forefindes på papir: Det kan være sagsakter, notater, protokoller med referater, vedtægter, regnskab, prognoser, virksomhedsplaner, tegninger, eksamensbeviser, nyhedsbreve, udvalgsbehandling, klagesager, mikrofilm, kassettebånd, mv. Forpligtelsen gælder også trykt og publiceret materiale, som skal afleveres til det kongelige bibliotek, hvis det ikke har været gjort, da tryksagen blev fremstillet.
Alle dokumenter fundet på papir der er fra før 1.1.1970 bør hurtigst muligt indleveres til kommunens arkiv for papir ( der ligger i kælderen under BLOK B) . Indleveringen sker ved at kontakte: tor@albertslund.dk
Dokumenter for perioden 1970-2006
Bevaringsværdige dokumenter på papir for perioden 1970-2006 kan indleveres til kommunens papirarkiv efter aftale. Det kræver, at der er kapacitet til dette på kommunens arkiv - større arkiver kan ikke modtages. Dokumenterne skal sorteres, renses for clips og plastic inden indlevering. Såfremt man ikke ønsker eller ikke kan indlevere dem på grund af pladsproblemer, beholdes dokumenterne på egen lokalitet og helst i eget arkivrum, et depotrum dedikeret til dette formål. Indleverer man dem til kommunens papirarkiv, overgår ansvaret for bevaring og korrekt brug til Økonomi og Stabs arkivfunktion - har man dem i eget arkiv skal man selv forvalte henvendelser udefra i forhold til regler for aktindsigt og anden interesse fra borgere.
Dokumenter for perioden 2006-idag
Dokumenter på papir, der er fra 2007 og frem til idag, og som skal bevares , bør digitaliseres (scannes) . Disse skal efterfølgende journaliseres til SBSYS.
Sager på papir som overlapper perioderne foroven, behandles efter datoen på det ældste dokument i sagsgangene (dvs fraregnet evt ældre bilag). Såfremt et bilag til en sag er fra før 1970 bør originalerne dog stadig indleveres til kommunens papirarkiv og kopier af bilagene i stedet gemmes ved sagen.
Det fremgår af Rigsarkivet og KLE Online hvad der skal gemmes og hvad der skal kasseres. Er man i tvivl så kontakt tor@albertslund.dk.
Alle er meget velkomne til at kontakte arkivaren om oprydning og indretning af arkiver, gerne inden en oprydningsproces.
Brug af kommunens papirarkiv under BLOK B administreres af ØS.
Arkivalier kan udlånes hvis man har brug for dem til administrative formål eller til borger- og erhvervsservice. Returnering aftales med arkivaren tor@albertslund.dk.
Arkivet indeholder kun de papir-arkivalier som er indleveret til og dermed bevaret på kommunens papirarkiv - i øvrigt henvises til forvaltningernes og institutionernes egne arkiver.
Ikke alle dokumenter skal gemmes for altid. Kassation betyder, at materiale bortskaffes på en sikker og korrekt måde, når det ifølge lovgivning og regler ikke længere har administrativ, juridisk eller historisk værdi.
Dokumenter der ikke skal bevares. skal kasseres (makuleres).
Hvad der skal kasseres – og hvornår – fremgår af Rigsarkivets regler og KLE Online. Kassation må aldrig ske vilkårligt og skal altid ske i overensstemmelse med gældende bevarings- og kassationsbestemmelser. Dokumenter med personfølsomme oplysninger skal desuden makuleres sikkert.
Er du i tvivl om, hvorvidt et dokument må kasseres, eller har du brug for hjælp i forbindelse med oprydning, er du altid velkommen til at kontakte arkivaren på tor@albertslund.dk – gerne inden en kassationsproces påbegyndes.
Pligtaflevering
Når kommunen selv laver og offentliggør et værk (fx el lokalplan, en vejledning eller lignende) er kommunen forpligtet til at aflevere kopier til Det Kongelige Bibliotek. Dette er for at bevare den lokale kulturarv
Det er kun publikationer, som kommunen selv laver og offentliggør, der skal afleveres. Det kan fx være lokalplaner, vejledninger, personaleblade, beretninger, regnskaber, lydudgivelser, billede-/filmudgivelser og lignende.
Publikationer, som kommunen får fremstillet af eksterne bogtrykkere eller andre eksterne producenter, skal afleveres af fremstiller. Publikationer som ikke udgives, og interne dokumenter, fx referater fra møder i forvaltningen, arbejdspapirer og lignende beregnet til sagsbehandling mv., skal ikke afleveres.
Alle kommunens institutioner, herunder forvaltningerne på rådhuset, plejehjem, børnehaver, skoler, klubber mv. er forpligtede til at aflevere offentliggjorte værker som de selv har lavet.
Materiale, som offentliggøres på kommunens internet (albertslund.dk), er omfattet af afleveringspligt.
Afleveringspligten er opfyldt ved, at Det Kongelige Bibliotek har adgang til at rekvirere eller fremstille eksemplarer af materialet fra kommunen.
For nærmere oplysninger om pligtaflevering se www.pligtaflevering.dk.
Har du spørgsmål til arkiveringsregler
Kontakt vores arkivar Troels Torp Øhlenschlæger
tor@albertslund.dk