Retningslinje for særlige begivenheder

Vejledning/retningslinjer til chefer og ledere

I nedenstående beskrives de retningslinjer, der er gældende i forhold til særlige begivenheder som f.eks. jubilæum, receptioner osv. Hvis der i øvrigt opstår tvivlsspørgsmål i forbindelse med afholdelse af særlige begivenheder, bør man spørge direktøren for det pågældende område. 

Jubilæum for institutioner i Albertslund Kommune

Der inviteres ind imellem i Albertslund Kommune til arrangementer, hvor kommunalbestyrelsesmedlemmernes/administrationens deltagelse helt eller delvist tjener et repræsentativt formål. Det drejer sig f.eks. om arrangementer i anledning af en institutions jubilæum, en indvielse eller sports- og kulturbegivenheder. Disse arrangementer er kendetegnet ved, at de ikke er målrettet den enkelte medarbejder eller dennes arbejdsplads.

I Albertslund Kommune inviteres borgmesteren samt det pågældende fagudvalg (alternativt hele Kommunalbestyrelsen), kommunaldirektør samt områdedirektør til receptionen. På denne måde undgås det, at der ikke glemmes nogen ved den udsendte invitation.

Den pågældende afdeling/afdelingschef er ansvarlig for (i samarbejde med Sekretariatet for Politk & Ledelse), at der indkøbes gave fra Albertslund Kommune. Der købes én samlet gave som er fra det politiske niveau samt direktionen.

I praksis vil det være borgmesteren eller udvalgsformanden, der medbringer gaven.

I henhold til ’God adfærd i det offentlige’ kan en myndighed i et vist omfang modtage gaver, hvis gaven er tiltænkt myndigheden som institution og ikke myndighedens ansatte som personer. For at lægge et fornuftigt niveau, anbefales det derfor, at gaven til et jubilæum for en institution svarer til prisen tre flasker rødvin. Konkret betyder det, at der i Albertslund Kommune maksimalt indkøbes gaver til virksomheder/institutioner for 300 kr. Der bør være fokus på brugerne, når der indkøbes gaver. Det kunne eventuelt være et brætspil, bøger til oplæsning, spil til X-box/PlayStation, store grønne planter til huset m.v. Ofte har lederen af institutionen en idè til gave.  

Jubilæum for ansatte

I Albertslund Kommune fejres jubilæum for kommunens ansatte ved 25 år og 40 år.

Det markeres ved, at der gives en blomst med borgmesteren som afsender. Det praktiske herfor håndteres af afdelingen selv – se yderligere information på kommunens medarbejderside.

Der udbetales gratiale pr. automatik via lønudbetalingen.

Der ydes et max. beløb på 1.000 kr. til hjælp til dækning af reception eller morgenmad for afdelingen alt efter, hvad den ansatte ønsker/vælger. Beløbet dækkes af afdelingens eget budget. Såfremt den ansatte ikke ønsker markering respekteres det, men beløbet udbetales ikke til den ansatte.

I særlige tilfælde, hvor den ansatte har en stor berøringsflade, kan dispenseres for ovenstående regler f.eks. ved en direktør eller afdelingchefs jubilæum. I hvert enkelt tilfælde vurderer nærmeste direktør/kommunaldirektøren, hvad der er et rimeligt niveau for udgiftsafholdelse.

Receptioner ved fratrædelse

Albertslund Kommune betaler udgifterne ved en fratrædelsesreception, hvis der er tale om chefers eller direktørers/kommunaldirektørers fratrædelser. Øvrige ansatte betaler selv ved en fratrædelse.

Receptioner ved fratrædelse ift. pension/efterløn

Albertslund Kommune betaler udgifterne for en reception, når medarbejdere går på pension/efterløn.

Albertslund Kommune giver en vingave bestående af 6 flasker vin, som tak for indsatsen i kommunen.

Leder/afdelingschef bestiller vingaven hos Indkøbsafdelingen.

Runde fødselsdage

Albertslund Kommune betragter det som en privat sag. Såfremt en ansat ønsker at markere det, må den ansatte selv betale for en evt. reception eller andet.

Julegaver

I Albertslund Kommune gives der ikke julegaver til ansatte på baggrund af princippet om økonomisk ansvarlig forvaltning, samt lighedsprincippet.

Som 'gaver' anses personalegoder, der ikke skal bruges i forbindelse med selve arbejdet, herunder påskønnelser i form af vin, blomster mv. op til juleferien.

Der kan i afdelingen holdes en lille komsammen op til jul, hvor leder/chef ønsker god jul med de ansatte.

Det er den enkelte leders ansvar, at dette overholdes.

Længere tids sygdom for ansatte

Albertslund Kommune sender en blomst til den ansatte ved længere tids sygdom. Den nærmeste leder/afdelingschefen vurderer, hvor ofte der sendes en hilsen fra afdelingen. Prisniveauet ligger på max 300 kr.

Begravelse for ansatte i kommunen

Albertslund Kommune sender en bårebuket til nuværende ansatte i Albertslund Kommune. Der sendes en bårebuket/ buket til ca. 300 kr, som betales af afdelingens eget budget.

Såfremt afdelingen ønsker at betænke tidligere ansatte i kommunen, kan der samles ind blandt personalet.

Det er muligt at deltage i begravelsen, såfremt familien ønsker deltagelse fra arbejdspladsen. Man deltager i begravelsen efter aftale med sin nærmeste leder.

Udarbejdet 1. november 2018
Sags nr. 00.01.00-A26-1-18/DST