Autorisationer
Her kan du som leder læse om hvordan du autoriserer dine medarbejdere til kommunens systemer som administreres af Økonomi og Stab
Autorisation af medarbejdere
Følgende sagsgang er anbefalet af IT-Revisionen og godkendt af Direktørforum:
Når en ny medarbejder skal tildeles autorisationer i systemer der administreres af Økonomi og Stab, skal den nærmeste leder sende en mail i rimelig tid til ØS-Callcenter med en anmodning om at medarbejderen bliver tildelt de pågældende rettigheder.
Det er ikke nok at medarbejderen selv eller en kollega sender en lignende mail til ØS Callcenter (heller ikke selvom lederen er på mailen som cc.).
Sagsgangen for oprettelse af brugere tilsiger, at der skal være en direkte ledelsesgodkendelse.
Ovenstående sagsgang er ligeledes gældende hvis det omhandler ændringer i allerede oprettede autorisationer.
Hvis en nyansat alene skal kunne flex registrere, så skal navnet og medarbejdernummer sendes til ØS-callcenter.
Hvis en medarbejder skal have adgang til Rollebi skal en mail sendes til ØS-Callcenter hvori der oplyses medarbejdernummer på medarbejderen som skal have adgang og rolletype.
Typiske autorisationer/roller som kan tildeles i Rollebi:
- Leder
- Stedfortræder for leder (fx souchef)
- Adm. medarbejder (løn/fravær/nærvær)
- Adm. medarbejder (fravær/nærvær)
- Decentral økonomimedarbejder
- Økonomi-medarbejder (uden adgang til løndata, bogføring, bilagsbehandling og fakturabetaling)
- Adgang til debitor/opret faktura
- Fakturamodtager og fakturagodkender
Oplys yderligere om disse specifikke informationer ved de forskellige rolletyper:
- Oplys organisatoriske områder vedr. personaleadministration og rapporter
- Oplys kontoplanområde (områdebevillinger/pengeposer) vedr. økonomi og -rapporter.
- Oplys ean.nr., hvis fakturamodtager
- Oplys beløbsgrænse for fakturabetaling, hvis fakturagodkender. Der er følgende beløbsgrænser:
1: max 10.000 kr., 2: max. 50.000 kr., 3: max 500.000 kr, 4 : max 10 mio. kr.
Hvis en medarbejder skal have adgang til Vagtplan skal en mail sendes til ØS-Callcenter hvori der oplyses medarbejdernummer på medarbejderen som skal have adgang, rolletype samt den eller de organisatoriske enheder som skal knyttes til Vagtplan-rollen.
Der er følgende rolletyper i Vagtplan:
- Kiggeadgang
- Vagtplanlægger