Behandling af ansøgere (Gammel)

Kvittering for ansøgningerne, fortrolighed, inhabilitet, vurdering af ansøgningerne, afslag på ansøgninger, ansættelsessamtaler, referencer, straffeattester, begrundede afslag, fastsættelse af løn, prøvetid og opfølgningssamtaler.


Kvittering for ansøgningerne
Alle ansøgere skal modtage en bekræftelse på, at ansøgningen er modtaget, og hvilken tidsplan der gælder for besættelsen af den ledige stilling.

Det gør man gennem skabelonerne i det digitale rekrurtteringssystem emply.

I kvitteringsbrevet til ansøgerne skal stå:

Stillingen som (stilling) ved (tjenestested), som overskrift
Tak for din ansøgning
Når fristen er udløbet vil ansættelsesudvalget tage stilling til, hvem der inviteres til samtale
Det forventer vi sker den xx dato
Både ansøgere der inviteres til en samtale og ansøgere, der ikke inviteres til en samtale får besked umiddelbart efter xx dato
Samtalerne holdes den xx dato kl. y klokkeslet
Har du nogen spørgsmål til brevet er du velkommen til at kontakte x
Med venlig hilsen
navn
stilling

Som skrevet er der skabeloner herfor i emply.

Fortrolighed
Ansættelsesudvalget har tavshedspligt om de oplysninger som udvalget får kendskab til om den enkelte ansøger. Det er lederens ansvar, at udvalget ved, at de har tavshedspligt.

Inhabilitet
Man kan ikke deltage i et ansættelsesudvalg, hvis man er inhabil. Det er vigtigt, at lederen gør ansættelsesudvalget opmærksom på reglerne om inhabilitet, og det er vigtigt, at et medlem af ansættelsesudvalget gør lederen opmærksom på, hvis vedkommende er inhabil. Hvis et medlem ikke gør opmærksom på sin inhabilitet, er det pligtforsømmelse, og det kan være grundlag for afskedigelse.

For medlemmerne af et ansættelsesudvalg, er der tre former for inhabilitet, der kan komme i spil:

Generel inhabilitet, der er et forbud mod at deltage i behandlingen af en sag, hvis man er inhabil og der er omstændigheder, der kan vække tvivl om, at man er upartisk

Partsinhabilitet, der er et forbud mod at deltage i behandlingen af en sag, hvis man har en særlig personlig eller økonomisk interesse i, hvem der bliver ansat

Slægtskabsinhabilitet, der er et forbud mod at deltage i behandlingen af en sag, hvis man er i familie med en af ansøgerne, hvis der er tale om forældre, børn, børnebørn, søskende og søskendebørn. Man er også "slægtsinhabil", hvis forholdet til en af ansøgerne i øvrigt er tæt, svarende til et familiemæssigt bånd, f.eks. en "bedste veninde".

Vurdering af ansøgningerne
Når ansøgningsfristen er udløbet, gennemgår ansættelsesudvalget eller en mindre del af udvalget ansøgningerne og tager stilling til, hvem der skal til samtale. Jo mere velovervejet job- og personprofilen er, jo lettere er det at vælge ud. Det er lederen, der har kompetencen til at beslutte, hvem og hvor mange, der skal til samtale, men ansættelsesudvalget skal tages med på råd.

Når det skal besluttes, hvem der skal til samtale, er det vigtigt at være opmærksom på at:

Albertslund Kommune som arbejdsplads ønsker at afspejle befolkningssammensætningen i det samfund, kommunen og medarbejderne er en del af med udgangspunkt i principperne om ligeværdighed og tolerance

En handicappet ansøger skal indbydes til en samtale, hvis ansøgeren har de nødvendige kvalifikationer

Der ikke må forskelbehandles på grund af graviditet, alder og handicap i øvrigt

Afslag til ansøgere, der ikke kommer til samtale
Når det er besluttet, hvem der skal til samtale, skal der sendes afslag til de øvrige ansøgere. Ansøgerne skal have det samme brev, hvor der står, hvad de overordnede kriterier er for valget af, hvem der skal til samtale.

I brevet om afslag til ansøgere, der ikke kommer til samtale skal stå (via emply):

Stillingen som (stilling) ved (tjenestested), som overskrift

Du er desværre ikke blandt de ansøgere, der er inviteret til samtale

Vi har modtaget x ansøgninger til stillingen, og x ansøgere er inviteret til samtale

Ved udvælgelsen har ansættelsesudvalget lagt vægt på

En oplistning af kriterier

Har du nogen spørgsmål, er du velkommen til at kontakte x på telefon xx xx xx xx

Vi takker for din interesse for stillingen

Med venlig hilsen

Navn

Stilling

 

Her kan du se, hvornår de forskellige medier har deadline. Husk at Kommunikationsenheden skal have teksten før deadlinen på det respektive medie - gerne en dag inden eller tidligere. .

Indbydelse af ansøgere til samtale
Der ringes til de ansøgere, der skal indkaldes til samtale. Alternativt kan der via emply sendes en skriftlig indbydelse til ansøgerne, der vælges til samtale. Lederen har ansvaret.

I invitationen til samtalen skal stå:

Stillingen som (stillingen) ved (tjenestested), som overskrift
Vi vil gerne invitere dig til samtale om stillingen som x
Samtalen foregår den xx dato kl. y på xx
Vi forventer, at samtalen varer x minutter
Til din orientering har vi modtaget x ansøgninger, og vi har inviteret x ansøgere til samtale
Vi ser frem til at møde dig
Med venlig hilsen
Navn
Stilling

Ansættelsessamtalen
Før samtalen skal det være klart, hvem der styrer samtalen og hvilke emner, det er relevant at komme ind på. Der må aldrig stilles spørgsmål om graviditet.

Der må heller ikke stilles spørgsmål til ansøgerens helbred eller konkret til sygdom for eksempel en dårlig ryg, men der skal spørges til, om der er noget der helbredsmæssigt forhindre ansøgeren i at arbejde i den stilling, som er opslået.

Det er vigtigt, at samtalen holdes i så afslappet en stemning som muligt, så ansøgeren føler sig tryg, og på den måde har de bedste forudsætninger for at vise sit potentiale.

Skal ansøgerne forberede sig på noget specielt til samtalen, kan der sendes materiale på forhånd. En anden mulighed er at ansøgerne kan forberede sig forud for samtalen, i et andet lokale inden samtalen.

Efter samtalerne vælges de ansøgere, der skal til en eventuel anden samtale. Ansættelsesudvalget skal drøfte, hvad formålet er med den anden samtalerunde, og hvad det kan være særlig relevant at komme ind på i forhold til den enkelte ansøger.

Hvem skal ansættes – lederens kompetence
Hvis ansættelsesudvalget ikke er enige om, hvem der skal ansættes, er det lederens ansvar at beslutte.

Når referencer indhentes
Husk at tage referencer, inden jobbet tilbydes. De situationer, hvor forventningerne ikke matcher, leder og medarbejder imellem, kan ofte undgås ved at tage referencer inden ansættelsen. Som hovedregel skal der kun tages referencer på den ansøger, som man ønsker at tilbyde jobbet.

At tage referencer kræver at ansøgeren siger ja til det – et udtrykkeligt samtykke. Spørg derfor altid om det er i orden at tage en reference. Referencen skal tages af den leder, der har kompetencen til at ansætte.

At tage referencer er omfattet af reglerne om notatpligt. Det betyder, at den leder, der tager referencen, har pligt til at skrive de oplysninger ned, som vedkommende får, og at den, der giver referencen, ved, at oplysningerne bliver skrevet ned.

Lederen må spørge om forhold af arbejdsmæssig karakter som fx. følgende:

Ansættelsesperiode
Hvilken stilling, hvilke opgaver, ansvar
Faglige kompetencer
Personlige kompetencer herunder
Sociale kompetencer
Forholdet til kolleger, leder, andre samarbejdspartnere
Har x et stabilt fremmøde
Hvis I skulle ansætte en ny medarbejder til lignende stilling som x er/var i – ville I så ansætte x igen
Hvis der skulle udpeges et udviklingsområde for x – hvad vil det så i givet fald være
Er der noget som vi bør vide, som der ikke er spurgt om for at få et helhedsindtryk af x
En arbejdsgiver må som udgangspunkt ikke videregive oplysninger om rent private forhold, herunder racemæssig eller etniske baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsmæssige og seksuelle forhold, strafbare forhold, væsentlige sociale problemer, familiestridigheder, og misbrug.

Derfor må man ved indhentelse af reference heller ikke spørge til disse forhold. Hvis man som leder ønsker at spørge hertil, skal man først kontakte en personalekonsulent i ØS.

Hvis referencen er til ugunst for ansøgeren, har ansøgeren ret til at kommentere oplysningerne, inden der træffes en endelig afgørelse om, hvem der skal ansættes. Lederen indkalder ansøgeren til et møde, og lederen har pligt til at notere, de bemærkninger ansøgeren har til referencen.

Straffeattester
Der er tre typer af straffeattester:

  • Den private straffeattest
  • Attesten til politi og offentlige myndigheder (den udvidede straffeattest)
  • Børneattest ("pædofiliattest")

Du kan læse om de 3 forskellige former for straffeattester her.

Ved alle ansættelser, hvor medarbejderen har eller har mulighed for at få direkte kontakt med børn under 15 år, skal kommunen indhente den udvidede straffeattest og børneattest. Kravet gælder også for frivillige, studerende og samboende til dagplejere.

Attester skal kun indhentes, hvis personen har en fast tilknytning til arbejdspladsen. Du kan læse mere om børneattester, og hvornår de skal indhentes, her.

Straffeattester derudover indhentes efter en konkret vurdering.

Den private straffeattest kan ansøger selv skaffe, mens de to andre skal bestilles digitalt af lederen via nem-ID. Ansøgeren skal digitalt give samtykke til, at attesterne indhentes.

  1. Log ind med din medarbejdersignatur/NemID Erhverv
  2. Angiv årsag til bestilling af attesten
  3. Vælg om der skal bestilles en attest på en eller flere personer
  4. Angiv person(er), attesten bestilles på (navn og personnummer)
    Ved én person: Angiv personnummer og navn i de to felter
    Ved flere personer: Der kan bestilles offentlige straffeattester på op til 50 personer ad gangen. Der skal angives ét personnummer og navn i hver linje i boksen. Det er muligt at kopiere oplysningerne ind fra et dokument i f.eks. Microsoft Excel eller Word.
  5. Angiv kontaktoplysninger og evt. rekvirent
  6. Underskriv med din medarbejdersignatur/NemID Erhverv
  7. Bestillingen sendes til politiet
  8. Udskriv evt. kvittering
  9. Der sendes anmodning om samtykke til den/de angivne person(er)
  10. Attesten bliver sendt til myndighedens digitale postkasse

Her er link til bestilling af attester.

Ansatte med kontakt til børn kan først begynde i den nye stilling, når der er modtaget en tilfredsstillende udvidet straffeattest og børneattest.

Lederen må kun indhente attester på den ansøger, arbejdspladsen ønsker at ansætte. Lederen vurderer også, om attesterne giver anledning til at revurdere tilbuddet om ansættelse.

Er attesterne tilfredsstillende, laver lederen et notat om, at de er indhentet og ikke har givet anledning til bemærkninger. Hvis straffeattesterne er til ugunst for ansøgeren, har ansøgeren ret til at kommentere oplysningerne, inden der træffes en endelig afgørelse om, om ansøgeren skal ansættes. Lederen indkalder ansøgeren til et møde og skal notere de bemærkninger, som ansøgeren har.

Efter attesterne er behandlet, laver lederen et notat på personalesagen om, at attesterne er indhentet og var tilfredsstillende. Derefter skal attesterne makuleres.

Grænsegængere
Hvis du ansætter en medarbejder, der er bosiddende i udlandet, skal du være opmærksom på nogle særlige forhold. Læs mere her.

Begrundede afslag
De ansøgere, der har været til samtale, men som ikke får stillingen, har krav på en individuel begrundelse. Det kan anbefales, at afslaget og begrundelsen bliver givet telefonisk, fordi det giver den enkelte ansøger mulighed for at stille spørgsmål til grunden til, at vedkommende ikke fik stillingen.

Bliver afslag og begrundelse givet telefonisk, skal der bagefter sendes et skriftligt afslag, hvor der henvises til den begrundelse, der er givet på telefonen.

I afslaget til ansøgere, der har været til samtale skal stå:

Stillingen som (stilling) ved (tjenestested), som overskrift
Jeg beklager at orientere dig om, at stillingen er besat med en anden ansøger
Som begrundelse for afslaget henviser jeg til vores telefonsamtale den xx dato
Jeg takker dig endnu engang for din interesse for stillingen og ønsker dig held og lykke fremover
Med venlig hilsen
Navn
Stilling
Skabelon til afslagsbrev.

Hvis afslaget kun gives i et brev, skal brevet give en individuel begrundelse for afslaget.

Fastsættelse af lønnen
Lønnen fastsættes efter den gældende overenskomst og eventuelt forhåndsaftaler.

Ønsker arbejdspladsen at give et tillæg udover grundlønnen, kræver det en aftale med den forhandlingsberettigede organisation. Indplacering på grundløn kræver ikke forhandling, fordi indplaceringen allerede fremgår af overenskomsten.

Ansættelse
Der skal gives meddelelse om alle nyansættelser til KMD, ved at indberette ansættelsen i Lønportalen. Meddelelsen til KMD skal gives så hurtigt som muligt dog senest 14 dage før tiltrædelsestidspunktet.

På baggrund af oplysningerne om ansættelsen og lønindplaceringen, skriver KMD et ansættelsesbrev til den nye medarbejder og medarbejderen har 8 dage til at komme med indsigelser, hvis der er noget medarbejderen ikke er enig i. Efter de 8 dage er vilkårene i ansættelsesbrevet endelige. KMD opretter samtidig den nye medarbejder i lønsystemet.

Prøvetid og opfølgningssamtaler
Medarbejdere i Albertslund Kommune bliver ansat med prøvetid efter de gældende overenskomster og funktionærlovens regler.

For at KMD kan nå at lave et ansættelsesbrev til medarbejderen til rette tid, skal ansættelsesblanket og forhandlerskema som ovenfor nævnt i afsnittet om ansættelse være modtaget i KMD senest 14 dage inden den nye medarbejder begynder arbejdet.

For at prøvetiden skal være effektiv, skal der holdes samtaler med nye medarbejdere senest 1 1/2 måned efter ansættelsen. Formålet er at drøfte om gensidige krav og forventninger er blevet indfriet, og om der er noget der skal justeres.

Hvis ansættelsen mod forventning forløber på en måde, som ikke giver grundlag for at den nye medarbejder kan fortsætte, kan medarbejderen opsiges i prøvetiden. Opsigelse i prøvetiden kan ske inden for de første 3 måneder efter at ansættelsen er begyndt. Opsigelsesvarslet er 14 dage. Inden da skal der laves en partshøring, hvor medarbejderen i udgangspunktet skal have 14 dage til at kommentere begrundelsen for den påtænkte opsigelse; det vil sige, at opsigelsen skal sættes i gang senest ca. 1. måned før prøvetidens udløb.

Konsulentbistand fra Økonomi & Stab
Økonomi & Stab tilbyder konsulentbistand til rekruttering af ledere på niveau 3 og 4 og på fagområder, hvor det kan være svært at rekruttere (kommunaldirektørniveauet er niveau 1 og forvaltningsdirektørerne er niveau 2).

Ved rekruttering af niveau-3-ledere skal der gennemføres dialogstest som en del af rekrutteringsforløbet. Certificerede konsulenter i Økonomi & Stab gennemfører testene ud fra Lundgaard Konsulenternes værktøj.

Der er to konsulenter i Økonomi & Stab, der er uddannet til at rekruttere og certificeret i at bruge Lundgaard Konsulenternes samlede værktøj til rekruttering og test.

De to konsulenter er Lene Fridberg og Joan Bendiksen.

Der er tre modeller for bistand, en "mini", en "midi" og en "maxi" model. Det er lederen og rekrutteringskonsulenten, der i fællesskab aftaler hvilken model, der skal bruges.

Blanketter
Find de blanketter du har brug for til at ansætte en medarbejder under Løn og Personale/Løn/ Blanketter og skemaer/ Ansættelsesblanketter og Forhandlerskema.