Arbejds- og opholdstilladelser for ansatte før og under ansættelsen


Albertslund Kommune har som arbejdsgiver pligt til at sikre, at medarbejderne har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. Efter Udlændingeloven kan en arbejdsgiver, der beskæftiger en udlænding uden arbejdstilladelse ifaldes en bøde på 10.000 kr. pr. måned, medarbejderen har været ansat. Denne bøde kan stige til 20.000 kr. pr. måned under skærpende omstændigheder.

Pligten til at sikre lovlige arbejdstilladelser gælder både i forbindelse med ansættelsen og undervejs i ansættelsesforløbet.

Hvem må arbejde i Danmark?

Som EU-borger kan man frit bosætte sig og tage arbejde i andre EU-lande. Statsborgere fra lande uden for EU skal have en arbejds- og opholdstilladelse, før de må tage ophold og arbejde i Danmark.

Hvilke udlændinge kan arbejde med det samme?

Hvis udlændingen er statsborger i Norden, kan han/hun starte med at arbejde uden videre. Følgende lande udgør Norden: Finland, Island, Norge og Sverige.

Hvis udlændingen er statsborger i et EU-land, et EØS-land* eller Schweiz, kan han/hun starte med at arbejde - og kan herefter søge om et registreringsbevis ved Statsforvaltningen. Følgende lande hører til denne gruppe: 

Belgien

Bulgarien

Cypern (kun den græske

part af Cypern)

Estland

Frankrig

Grækenland

Malta

Nederlandene

Polen

Portugal

Rumænien

 

 

 

 

Schweiz

Slovakiet

Slovenien

Spanien

Storbritannien

Tjekkiet

Tyskland

Ungarn

Østrig

Irland

Italien

Kroatien

 

 

 

 

 

 

Letland

Liechtenstein

Litauen

Luxembourg

Malta

Nederlandene

Polen

Portugal

Rumænien

Schweiz

Slovakiet

Slovenien

Spanien

Storbritannien

Tjekkiet

Tyskland

Ungarn

Østrig

*EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde) er den betegnelse, som bruges om det fælles økonomiske område, der er dannet ved EØS-aftalen mellem tre af EFTA-landene og EU. Samarbejdsområdet blev etableret 1. januar 1994. De tre EFTA-medlemsstater Norge, Island og Liechtenstein har indgået en samarbejdsaftale med EU, den såkaldte EØS-aftale. EØS-aftalen betyder at EU’s bestemmelser om det indre marked også gælder i disse lande. EØS-aftalen omfatter dog ikke EU's toldunion samt fiskeri og landbrug.

EØS-landene er altså:

  • Alle 28 EU-lande
  • Norge
  • Island
  • Liechtenstein 

Hvilke udlændinge skal have en arbejdstilladelse?

Personer, som er statsborgere i et land uden for Norden, et EU/EØS-land eller Schweiz, skal have en tilladelse, før de må arbejde i Danmark.*

En arbejdstilladelse kan indeholde begrænsninger. Studerende på de videregående uddannelser må fx maksimalt arbejde 15 eller 20 timer om ugen – i månederne juni, juli og august dog gerne fuld tid. En arbejdstilladelse kan desuden være begrænset til kun at gælde til en bestemt arbejdsgiver. 

*Familiemedlemmer til en statsborger i et EU-land (herunder Finland og Sverige), et EØS-land (herunder Island og Norge) eller Schweiz, behøver ikke en arbejdstilladelse, hvis betingelserne for

opholdsret efter EU-retten er opfyldt. Man kan kontakte Statsforvaltningen for vejledning om betingelserne. Statsforvaltningen udsteder opholdskort som bevis for opholdsret efter ansøgning.

Hvordan sikrer vi som arbejdsgiver, at vores medarbejdere har en gyldig arbejds- og opholdstilladelse?

HR&Jura sørger i samarbejde med Lønadministrationen for, at der i fremtidige ansættelsesbreve vil være en passus om, at statsborgere uden for Norden, EU/EØS-lande eller Schweiz både ved ansættelsen og til enhver tid under ansættelsen skal kunne fremvise gyldig arbejds- og opholdstilladelse. Denne passus vil fremgå fra 1. november 2018. 

Nuværende ansatte vil også få et brev herom i deres E-boks inden 1. november 2018. 

Derudover skal hver afdeling indføre en kontrolprocedure, hvorefter ledere, som har ansatte, der ikke er danske statsborgere en gang om året skal tjekke, om de foreviste arbejds- og opholdstilladelser fortsat er gældende. 

Første kontrol skal være gennemført senest 31. december 2018. Herefter skal den årlige kontrol gennemføres inden udgangen af 4. kvartal hvert år. 

Hvordan tjekker du som arbejdsgiver om en arbejds- og opholdstilladelse fortsat er gyldig? 

Som udgangspunkt kan man bede medarbejderne om frivilligt at fremvise de fornødne tilladelser både ved ansættelsen og i forbindelse med den årlige kontrol. Vær opmærksom på, at et skattekort og et sundhedskort IKKE er dokumentation for lovlig opholds- og arbejdstilladelse.

For at udelukke tvivlsspørgsmål og usikkerhed, skal oplysningerne dobbelttjekkes i et system kaldet UIP. UIP er system kommunerne har adgang til, og hvor man kan slå op, om en medarbejder har de fornødne tilladelser. Ifølge både Udlændingestyrelsen og Styrelsen for International Rekruttering og Integration har kommunerne hjemmel til at slå op i systemet uden først at skulle indhente samtykkeerklæring fra medarbejderen. Jf. bl.a. artikel 6, stk 1, litra E i databeskyttelsesforordningen.

Dokumentation for gyldig opholds- og arbejdstilladelse skal gemmes på medarbejdernes personalesager. 

Se også nedenstående step-by-step procedure.

I kan får gode råd og læse mere om og se eksempler på arbejds- og opholdstilladelser i guiden ”Undgå at ansætte ulovlig udenlandsk arbejdskraft” fra  

 https://www.nyidanmark.dk/da/Arbejdsgivere-og-uddannelsessteder/Til-arbejdsgivere 

Step-by-step kontrolprocedure hos lederne: 

Ved nyansættelse af medarbejdere, som er statsborgere uden for Norden, EU/EØS-lande eller Schweiz (spørg ved ansættelsen som udgangspunkt alle om de har gyldig arbejds- og opholdstilladelse (det har de som udgangspunkt, hvis de er danske statsborgere, EU/EØS borger eller fra Schweiz)). Det er en god ide at dokumentere, at der er blevet spurgt om ovenstående ifm ansættelsen.

Hvis de er borgere udenfor Norden, EU/EØS-lande eller Schweiz følges nedenstående procedure:  

 Bed ved ansættelsen om at få forevist gyldig arbejds- og opholdstilladelse 

  • Dobbelttjek tilladelserne i UIP-systemet.
  • Gem kopi på personalesagen.
  •  Hvis der er en udløbsdato på tilladelserne, så lav en indberetning til lønadministrationen. Bed dem om at lave en note i lønsystemet om udløbsdatoen. Så kan de give besked til afdelingerne via afdelingspostkasserne, når det er tid til at tjekke op på tilladelserne igen

Hos nuværende medarbejdere

Første gang kontrollen skal laves, er det nødvendigt at danne sig et overblik over, hvem der har permanent arbejds- og opholdstilladelse, og hvem der har midlertidige tilladelser. Det er de midlertidige, der er relevante at tjekke i UIP. Se evt. vedlagte hjælpeskema (bemærk at medarbejderne ikke må se hinandens svar).  

1 gang årligt: Tjek relevante medarbejderes nuværende arbejds- og opholdstilladelser.

  • Anmod medarbejderne om frivilligt at fremvise de fornødne tilladelser. Kan det ikke ske af frivillighedens vej, kan du slå medarbejdernes tilladelser op i UIP-systemet.
  • Dobbelttjek tilladelserne i UIP. 
  • Gem dokumentation for opholds- og arbejdstilladelse på personalesagerne. 
  •  Hvis der er en udløbsdato på tilladelserne, så lav en indberetning til lønadministrationen. Bed dem om at lave en note i lønsystemet om udløbsdatoen. Så kan de give besked til afdelingerne via afdelingspostkasserne, når det er tid til at tjekke op på tilladelserne igen

De medarbejdere, der har permanent arbejds- og opholdstilladelse, er der ikke behov for at medtage i næste kontrol(ler).

 Hjælpeskema

Eventuelle bøder

Eventuelle bøder som følge af ulovlige ansættelser vil som udgangspunkt tilfalde den afdeling, hvor medarbejderen er ansat.

Digitale løsninger

Økonomi og Stab undersøger p.t. om der findes digitale løsninger, som man med fordel kan implementere for at kunne leve op til kravene om sikring af gyldige arbejds- og opholdstilladelser. Indtil da følges ovenstående kontrolprocedure. Vi forventer at kunne have en digital løsning klar inden udgangen af 1. halvår 2019.

Adgang til UIP  

Adgang til UIP systemet kan fås ved henvendelse til Mette Duekilde i Analyse- og Udviklingscentret (mette.nielsen.duekilde@albertslund.dk). 

Adgangen skal begrænses til en leder og/eller en betroet administrativ medarbejder, som skal have adgangen for at kunne udføre ovenstående kontrolprocedure.

Hvis du har spørgsmål

Hvis du har spørgsmål angående arbejds- og opholdstilladelser, kontrolprocedure m.v. kan de rettes til Pernille Carlsen på 43 68 76 43.