Digitale projekter & it-anskaffelser

It- og digitaliseringsprojekter planlægges og styres med værktøjerne i Albertslunds projektmodel. Der skal desuden udarbejdes en business case. Begge dele skal godkendes i Digitaliseringsrådet.


Digitaliseringsprojekter rummer ofte en stor kompleksitet - og det handler om meget mere end systemer.

Man siger typisk at, at IT fylder 20 pct. i digitaliseringsprojekter - resten er organisation.

Alle IT-projekter, hvad end det drejer sig om nye it-systemer, væsentlige tilpasninger af eksisterende systemer, apps, programmer, hardware, aftaler mv. skal først 'trykprøves' i ØS-IT. Sammen skal vi afklare om ideen overholder de overordnede principper og retningslinjer i Albertslund Kommune.

Ideen starter naturligvis hos jer, og sendes til ØS-Digitalisering - it.projekter@albertslund.dk  

I mailen skal du kort beskrive:

  • Hvem - kontaktperson, og brugere
  • Hvad  - tilkøb, nyt system, program, app?
  • Hvor - hvilken organisatorisk enhed?
  • Hvornår - overordnet tidsplan/deadline
  • Hvorfor - projektet skal sættes i gang?
  • Hvor meget - hvad koster det?

Når vi har modtaget din mail bliver du kontaktet af en af os fra ØS-Digitalisering. Vi indkalder dig til et indledende møde, og hjælper dig med den videre proces frem mod godkendelse i Digitaliseringsrådet.

ØS-Digitalisering holder møde hver 14. dag, og du får svar umiddelbart efter.

 

 

 

Inden projektet kan godkendes i Digitaliseringsrådet, er der nogle få ting der skal afklares. 

Du skal derfor sørge for at skaffe relevant dokumentation og sende;

  • Den Teknisk beskrivelse til it-helpdesk@albertslund.dk. IT-teknik sikrer at systemet kan køre på kommunens it-platform.
  • Kontrakten: sendes til hnb@albertslund.dk Vores Contractmanager gennemgår kontrakten, og vejleder ift. udbuds- og indkøbsregler og 
  • Databehandleraftalen sendes til jura@albertslund.dk. Koordinatoren for informationssikkerhed sikrer, at reglerne om persondata overholdes.

Når de alle er godkendt udfylder du Beslutningsguiden som du finder her på siden. Den skal naturligvis journaliseres på din SBSYS sag, sammen med dokumentationen og de modtagne svar.

 

 

Som nævnt skal alle nye it-projekter op på kommunens Digitaliseringsråd.

Du skal derfor udarbejde et Projektkommissorium og en business case, der skal sendes til Digitaliseringsrådet møde, sammen med Beslutningsguiden.

Skabelonerne til projektkommissorium og business case, finder du i SBSYS sagsnr.: 85.00.00-P23-1-19 Albertslund Kommunes Projektmodel - skabeloner 2019

Til det endelige idéoplæg og business case udarbejdes et forklæde, der kort beskrives sagens indhold (samme form som øvrige beslutningsfora).

Forklæde med bilag sættes i kø i SBSYS, senest 2 uger før mødet. Som udgangspunkt holdes Digitaliseringsrådets møder 1. torsdag hver måned.

Digitaliseringsrådet vurderer om projektet er bæredygtigt og hænger sammen med kommunens øvrige arbejde på it-området.

Projekter & anskaffelser under 100.000 kr.

Disse projekter hører til kategorien af daglige effektiviseringsprojekter og

finansieres af det pågældende fagområde/enhed indenfor eksisterende

budgetrammer. Gevinsterne tilfalder pågældende fagområde /enhed.

Digitaliseringsprojekterne skal fortsat godkendes i digitaliseringsrådet.

 

Projekter & anskaffelser mellem 100.000 kr. og 499.000 kr.

Større projekter over 100.000 kr. kan enten finansieres af pågældende afdeling,

eller indstilles til Digitaliseringsrådet, som derefter udarbejder et samlet

Digitaliseringsforslag til næste års budget til politisk prioritering.

Det betyder at forslagene skal fremsendes i slutningen af april. Første gang

ultimo april 2019.

 

Projekter & anskaffelser over 500.000 kr.

Digitaliseringsrådet anbefaler, at projekter af denne størrelse skal fremsendes

som selvstændige budgetforslag, hvor ansvaret for indstilling på budgetforslaget

ligger hos den relevante afdeling/projektejer. Hvordan gevinsterne høstes skal

ligeledes indgå i budgetforslaget og medsendte projektgrundlag.

Digitaliseringsprojekter er tiltag, hvor ny teknologi ændrer

  • den måde vi arbejder på
  • den ydelser/service vi leverer
  • den måde vi leverer dem på.

Tiltag, der falder uden for kategorien kan være:

  • Nye versioner
  • Opdateringer
  • Hardware
  • Systemer

... med mindre det indebærer væsentlige ændringer i arbejdsgange, processer, produkter, ydelser eller service.

Her kan der være tale om "it-projekter", som også kræver planlægning og styring.

Systemejeren tildeles det grundlæggende ansvar for, at der i forbindelse med driften og anvendelsen af systemet er etableret en hensigtsmæssig sikkerhed og driftsrutine. Ejerskabet for et system bør placeres hos ledelsen i en lokal enhed, der i stort omfang anvender det pågældende system.

Oversigt over systemejere findes i SBSYS på sag nr. 85.10.09-A26-1-13